7 consejos para trabajar a distancia para gerentes y líderes de negocios
Llevar tu propio negocio, incluso durante la crisis

El severo impacto causado por COVID-19 ha cambiado repentinamente la forma en que pasamos el tiempo en nuestra vida diaria. La forma en que todos hemos estado acostumbrados a trabajar ha cambiado, rápidamente de un día para otro. Muchas empresas implementaron medidas de distanciamiento social para que sus empleados puedan estar seguros y trabajar desde casa si sus trabajos lo permiten. La pandemia COVID-19 ha significado que más que nunca los empleados estén trabajando remotamente, lo que está "haciendo un gran esfuerzo para reducir la densidad humana y asegurar que los equipos que están en el lugar de trabajo puedan hacer su trabajo de manera segura y con tranquilidad", dijo Tim Cook, CEO de Apple Inc.

Dado que los líderes empresariales están acostumbrados a la cultura de la oficina, donde pueden mostrar su hábil liderazgo e inspirar a sus empleados con comentarios motivadores, tienen que cambiar la forma en que dirigen y administran. Sin embargo, todavía tienen algunas preocupaciones:

  • ¿Esto es algo para asegurarse de que los proyectos avancen?

  • ¿Cómo se sabe si los empleados cumplen con sus responsabilidades?

  • ¿Cómo conseguir una comunicación bidireccional adecuada con los miembros de su equipo?

El trabajo de forma remota ha sido popular en las empresas de software que tienen una fuerza de trabajo móvil. Pero en estos momentos cruciales del brote de COVID-19, incluso si está en empresas de fabricación o venta al por menor, considere que dirigir un negocio de forma remota es la mejor manera de mantener sus operaciones en marcha hasta nuevo aviso.

Entonces, ¿cómo pueden los gerentes y dueños de negocios manejarlo?

Aquí están nuestros 7 consejos que recomendamos a los gerentes y dueños de negocios para trabajar a distancia, todos probados y comprobados en nuestras propias operaciones y empleados en Port Cities.


1. Administrar las tareas en una plataforma de gestión de proyectos all-in-one

Una potente plataforma de gestión de proyectos permite a los empleados, especialmente a los que están en equipo, colaborar cuando trabajan en proyectos específicos.

Hay muchas herramientas que las empresas utilizan hoy en día para la gestión de sus proyectos, como Asana, Trello, Jira o Monday.com. Sin embargo, la mayoría de las empresas del sector servicios suelen trabajar con múltiples herramientas de gestión para asignar y manejar las tareas de muchos clientes, lo que hace más difícil seguir el progreso.

Si tu equipo sigue trabajando en las oficinas, puedes tener una discusión directa sobre cómo van los proyectos y obtener una respuesta inmediata. Pero cuando todo el mundo se queda en casa en su zona libre, los directivos deben tener formas flexibles de comprobar y gestionar las tareas asignadas a sus empleados, con una forma sencilla de saber si todo el mundo está al día con sus responsabilidades.

Un buen software de gestión de proyectos all-in-one (como Proyectos de Odoo) puede resolver varios problemas a la vez. Toda la información relevante se recopila, utiliza y comunica en este tipo de programa con los siguientes beneficios:

  • Fácil de asignar tareas con instrucciones claras: Si las tareas no se delegan de la manera correcta, los empleados no pueden saber exactamente qué tareas deben priorizarse, cuánto tiempo debe dedicarse a cada tarea o cuándo es la fecha límite. Con una plataforma como Odoo, se puede delegar la tarea en poco tiempo.  Basándose en la capacidad de cada empleado y en todo el tiempo dedicado, puede hacer un seguimiento del progreso y compararlo con los plazos de cada proyecto. También puedes dividir las tareas para organizar tus proyectos en subtareas.

  • Manejar los recursos y programar las tareas con plazos para todo el equipo. ¿Cuál es la capacidad de su equipo? ¿Cuántos empleados están totalmente ocupados, cuántos de ellos no tienen suficientes tareas asignadas? Gracias a la aplicación de previsión/planificación de Odoo, puedes ver la proyección de tu capacidad y compararla con la realidad, basada en datos reales recogidos a través de una aplicación de control de horas.

