8 Alasan mengapa implementasi ERP gagal
Dan bagaimana cara mengatasinya

Kegagalan implementasi ERP dapat sangat merugikan perusahaan Anda - tidak hanya uang, tetapi juga waktu dan peluang untuk tumbuh.

Bahkan beberapa merek terkenal tidak menanganinya dengan baik - implementasi Nike, Hewlett Packard & Lidl gagal. Lidl kehilangan 7 tahun & 500 juta EUR dalam implementasi SAP mereka. Apa yang harus Anda lakukan agar tidak mengulangi kesalahan orang lain?

Berikut adalah 8 alasan paling umum mengapa implementasi ERP gagal, bahkan di raksasa.

1. Visi yang tidak jelas dari sistem ERP yang diinginkan

Ada ketidakselarasan  dengan visi & strategi perusahaan. Banyak perusahaan memutuskan untuk mendigitalkan proses mereka. Tetapi mereka tidak memiliki tujuan yang jelas untuk implementasi mereka. Sebelum Anda memutuskan untuk menerapkan ERP, tidak hanya Odoo tetapi juga sistem ERP lain, ada baiknya untuk memiliki jawaban yang jelas untuk pertanyaan-pertanyaan berikut:

Apa visi perusahaan Anda?

Menerapkan sistem ERP di semua jenis perusahaan adalah hal yang sulit. Visi perusahaan yang lebih jelas, proses perusahaan yang lebih terstruktur. Menentukan visi terbaik untuk perusahaan Anda dapat membantu para pemimpin dengan mudah membuat keputusan yang merupakan sistem ERP terbaik untuk perusahaan.

Apa rencana untuk perusahaan Anda selama beberapa tahun ke depan?

Bisnis dibangun untuk tumbuh, untuk memperluas & menghasilkan lebih banyak keuntungan. Tidak ada bisnis di dunia yang dapat bertahan di pasar tanpa rencana untuk tahun-tahun mendatang.

Sebelum membuat peringkat sistem ERP, perusahaan harus memiliki gambaran besar tentang bagaimana mereka terlihat dalam beberapa tahun.

Informasi ini relevan untuk memilih sistem ERP yang tepat dan memulai implementasinya. Setiap perusahaan memerlukan pendekatan yang berbeda, modul berbeda, dan sistem yang berbeda. ERP harus membantu Anda mencapai tujuan dan visi perusahaan Anda dan strukturnya harus sesuai dengannya.

ERP-implementation

Visi yang jelas dapat membuat perusahaan melangkah lebih jauh

2. Memahami Implementasi ERP sebagai biaya tetap

Implementasi sistem ERP harus dianggap sebagai investasi, bukan sebagai biaya. Jika Anda menerapkan sistem dengan benar dan menangani manajemen perubahan dengan baik, ada baiknya Anda meningkatkan laba Anda dan Anda bisa mendapatkan kembali investasi awal Anda dalam beberapa bulan.

Implementasi Odoo ERP berukuran sedang yang ditangani dengan baik untuk klien "Kota-Kota Pelabuhan" membayar sendiri "dalam waktu kurang dari 4 bulan. Pelaksanaannya sendiri memakan waktu 6 bulan dan anggarannya adalah 15 ribu USD.

Selain mengurangi kesalahan yang dilakukan oleh faktor manusia, perubahan signifikan yang dibawa ke klien adalah berkurangnya waktu yang dihabiskan oleh badan manajemen untuk melakukan operasi. Manajemen memperoleh waktu untuk mengerjakan pengembangan bisnis & mendapatkan klien baru, yang meningkatkan pendapatan bulanan bisnis mereka.

Jika Anda ingin berinvestasi dalam sistem ERP, pastikan untuk menilai beberapa opsi. Harga rendah tidak selalu berarti kualitas layanan yang tinggi dan prinsip yang sama berlaku untuk solusi yang lebih mahal juga. Pastikan Anda akan memilih mitra implementasi ERP yang tepat, yang berpengalaman dengan implementasi di sektor Anda.

3. Pemilihan konsultan ERP yang salah

Memilih konsultan ERP yang tepat menyumbang 50% dari kesuksesan Anda.

Mitra implementasi ERP yang baik menganalisis & memahami bisnis Anda, prosesnya mengalir dan merancang sistem yang memenuhi kebutuhan perusahaan Anda.

