Chính phủ Malaysia đang khuyến khích các doanh nghiệp chuyển sang hóa đơn điện tử để thúc đẩy nền kinh tế số và cải thiện việc thu thuế. Từ ngày 1 tháng 8 năm 2024, người nộp thuế có doanh thu hàng năm vượt quá RM100 triệu sẽ phải tuân thủ hệ thống mới này.
Khi thế giới trở nên ngày càng số hóa, việc các doanh nghiệp, bất kể là B2B (Doanh nghiệp-Doanh nghiệp), B2C (Doanh nghiệp-Công ty) hay B2G (Doanh nghiệp-Chính phủ), hoạt động hiệu quả và tuân thủ quy định thuế là rất quan trọng.
Quá trình chuyển đổi này có thể giảm thiểu sai sót, tạo điều kiện thanh toán nhanh hơn và nâng cao quản lý tài chính. Quá trình này cũng giúp các doanh nghiệp theo dõi tài chính của mình theo thời gian thực, tổng hợp hồ sơ và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác.
Hướng dẫn này giải thích mọi thứ bạn cần biết về hệ thống mới, bao gồm các lợi ích, cách hoạt động, hướng dẫn kỹ thuật và cách Portcities có thể giúp bạn chuyển đổi.
E-Invoicing là gì ở Malaysia?
E-invoicing, hoặc hóa đơn điện tử, là phương pháp tạo, gửi, nhận và lưu trữ hóa đơn bằng phương tiện điện tử. Nó thay thế hóa đơn giấy truyền thống bằng tài liệu điện tử được truyền và quản lý điện tử.
Hệ thống thường tích hợp với phần mềm kinh doanh khác, chẳng hạn như phần mềm kế toán và quản lý nguồn lực doanh nghiệp (ERP), để tối ưu hóa quy trình lập hóa đơn và cải thiện hiệu suất. Ngoài ra, việc sử dụng Hệ thống MyInvois, do chính phủ cung cấp, đơn giản hóa quy trình cho người nộp thuế bằng cách đảm bảo tuân thủ yêu cầu quản lý thuế.
Tìm hiểu thêm về Phần mềm kế toán tốt nhất cho Doanh nghiệp Bán lẻ Nhỏ: Độc lập hoặc ERP?
Lịch triển khai E-Invoicing
Triển khai theo từng giai đoạn sẽ bắt đầu vào ngày 1 tháng 8 năm 2024 đối với các công ty có doanh thu hàng năm vượt quá RM100 triệu, và hoàn tất triển khai đầy đủ cho tất cả các doanh nghiệp vào ngày 1 tháng 7 năm 2025. Điều này áp dụng cho các loại người nộp thuế khác nhau, từ các công ty lớn đến các đơn vị nhỏ cần tổng hợp quy trình tài chính của mình.
Lợi ích của việc triển khai Hóa đơn điện tử cho Doanh nghiệp Malaysia
Việc áp dụng hệ thống này mang lại nhiều lợi ích, tối ưu hóa hoạt động và nâng cao quy trình tài chính, bất kể bạn hoạt động trong môi trường B2B hay B2G. Dưới đây là một phân tích chi tiết về những lợi ích này:
Hiệu suất vận hành
- Giảm lỗi con người và công sức thủ công : Tự động hóa việc nhập dữ liệu và loại bỏ các nhiệm vụ thủ công giảm đáng kể khả năng xảy ra lỗi con người, chẳng hạn như gõ sai hoặc tính toán sai.
- Tiết kiệm chi phí : Chuyển đổi sang hệ thống này loại bỏ nhu cầu sử dụng giấy, in ấn và gửi thư, giúp tiết kiệm chi phí đáng kể. Quy trình được tối ưu hóa cũng giảm chi phí lao động liên quan đến các nhiệm vụ lập hóa đơn thủ công.
Độ chính xác và tuân thủ cải thiện
- Độ chính xác nâng cao : Hệ thống thường tích hợp các định dạng hóa đơn tiêu chuẩn và kiểm tra tự động, đảm bảo rằng hóa đơn là chính xác và đầy đủ.