  • Ahorre tiempo y dinero para que su proyecto sea rentable. En lugar de invertir en muchas herramientas de gestión de proyectos diferentes, un sistema puede resolver todos sus problemas. Si utiliza un paquete de aplicaciones Odoo para todo su proceso (pronosticar recursos, asignar tareas, rastrear el tiempo y el progreso, facturarlo a su cliente), puede automatizar algunas partes del mismo para ahorrar tiempo, pero también para ahorrar dinero.


2. Buena preparación para una reunión online de la empresa

La reunión es una de las actividades más necesarias en las empresas y organizaciones para revisar el desempeño o anunciar las últimas noticias de la empresa. Los líderes empresariales, en empresas donde la reunión cara a cara es una cultura pesada, encontraron difícil implementar una reunión en línea. Están acostumbrados a unirse a reuniones celebradas en salas de conferencias con equipos totalmente preparados. Pero en esta situación, deberían considerar reducir el número total y la duración de las reuniones, así como construir un know-how para establecer una reunión rápida, efectiva y de fácil acceso.

Hay muchos aspectos para preparar una reunión online, tienes que asegurarte de los siguientes puntos:

  • Comparte la hora exacta y la plataforma para que los empleados se unan. Puedes enviar un correo electrónico, o dejar un mensaje en los canales de comunicación para informar de las reuniones. En tus mensajes, asegúrate de que ya has enviado el enlace a la sala de reuniones para que todo el mundo pueda acceder a ella.

  • Compartir los documentos necesarios, debe estar bien preparados y ser compartidos con sus empleados para que puedan hacer los preparativos necesarios de su parte.

Aquí están nuestros consejos para organizar bien una reunión en línea:

  • Prepara un lugar tranquilo: Intenta elegir un lugar tranquilo con buena iluminación. Puedes realizar la reunión en tu cuarto de trabajo, en tu escritorio o en el sofá de la sala de estar. Cualesquiera que sean sus lugares, asegúrese de reducir el ruido molesto mientras todos se concentran en la reunión apagando el micrófono mientras no hablan.

  • Elija las herramientas de reunión en línea adecuadas. Como la pandemia de COVID-19 obligó a los trabajadores a quedarse en casa y trabajar, Zoom se ha convertido en la herramienta de reunión para que las empresas o cualquier organización educativa se organicen rápidamente. Pero en los últimos días, Zoom ha revelado graves riesgos en su seguridad. Para asegurarse de que sus reuniones no se interrumpan, elija bien su plataforma (nosotros en Port Cities estamos usando Google Meet).

  • Crear una agenda y programarla en Google Calendar (o cualquier otra herramienta de calendario). Una agenda clara informará a todos los asistentes sobre los temas que serán discutidos, así como sobre la contribución necesaria de su parte. Intente enviar la agenda al menos 24 horas antes de la reunión, y pida la confirmación de todos los participantes.

  • Comparte las notas de la reunión con mensajes útiles para asegurarte de que tus compañeros de equipo tengan una visión general de los próximos pasos necesarios.


3. Tener un programa de entrenamiento claro y fácil de usar en línea

Si tus empleados siguen trabajando, debes asegurarte de que la ejecución de su plan de entrenamiento y desarrollo tampoco se detenga. Muchos gerentes ven esto como una complicación, pero de hecho, entrenar a su gente en línea trae varios beneficios a su compañía. Puede utilizar los materiales de formación para incorporar y entrenar a cualquier recién llegado en el futuro. En caso de que una persona importante deje la empresa, su conocimiento será almacenado y no se irá junto con ellos.

La mayoría de los gerentes suelen elegir herramientas de videoconferencia como Zoom o Google Meet para la formación. Sin embargo, sólo una pequeña cantidad de ellas registra y almacena este entrenamiento para su uso posterior. La elección de una plataforma de e-learning es clave para introducir con éxito estas innovadoras formas de formación en su empresa.