Mereka akan memandu Anda melalui implementasi, merekomendasikan praktik terbaik untuk bidang Anda dan mengawasi semua faktor penting yang akan membuat implementasi Anda berhasil.

Meskipun biaya konsultasi dari konsultan yang berpengalaman bisa lebih tinggi, keahliannya dapat membantu Anda menghemat banyak kemungkinan biaya di masa depan.

Ada banyak kriteria untuk pemilihan mitra implementasi yang tepat dan itulah sebabnya kami menyiapkan artikel tersendiri untuk topik ini.

4. Meninggalkan semua pekerjaan untuk konsultan

Bahkan memiliki konsultan ERP terbaik tidak berarti implementasi Anda akan berhasil.

Implementasi ERP adalah permainan 2 pemain - konsultan ERP dan perusahaan itu sendiri. Ini adalah proses yang menuntut dan Anda diharapkan untuk berkomunikasi secara teratur, memberikan umpan balik, menangani komunikasi internal dengan karyawan Anda & manajemen perubahan.

Ada banyak kasus kegagalan implementasi ERP, bahkan dengan konsultan terbaik dan paling berpengalaman, karena komunikasi yang tidak memadai dari sisi klien.

Konsultan yang baik selalu memberikan metodologi, rencana mitigasi risiko komunikasi kepada Anda, dan sangat disarankan bagi klien untuk mengikuti instruksi. Kami menyiapkan contoh khusus untuk menunjukkan kepada Anda, seperti apa pembagian tanggung jawab antara klien dan konsultan tersebut.

5. Konsultan tidak sepenuhnya memahami bisnis Anda

Memahami bisnis Anda, prosesnya, visi, dan rencananya adalah aspek penting yang menentukan keberhasilan implementasi ERP.

Sistem ERP seharusnya membantu Anda merampingkan proses bisnis Anda, menyederhanakannya dan mengubahnya menjadi bentuk digital.

Setiap bisnis memiliki kebutuhan dan spesifikasinya sendiri, yang perlu dipertimbangkan.

Semakin besar dan kompleks bisnis Anda, semakin dibutuhkan pemahaman. Pilih konsultan ERP yang mengajukan pertanyaan, masuk lebih dalam dan mencoba memahami bisnis Anda. Dan juga pastikan untuk memberikan kepada konsultan Anda informasi berkualitas tinggi tentang proses Anda yang Anda bisa, sehingga ia dapat merancang solusi yang cocok yang dibuat khusus untuk bisnis Anda.

6. Model penetapan harga yang salah untuk implementasi

Memilih model penetapan harga & ketentuan pembayaran adalah salah satu kegagalan yang sering terjadi selama implementasi ERP.

2 model utama yang digunakan adalah ANGGARAN TETAP (konsultan memperkirakan anggaran dan menambahkan buffer dan memberikan Anda solusinya) dan ANGGARAN FLEKSIBEL (konsultan menagih Anda waktu nyata yang dihabiskan untuk tugas-tugas).

Kedua pendekatan ini bisa baik untuk kasus-kasus tertentu. Masalah biasanya muncul ketika klien dengan konsultan memilih pendekatan yang salah untuk proyek.

Jika Anda ingin tahu cara mengidentifikasi, mana dari model penetapan harga yang merupakan salah satu untuk implementasi ERP Anda di Vietnam, nantikan artikel kami berikutnya tentang model penetapan harga. Port Cities akan menunjukkan kepada Anda apa yang harus hati-hati, bagaimana memilih model penetapan harga yang tepat untuk implementasi Anda dan menyajikan kasus-kasus Anda yang dipilih dengan benar, serta implementasi yang salah pilih.

7. Kustomisasi ERP Anda yang Berlebih

Semakin banyak penyesuaian yang dimiliki sistem Anda, semakin kompleks pula jadinya.

Terlalu banyak penyesuaian dapat menyebabkan masalah selama, serta setelah implementasi itu sendiri. Menyesuaikan ERP Anda terlalu sering sering merupakan tanda keengganan untuk mengubah dan memodifikasi proses bisnis saat ini.

