Ubicación: Singapur (Sede)
Industria: Impresión
Usuarios de Odoo: 8
Tamaño de la compañía: Mediano
Tiempo de implementación: Aprox. 1 año
Aplicaciones implementadas: Contabilidad, Facturación, Compras, Inventario
Antes de Gogoprint, la industria de impresión en la región de Asia-Pacífico favorecía a las grandes organizaciones con grandes presupuestos de impresión. Esto significa que las pequeñas y medianas empresas con un número reducido de pedidos eran ignoradas. Y cuando las imprentas las tenían en cuenta, los precios distaban mucho de ser transparentes, los plazos de entrega eran lentos y el servicio al cliente no era nada del otro mundo. Digamos que si usted fuera una PYME en Asia antes de que surgiera Gogoprint, la industria de la impresión tradicional habría fracasado en numerosas ocasiones en atender sus necesidades de forma satisfactoria.
En esta necesidad única la que dio lugar a Gogoprint. ¿Qué pasaría si existiera un mercado que nivelara las reglas de juego? Eso es exactamente lo que hace Gogoprint, pero con ventajas añadidas. Fundada en Tailandia en 2015, Gogoprint ayuda tanto a los vendedores como a los clientes a reducir costos agrupando los pedidos de los clientes para maximizar la capacidad de cada lote de impresión.
"Aprovechando la enorme demanda de servicios de impresión de alta calidad por parte de las PYME de todo el Sudeste Asiático, hemos ofrecido servicios a más de 100.000 empresas de la región", afirma Adrien Ulens, Director General adjunto de Gogoprint. En la actualidad, Gogoprint está presente en tres lugares: Tailandia, Singapur, y Malasia.
¿Puede fallar algo en una Start-up en crecimiento?
Esta es una pregunta común para cualquiera que esté en el mundo de las startups. Desgraciadamente, muchas cosas pueden salir mal, incluso en un sector de impresión que mueve miles de millones de dólares. En el caso de Gogoprint, la empresa utilizó sistemas de contabilidad locales adaptados a mercados específicos cuando comenzó a operar.
Eso funciona en la etapa inicial de una empresa, y los beneficios lo demuestran. Cada sistema se construyó para un país concreto con el fin de atender las obligaciones contables y fiscales. Encontrar personal financiero local para utilizar el sistema de contabilidad tampoco fue un problema.
El problema empieza cuando la empresa se expande. En el caso de Gogoprint, con operaciones en tres países diferentes, eso significa un sistema de contabilidad diferente para cada país. También fue un reto priorizar la responsabilidad y la transparencia con los distintos sistemas. Con el aumento del volumen de transacciones, el costo de la gestión de los múltiples sistemas era cada vez mayor. En resumen, en ese momento era ineficiente trabajar con el proceso contable si eras responsable de consolidar los informes de los diferentes países.
Un nuevo ERP al rescate
Al darse cuenta de este problema, Gogoprint tenía claro lo que quería. Adrien confirmó: "Nuestro objetivo principal era crear un sistema regional de contabilidad y finanzas que estuviera localizado en todos nuestros mercados operativos, que permitiera una integración API con sistemas específicos de comercio electrónico y backend, y que ofreciera funcionalidades clave para la consolidación regional."
Con la solución en mente, elegir un ERP adecuado fue difícil. Al final, el equipo directivo pudo reducir a dos sus opciones: Odoo y Oracle NetSuite. Sin duda, Oracle NetSuite ofrecía un sólido sistema de contabilidad y finanzas. Sin embargo, el costo de la instalación inicial y el mantenimiento continuo era casi 10 veces superior al de Odoo.
Además, Gogoprint necesitaba módulos de contabilidad e impuestos locales, funcionalidades de consolidación regional e interfaces abiertas para conectar con otros sistemas de comercio electrónico, backend y ERP. Afortunadamente, Odoo cumplía estos requisitos sin problemas. Por lo tanto, Odoo se convirtió en su elección de sistema ERP.