Con una plataforma adecuada, creas cursos interesantes e interactivos para tus empleados, sigues fácilmente su progreso y pruebas su comprensión. Una plataforma de este tipo se puede construir con casi ningún costo, vea nuestro artículo sobre cómo construir una plataforma de e-learning en Odoo en una tarde.


4. Gestión flexible del tiempo, manténgase enfocado en los resultados

Los gerentes o líderes de negocios que tienen un estilo de microgestión podrían considerar la situación actual como un obstáculo para manejar sus equipos. Trabajar desde casa significa que el horario de 9 a 5 como en la oficina no puede ser mantenido estrictamente - la forma de manejar su equipo debe ser ajustada.

Los empleadores deben entender el cambio fundamental en la vida de los empleados y reconocer que tienen que alterar radicalmente sus expectativas de trabajo hasta que esta crisis termine. Un empleado con hijos pequeños que se quedan en casa debido al cierre de las escuelas trata de cuidar a sus hijos mientras se concentra en su trabajo, por lo que el estricto horario de oficina no es aplicable en muchos casos en estos tiempos en línea.

Una de las soluciones para que los gerentes obtengan una mejor gestión del tiempo es mantenerse enfocados en los resultados.

Debes definir un KPI claro para todo el equipo, así como para los individuales, y hacer un seguimiento del progreso. Un consejo del equipo de Port Cities es dejar que sus subordinados le envíen un breve resumen cada día sobre lo que han logrado, cuál es el plan para el día siguiente, y si necesitan alguna ayuda.


5. Mantener una comunicación clara mientras no están juntos

Cada equipo depende de una interacción significativa porque ayuda a fortalecer las relaciones, construye la confianza, favorece la satisfacción en la empresa y lo más importante, ayuda a su equipo a hacer su trabajo.

Reuniones regulares de llamadas 1-1

Los gerentes deben tener una llamada 1-1 regularmente. El lunes es el mejor momento para la revisión, porque puede revisar fácilmente el rendimiento de la última semana, así como las prioridades para la próxima. Aquí hay consejos para que estas revisiones sean eficientes:

  • Discuta con su empleado sobre una reunión 1-1. Infórmele sobre lo que sucederá en la reunión y qué documento, información debe ser preparada.

  • Crea una agenda y envía una invitación al calendario.

  • Organiza una plataforma de reuniones en línea. Es mejor que intente una videoconferencia regular a través de un software fiable.


Comunicación interna flexible

La parte más difícil para los gerentes y empleadores en el trabajo a distancia es el equilibrio entre la falta y el exceso de comunicación. No hagas que el día de trabajo pase sin nada que decir con tu equipo. Pero trate de no reducir demasiado el tiempo de su equipo con correos electrónicos, llamadas telefónicas o mensajes, que pueden ser vistos como una microgestión. Cada gerente tiene sus características, así que puedes definir con flexibilidad sus fortalezas y debilidades en la comunicación y elegir los mejores tipos de comunicación. Y además, debes considerar los siguientes aspectos:

  • Elija el medio adecuado para entregar los mensajes. Los correos electrónicos se utilizan para anuncios importantes o asuntos complejos que necesitan instrucciones detalladas. El tono y la voz de los mensajes escritos en los correos electrónicos deben ser informados y formales. Cuando necesite una respuesta inmediata de su equipo, envíales mensajes en grupos.

  • Hacer que las salas de chat de la compañía sea más comprometida. Toda empresa moderna siempre tiene salas de chat, donde los empleados pueden obtener información instantánea de los gerentes, y también compartir y contar la gran historia sobre las últimas noticias de la empresa.

  • No ignores los iconos en los mensajes de texto. A veces tus empleados no pueden ver cómo te sientes, los emoticonos adecuados pueden ayudarte a que te entiendan mejor.