Ketika perusahaan lebih mengandalkan cara mereka dalam melakukan sesuatu daripada pada fungsionalitas perangkat lunak yang terbukti, dicoba dan diuji, mereka cenderung untuk menyesuaikan terlalu banyak.

Tidak hanya anggaran akan lebih tinggi, tetapi perusahaan juga kehilangan salah satu keuntungan terbesar dari sistem ERP, yang merampingkan proses bisnis.

Hal terbaik yang dapat Anda lakukan adalah membuat proses Anda lebih sederhana, lebih mudah dan lebih cepat dengan ERP. Ini adalah alat yang dapat membantu Anda menghemat waktu dan sumber daya dengan cara yang cerdas.

ERP tidak hanya tentang beralih dari kertas ke PC, tetapi juga tentang mengoptimalkan proses bisnis Anda. Kustomisasi sering kali merupakan solusi yang lebih berisiko dan lebih mahal, meskipun terkadang dibutuhkan. Jangan terlalu banyak menyesuaikan - coba temukan solusi cerdas untuk bisnis Anda agar mendapat manfaat darinya.

Untuk membaca & memahami tentang topik ini lebih lanjut, kami sarankan Anda untuk memeriksa artikel Kunci untuk implementasi ERP: Kelola Harapan Pelanggan dari Fabien Pinckaers, CEO Odoo.

8. Pelatihan manajemen & pengguna perubahan yang tidak memadai

Memiliki mobil terbaik dan tercepat tidak akan membantu Anda bepergian ke tempat lain kecuali Anda dapat mengendarai mobil tersebut.

Ini adalah prinsip yang sangat mirip dengan sistem ERP

Keberhasilan implementasi sistem ERP sangat tergantung pada kemampuan karyawan atau pengguna untuk menggunakannya dengan benar dalam operasi sehari-hari mereka.

Semakin besar perusahaan Anda, semakin penting untuk mengatur strategi manajemen perubahan dengan benar untuk memastikan bahwa ERP akan memberi Anda manfaat yang diharapkan.

Strategi Komunikasi

Perusahaan Anda perlu menjelaskan kepada karyawan Anda tentang peran ERP yang baik dalam bisnis.

  • Bagaimana sistem ERP meningkatkan pekerjaan mereka?

  • Mengapa ini diperlukan untuk perusahaan Anda?

  • Bagaimana perusahaan akan mendapat manfaat dari menggunakan sistem seperti itu?

Memahami "mengapa" akan meningkatkan motivasi karyawan Anda untuk menggunakannya secara teratur dan benar.

Jadikan karyawan Anda bagian dari implementasi ERP. Biarkan mereka mengajukan pertanyaan, mendiskusikan set baru dan proses yang diperbarui dengan mereka.

Seringkali mereka dapat memberikan masukan yang menarik tentang proses sehari-hari karena merekalah yang menggunakannya setiap hari. Banyak perusahaan tidak memasukkan karyawan (pengguna) dalam proses implementasi, yang sering mengakibatkan kesalahpahaman sistem dan rendahnya motivasi untuk menggunakannya.

Pelatihan Pengguna

Untuk melatih karyawan Anda tentang cara bekerja dengan sistem secara efisien, Anda perlu menentukan pelatihan apa yang harus dilakukan dan orang dan departemen mana yang harus hadir.

Biasanya, konsultan ERP Anda akan memberikan daftar potongan pelatihan untuk perusahaan Anda dan memastikan Anda tahu bagaimana menggunakan sistem untuk menuai manfaatnya.

Sebelum Anda memulai implementasi ERP Anda, pastikan untuk mengurangi risiko dengan menentukan tujuan yang jelas mengapa Anda membutuhkan ERP, bagaimana seharusnya sistem ERP membantu bisnis Anda tumbuh dan apa sumber daya manusia internal Anda untuk implementasi. Pastikan untuk menghubungi konsultan ERP yang berpengalaman, yang dapat membantu Anda mengurangi risiko kegagalan implementasi ERP.

Ivana Bartonkova
28 Agustus, 2018
Share this post
Masuk to leave a comment
Mandatory E-Invoicing Implementation in Vietnam Postponed to 2022
Earlier this year, Vietnam issued Decree 123/2020/ND-CP postponing the implementation of electronic invoices (e-invoices) in Vietnam to July 1, 2022.