No pierda tiempo administrando sus operaciones manualmente, la automatización de sus operaciones comerciales nunca fue tan fácil como lo es ahora. Hoy en día el mercado ofrece cientos de softwares de gestión empresarial y en este artículo le contamos un secreto: por qué Odoo es una de las mejores soluciones ERP que puede encontrar en el mercado.
Gracias a un amplio abanico de funcionalidades que ofrece la aplicación Odoo Compras podrá agilizar la adquisición de productos y servicios imprescindibles para el optimizar el funcionamiento óptimo de su empresa, concentrando toda la información en un solo lugar.
1. Asegúrese de que el producto estrella esté siempre en stock
Imagine que es una empresa de contrucción se queda sin suministros durante un proyecto importante. No solo retrasaría el ritmo y la fecha límite del proyecto, sino que también afectaría la imagen y reputación de su empresa.
Al administrar una empresa, independientemente de su giro, desea asegurarse de que los productos que sus clientes necesitan siempre estén en stock cuando lo necesiten. Es por eso que Odoo implementó las reglas de abastecimiento, las cuales garantizan la disponibilidad de insumos en el día a día.
Definir reglas de abastecimiento en Odoo Compras lo ayudará a reponer sus existencias cuando alcancen un nivel mínimo, descubramos cómo configurar estas reglas en Odoo.
Reglas de abastecimiento
Antes de configurar las reglas de abastecimiento, debemos asegurarnos de que hemos configurado correctamente nuestro producto, ya que cuando alcance un nivel mínimo de stock, Odoo buscará la forma de cubrir la necesidad con base a la información disponible sobre el producto. Por lo tanto, debe asegurarse de se cree como un product Almecenable y tenga al menos un proveedor configurado.
2. Compre más, ahorre más
Supongamos que una cadena de supermercados quiere mantener una cantidad de frutas frescas durante todo el año, pero ¿cómo asegurar el mejor precio posible durante todo el año?
El mercado está en constante cambio, los acuerdos de compra nos permiten negociar y pactar compras con proveedores, ya sea que nuestro principal objetivo sea garantizar entregas en fechas puntuales o seleccionar el proveedor con la mejor propuesta, Odoo puede mejorar la experiencia de compra.
En Odoo podemos utilizar dos tipos de acuerdos de compra:
Licitaciones: Le permite solicitar ofertas a diferentes proveedores para obtener el mejor precio.
Contrato Macro: Permite programar múltiples fechas de entrega durante un período de tiempo con precios previamente acordados, lo que garantiza que el precio no variará, incluso cuando las compras se realicen en fechas distintas.
Configurar Acuerdo de compra
To activate this functionality, you must go to the menu Configuración → Ajustes y marcar la casilla de verificación marcada con la leyenda Acuerdo de compra → Guardar. La característica se habilitará en la sección menú Pedidos.
Licitaciones transparentes y efectivas en Odoo
En Odoo, un proceso de licitación es tan simple que tiene la garantía de obtener la mejor oferta en solo unos pocos pasos. Para iniciar un proceso de Licitación en Odoo, vaya a la aplicación Compras, desde el menú Pedidos → Acuerdos de compra → Crear. Seleccione el Tipo de acuerdo de compra = Convocatoria de Licitación. Odoo nos permite agregar la información necesaria para la licitación como Fecha límite, Fecha de pedido, Fecha de entrega, Producto(s), Cantidades.
Una vez creada la Convocatoria de Licitación puede compartirla con los proveedores que ingresarán al proceso de selección simplemente presionando el botón Nuevo presupuesto, agregue un Proveedor y Enviar por correo electrónico. El proveedor recibirá por correo la solicitud de presupuesto, al que deberá asignar su mejor precio y devolverlo, por otro lado podrá acceder y comparar las respuestas de los proveedores desde el botón inteligente RFQs/Ordenes y elegir al mejor postor.
Al confirmar la cotización que más le convenga, los demás presupuestos se cancelarán automáticamente y la cotización ganadora se convertirá en Orden de Compra, todo esto en un solo click.
Hacer Contrato Macro
Todos los presupuestos relacionados con el Contrato Macro estarán disponibles haciendo click en el botón RFQ’s/Órdenes.