6. Organice bien los documentos y aproveche el intercambio de archivos

El acceso rápido a los documentos en línea es aún más importante en estos días, ya que la gente no puede simplemente revisar las copias impresas en la oficina. Cuando se trata de documentos almacenados en línea, algunas empresas son conscientes de la confidencialidad. Sin embargo, si se gestionan las configuraciones de uso compartido de forma adecuada y se utiliza una plataforma fiable y segura, los documentos almacenados en línea son más seguros que las copias impresas en la oficina. Para asegurarse de que su equipo pueda acceder a estos archivos rápidamente sin esperar su respuesta, debería hacerlo:

  • Asegúrate de que todos los documentos importantes para tu equipo estén guardados en un solo lugar (Google Drive, Dropbox, Odoo Documents). Tener una estructura clara de carpetas basada en departamentos, clientes y procesos ayudará a sus empleados a navegar entre sus documentos y a encontrar los correctos en cuestión de segundos.

  • Dé el el derecho de acceso al documento a sus empleados. Su estructura de derechos de acceso compartido debe ser construida en un modelo de pirámide. La parte superior de la pirámide es el nivel C y los jefes de departamento que contienen los documentos para la planificación de estrategias. El medio es Jefes & Miembros con documentos para la implementación de proyectos. Y la parte inferior son los archivos de trabajo internos de cada miembro.

  • Los nombres y números de los documentos son fáciles de encontrar. Cada tipo de documentos de negocios debe ser almacenado en un archivo y nombre específico con formatos comunes como: Nombre del cliente - Nombre del proyecto - Fecha - Número de caso/número de archivo.

7. Mantén un atractivo modelo de equipo virtual para tu equipo

La creación de equipos es una parte crucial de cualquier organización para mantener viva la cultura de la empresa y conectar al equipo. Pero la parte más difícil de esta actividad es la distancia cuando la gente no puede reunirse cara a cara. Es absolutamente necesario presentar a los recién llegados a su equipo, así como fortalecer los lazos entre los miembros de su equipo. Aquí hay algunos consejos de Port Cities:

  • Identificar el propósito de la formación de equipos. A veces, ves un problema de comunicación, a veces sólo quieres disfrutar del tiempo con tus colegas. El primer paso es siempre identificar su motivación por la que quiere organizar una construcción de equipo para que se pueda elegir una actividad adecuada.

  • Diseña un programa de creación de equipos que todos puedan disfrutar y que coincida con tu objetivo para la creación de equipos. Un juego de charadas puede ayudar a mejorar la comunicación, y un interesante taller de manualidades puede ayudar a tu equipo a relajarse y disfrutar de su tiempo juntos. Hay innumerables opciones para la creación de equipos en línea, sólo asegúrate de seleccionar la que se adapte mejor a los miembros de tu equipo y al objetivo de la creación de equipos.

  • Prepara una agenda, herramientas y plataformas que todos puedan compartir y verse. Asegúrate de dar toda la información sobre cómo tus colegas deben conectarse a la actividad y lo que necesitan para prepararse de antemano.


En resumen

COVID-19 no muestra actualmente ningún signo de disminución en todo el mundo. No tenemos más remedio que aceptar esta situación y sacarle el máximo provecho. Construir la cultura de la empresa en tiempos de pandemia será una experiencia. Aproveche este tiempo y mejore sus habilidades de gestión, y también ayude a guiar a su empresa a través de esta crisis.

Hoy en día, muchas aplicaciones útiles para las empresas de servicios pueden ayudarnos a llevar nuestros negocios a distancia. Trabajar a distancia no sólo es una necesidad, sino que se vuelve más popular entre los empleados. Con todas las opciones actuales en el mercado, ahora podemos tener una ronda de prueba de cómo será el futuro de trabajar desde casa. Porque el trabajo a distancia no se detendrá, incluso después de que la pandemia de COVID-19 haya terminado.

Port Cities puede ayudarle a mantenerse al día con la tendencia de administrar su empresa en línea. Contacte con nuestro consulto y discutamos cómo incluso su empresa puede ser administrada en línea.

Kha Nguyen
30 abril, 2020
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