- Đơn giản hóa tuân thủ : Hệ thống này được thiết kế để tích hợp với các cơ quan thuế, giúp người nộp thuế dễ dàng tạo và gửi hóa đơn tuân thủ thuế, đặc biệt là thông qua hệ thống MyInvois. Điều này giúp doanh nghiệp chuẩn bị cho lịch trình e-invoicing sắp tới.
Hiệu suất tài chính nâng cao
- Dòng tiền cải thiện : Bằng cách tăng tốc quá trình lập hóa đơn và thanh toán, doanh nghiệp có thể nhận được tiền nhanh hơn. Việc sử dụng mã QR trong hệ thống này cũng có thể đơn giản hóa giao dịch.
- Theo dõi thời gian thực và minh bạch : Hệ thống cung cấp khả năng xem thời gian thực về tình trạng hóa đơn, cho phép doanh nghiệp theo dõi tiến trình và xác định các vấn đề tiềm năng. Sự minh bạch này cũng cải thiện việc giao tiếp với nhà cung cấp và khách hàng.
Bảo mật nâng cao
- Bảo mật tăng cường : Hệ thống thường tích hợp các tính năng bảo mật tiên tiến, như chữ ký số và phương pháp truyền dữ liệu an toàn, để bảo vệ dữ liệu hóa đơn nhạy cảm khỏi truy cập trái phép hoặc sửa đổi, giảm rủi ro gian lận và vi phạm dữ liệu.
Lợi ích bổ sung
- Thân thiện với môi trường : Bằng cách loại bỏ nhu cầu sử dụng hóa đơn giấy, nó có thể giúp giảm tác động môi trường của doanh nghiệp.
- Sự hài lòng của khách hàng được cải thiện : Nó có thể nâng cao trải nghiệm của khách hàng bằng cách cung cấp hóa đơn nhanh hơn và chính xác hơn.
- Khả năng mở rộng : Hệ thống có khả năng mở rộng cao, phù hợp cho các doanh nghiệp có quy mô từ nhỏ đến lớn.
Các mô hình hóa đơn điện tử cung cấp một loạt lợi ích đa dạng cho doanh nghiệp Malaysia, từ cải thiện hiệu suất và tiết kiệm chi phí đến tăng cường bảo mật và tuân thủ quy định. Bằng cách áp dụng nó, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa hoạt động, cải thiện hiệu suất tài chính và duy trì sự cạnh tranh trong thời đại kỹ thuật số ngày nay.
Đặt lịch hẹn xem bản demo miễn phí để thấy cách hóa đơn điện tử có thể biến đổi hoạt động kinh doanh của bạn
Hiểu về Hệ thống Hóa đơn Điện tử Malaysia
Chính phủ Malaysia đang triển khai hóa đơn điện tử như một phần của nỗ lực tổng thể để số hóa quy trình kinh doanh và cải thiện hệ thống thuế của đất nước. Bằng cách giới thiệu hệ thống MyInvois, chính phủ đảm bảo giao dịch kinh doanh , Dù là B2B hay B2C đều rõ ràng và hiệu quả hơn. Hệ thống cũng sẽ giúp người đóng thuế có doanh thu hàng năm với các quy mô khác nhau tuân thủ quy định thuế.
Bắt đầu từ tháng 6 năm 2024, việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ trở thành bắt buộc đối với các doanh nghiệp Malaysia, với việc triển khai từ từ dựa trên quy mô và doanh thu của các công ty. Dự kiến các tập đoàn lớn sẽ áp dụng hệ thống trước, sau đó là các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs).
Việc triển khai trên toàn quốc này phù hợp với xu hướng toàn cầu, trong đó nhiều quốc gia, bao gồm Indonesia và Singapore, đã triển khai các khung việc tương tự để hiện đại hóa hệ thống báo cáo thuế và tài chính của họ.