3. Prepare sus compras con anticipación
Imagínese que un taller mecánico recibe un auto para reparar, se establece una fecha de entrega de siete días, ya que necesitan comprar repuestos para reparar, sin embargo uno de los repuestos tarda cinco días en llegar. ¿Cómo se aseguran de tener todas las piezas necesarias a tiempo para que el automóvil pueda ser reparado y entregado como se prometió al cliente?
Con Odoo, puede controlar cuánto tiempo le llevará recibir los productos necesarios para su negocio. Con esta funcionalidad que te permite conocer los tiempos de entrega de tus proveedores también puedes agilizar tus recepciones y programar las entregas con anticipación para evitar retrasos.
Configurar tiempos de entrega
Para activar esta función acceda al módulo de Compras, en el menú Productos → Productos y los productos a los que desea asignar un tiempo de entrega y desdey desde la pestaña de Compras, seleccione el proveedor y asigne un plazo de entrega para el proveedor.
Una vez asignados los plazos de entrega de los proveedores, la próxima vez que se cree una Orden de Compra, Odoo devolverá una fecha tentativa para la recepción de dicha orden.
4. Pague solo lo que recibe
¿Qué pasaría si una empresa especializada en la producción y envasado de atún en conserva recibiera un pedido, del cual solo la mitad cumpliera con los estándares de calidad y la otra mitad tuviese que ser devuelta al proveedor? Sin embargo, al recibir la factura, el pedido está cien por ciento facturado. Cómo saber qué pasó y si la empresa tiene que pagar todo el pedido...
Odoo Compras, presenta la funcionalidad Verificación de 3 vías, que le permite identificar qué facturas deben pagarse comparando la información que aparece en la Orden de Compra, la Factura que envía el proveedor y el Recibo en el almacén. La función de Asignación de 3 vías le impide pagar por productos que no ha recibido o pedido.
Activar Asignación de 3 vías: Compras, recepciones y facturas
Para activar la función de verificación en tres pasos, vaya al módulo de Compras en Odoo, desde el menú Configuracíon → Ajustes, identifique y marque la casilla de verificación con la leyenda Asignación de 3-vías..Activar esta funcionalidad toma solo unos segundos y los beneficios le ahorrarán malentendidos, dinero y tiempo.
Cómo funciona
5. Obtener bajo pedido
Imagine que una empresa de fabricación textil quiere lanzar un nuevo producto, sin embargo, quiere gestionarlo bajo pedido. Entonces, solo cuando este producto se venda se comprarán los insumos necesarios para su producción.
La funcionalidad Obtener bajo pedido desencadena un borrador de una Orden de compra, relacionada a un producto específico, ya sea que por cuestiones logísticas o económicas usted decida no mantener existencias de ese producto a menos que sea necesario. Odoo le permite hacerlo fácilmente en un solo paso.
Configurar un producto para Obtener bajo pedido
The configuration in Odoo can be performed from an existing product, from the product template go to the Inventario tab y marque las casillas de selección Obtener bajo pedido (MTO) and Comprar.
La próxima vez que se venda este producto, al confirmar el pedido, se activará automáticamente una Solicitud de presupuesto relacionada con la Orden de compra.
6. Dropship
Suponga que una empresa de importación está creciendo rápidamente y, debido a la falta de espacio para almacenamiento, no puede mantener un inventario de todos los productos ni realizar todos los envíos. Para este tipo de situaciones en las que no puede o no desea mantener ciertos productos en su inventario, Odoo introduce la funcionalidad Dropship, que nos permite realizar una compra a un proveedor y que se la entregue directamente al cliente.
Activar la característica
Para tener esta funcionalidad disponible en la aplicación de Odoo Compras, vaya al menú Configuración → Ajustes y marcar la casilla de selección con la leyenda Dropshipping. Esta casilla habilitará una nueva ruta para los productos.
Configurar un producto para Dropship
Una vez activada la opción de Dropshipping, es fundamental configurar el o los productos deseados para esta modalidad y solo son necesarios dos pasos. Una vez seleccionado el producto en la pestaña de Inventario marque la casilla con la leyenda Dropship, una vez que la casilla esté marcada asegúrese de tener un proveedor definido para el producto en la pestaña Compra.
La próxima vez que cree una cotización o un pedido tendrá la opción de enviar directamente el producto al cliente.
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