Encontró un Partner de Odoo en Port Cities
Una cosa es identificar una solución y otra elegir al Partner de soluciones adecuado. Se tuvieron en cuenta muchos factores antes de seleccionar a Port Cities, pero lo que más destacó el equipo de Gogoprint fue el tiempo que Port Cities se tomó para entender sus necesidades y las frecuentes reuniones para supervisar el progreso.
Gogoprint comprendió que muchas cosas podían salir mal cuando se ejecutaba un proyecto tan complejo en el que participaban varias partes interesadas. Aun así, se puede decir que el premiado equipo de Port Cities estuvo a la altura de las circunstancias.
Gogoprint apreció que Port Cities se mantuviera dentro del presupuesto financiero acordado. Aunque la ejecución tardó más de lo previsto, el ejercicio global fue un éxito, el equipo de Gogoprint quedó satisfecho y se comprometió a volver a utilizar Port Cities para futuros proyectos.
Acerca del equipo, Adrien mencionó que era importante contar con alguien dentro del equipo del Partner que dominara los procesos contables y financieros. Afortunadamente, el equipo de Port Cities no carecía de esos conocimientos.
La comunicación entre las dos partes también fue eficaz a lo largo del proyecto. Adrien añadió: "Tuvimos frecuentes reuniones de revisión de la ejecución y del progreso, en las que pudimos aclarar los asuntos pendientes y realinear si había algún malentendido."
Resultado de una Alianza Formidable
Port Cities ayudó a Gogoprint a implantar el módulo de contabilidad de Odoo personalizado a sus necesidades multiempresariales, y se realizó una integración directa con Magento para la sincronización de la facturación. Después de eso, surgió la necesidad de gestionar el inventario de sus máquinas de impresión recién adquiridas, y todo lo que tuvieron que hacer fue informar a su Partner de Odoo que necesitaban añadir los módulos de Inventario y Compras.
Dos años después de la implementación, los resultados han sido impresionantes. El equipo confesó que el módulo de contabilidad de Odoo es una gran herramienta para ayudarles a gestionar y preparar informes. El nivel de transparencia también fue grande, ya que tener sus cuentas en un solo lugar reduce el tiempo a la mitad en preparación de informes.
El módulo de inventario de Odoo también ha ayudado a Gogoprint a mejorar automáticamente su cadena de suministro. Hay menos entradas manuales importantes mientras que los informes y las facturas están listos en días. La principal ventaja de utilizar Odoo es su facilidad de uso. El equipo de Gogoprint encontró que Odoo es sencillo y fácil de usar, ¡impresionante!
Recomendaciones para otras Organizaciones con Múltiples sedes
Sin temor a equivocarse, cualquier empresa, independientemente de su tamaño, puede beneficiarse de la solución Odoo ERP. La amplia gama de herramientas personalizables que incluyen todo lo que una empresa necesita hace que sea una excelente elección. Cuando una empresa se expande a varias ubicaciones geográficas como Gogoprint, Odoo es aún más adecuado para satisfacer sus demandas.
Los módulos de Odoo, que incluyen la gestión de RRHH, PoS, Inventario, comercio electrónico, hospedaje web, y albergar con otro software fácilmente integrado a través de la API, lo hacen deseable. Además, una amplia selección de partners como Port Cities está disponible en todo el mundo para ayudar con la implementación.
Sin embargo, cuando se trata de una implementación eficiente, un partner como Port Cities no es fácil de conseguir. Hemos consolidado nuestro puesto como el mejor Partner de Odoo en la región de Asia-Pacífico y ya nos estamos expandiendo a otras partes del mundo. Cuando quiera hablar de todo lo relacionado con la implementación de Odoo, debería ponerse en contacto con nuestro equipo de expertos. Estarán encantados de ayudarle; contáctanos hoy mismo!