Không áp dụng hệ thống này có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng. Các doanh nghiệp không tuân thủ có thể đối mặt với mức phạt, khoản tiền phạt hoặc thậm chí hành động pháp lý, vì các cơ quan chức năng coi đây là điều cần thiết để tuân thủ thuế.
Ngoài ra, các công ty chậm áp dụng hóa đơn điện tử có thể tụt hậu so với đối thủ cạnh tranh. Hệ thống không chỉ giúp giảm sai sót và tăng tốc quy trình thanh toán mà còn mang lại hiệu quả tổng thể mà nhiều doanh nghiệp sẽ hưởng lợi từ đó. Vì vậy, việc áp dụng sớm là một động thái thông minh cho các công ty muốn duy trì sự cạnh tranh trong thế giới kinh doanh nhanh như hiện nay.
Hệ thống hóa đơn điện tử Malaysia bao gồm một số thành phần chính:
- MyInvois Portal : Nền tảng miễn phí này, do IRBM (Hội đồng Thuế Malaysia) cung cấp, cho phép doanh nghiệp tạo, gửi và quản lý hóa đơn điện tử của họ bằng cách thủ công.
- Giao diện Lập trình Ứng dụng (API) : Các doanh nghiệp có thể tích hợp trực tiếp vào hệ thống kế toán của mình để trao đổi hóa đơn tự động với MyInvois.
- Mạng PEPPOL : Mạng trực tuyến Mua sắm Công cộng Toàn châu Âu là một tiêu chuẩn được áp dụng rộng rãi giúp tạo điều kiện cho các giao dịch xuyên biên giới.
Thực hiện E-Invoicing trong Doanh nghiệp của bạn
Áp dụng e-invoicing có thể tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của bạn một cách đáng kể. Đây là cách thực hiện:
-
Đánh giá nhu cầu của bạn
- Đánh giá quy trình hiện tại của bạn: Phân tích các quy trình lập hóa đơn hiện tại để xác định các lĩnh vực có thể cải thiện hiệu suất và độ chính xác.
- Xem xét kích thước doanh nghiệp của bạn: Xác định xem doanh nghiệp của bạn có thuộc yêu cầu bắt buộc hay không, đặc biệt nếu bạn là một người nộp thuế với doanh thu hàng năm vượt quá ngưỡng 100 triệu RM.
- Đánh giá cơ sở hạ tầng CNTT của bạn: Đánh giá cơ sở hạ tầng CNTT hiện tại của bạn để đảm bảo khả năng tương thích với các giải pháp. Xem xét các yếu tố như kết nối internet, bảo mật hệ thống và khả năng của phần mềm kế toán của bạn.
-
Chọn giải pháp phù hợp
- MyInvois Portal: Nền tảng do chính phủ cung cấp này lý tưởng cho các doanh nghiệp nhỏ với khối lượng lập hóa đơn trung bình.
- API Integration: Dành cho các doanh nghiệp lớn với khối lượng lập hóa đơn cao giao dịch khối lượng và cơ sở hạ tầng IT hiện có, tích hợp API cung cấp tính linh hoạt và tùy chỉnh cao hơn.
-
Chọn một nhà cung cấp dịch vụ đáng tin cậy
- Hợp tác với một chuyên gia: Chọn một nhà cung cấp dịch vụ uy tín như Portcities có thể cung cấp hướng dẫn, hỗ trợ và đảm bảo tuân thủ các quy định của chính phủ.
- Xem xét dịch vụ tích hợp: Tìm một nhà cung cấp có thể hỗ trợ tích hợp hóa hóa đơn điện tử vào hệ thống kinh doanh hiện có của bạn, chẳng hạn như phần mềm kế toán hoặc hệ thống ERP.
-
Cập nhật hệ thống và đào tạo nhân viên
- Nâng cấp phần mềm kế toán: Đảm bảo phần mềm kế toán của bạn tương thích với hóa đơn điện tử và có thể tích hợp một cách liền mạch với giải pháp được chọn.
- Cung cấp đào tạo toàn diện: Tổ chức các buổi đào tạo cho nhân viên của bạn để làm quen với các quy trình hóa đơn điện tử mới, chức năng hệ thống và các phương pháp tốt nhất.
-
Triển khai và kiểm tra
- Triển khai thử nghiệm: Xem xét việc triển khai thử nghiệm hệ thống hóa đơn điện tử trong một môi trường kiểm soát trước triển khai toàn diện.
- Giám sát và tối ưu hóa: Liên tục giám sát hiệu suất của hệ thống hóa đơn điện tử và thực hiện các điều chỉnh cần thiết để tối ưu hóa hiệu quả và hiệu suất của nó.
Bằng cách tuân theo các bước này và làm việc chặt chẽ với một nhà cung cấp dịch vụ đáng tin cậy, bạn có thể triển khai thành công nó trong doanh nghiệp của bạn và thu hoạch được lợi ích từ sự cải thiện hiệu suất, độ chính xác và tuân thủ.
Khám phá tích hợp hóa hóa đơn điện tử liền mạch với Odoo.
Hãy nói chuyện với các chuyên gia của chúng tôi ngay hôm nay
Portcities: Đối tác của bạn cho tích hợp hóa hóa đơn điện tử liền mạch
Portcities chuyên về việc tích hợp Odoo với MyInvois, nền tảng được chính phủ yêu cầu tại Malaysia, đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ hóa đơn điện tử tại Malaysia. Cho dù bạn hoạt động trong môi trường B2B, B2C hay B2G, Portcities có chuyên môn để hỗ trợ bạn.
Portcities cung cấp một bộ dịch vụ toàn diện để giúp doanh nghiệp Malaysia triển khai thành công các giải pháp. Dưới đây là cái nhìn chi tiết hơn về cách Portcities có thể hỗ trợ tổ chức của bạn:
Chuyên môn về tích hợp Odoo và MyInvois
- Hệ thống Odoo ERP Như một đối tác Odoo hàng đầu, Portcities tận dụng sức mạnh của hệ thống ERP linh hoạt này để tối ưu hóa quy trình kinh doanh và cải thiện hiệu suất. Odoo cung cấp một loạt các module, bao gồm kế toán, bán hàng, quản lý kho và quản lý dự án, là một lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp của mọi quy mô.
- Tích hợp liền mạch với MyInvois : Portcities chuyên về việc tích hợp Odoo với MyInvois, nền tảng được chính phủ yêu cầu tại Malaysia. Việc tích hợp này đảm bảo tuân thủ các quy định địa phương và tối ưu hóa quy trình lập hóa đơn.
Dịch vụ Toàn diện
- Tư vấn Công nghệ : Portcities cung cấp dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp để giúp doanh nghiệp đánh giá nhu cầu cụ thể của họ và xác định giải pháp phù hợp nhất.
- Triển khai Giải pháp : Đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm của chúng tôi có thể hỗ trợ trong việc triển khai Odoo và MyInvois, đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra một cách trơn tru.
- Đào tạo và Hỗ trợ : Portcities cung cấp các chương trình đào tạo cho nhân viên của bạn, đảm bảo họ được trang bị đầy đủ kiến thức để sử dụng các hệ thống mới. Chúng tôi cũng cung cấp hỗ trợ liên tục để giải đáp mọi câu hỏi hoặc thách thức có thể phát sinh trong quá trình chuyển đổi.
Tìm hiểu thêm về 5 Tính năng ERP hàng đầu cho Kế toán và Quản lý Tài chính hiệu quả
Lịch sử thành công đã được chứng minh
Portcities đã thành công hỗ trợ nhiều doanh nghiệp trong các ngành công nghiệp khác nhau tại Malaysia với việc triển khai của họ.
Bằng việc hợp tác với Portcities, bạn có thể hưởng lợi từ:
- Hoạt động được tối ưu hóa
- Hiệu suất cải thiện
- Tuân thủ nâng cao
- Giảm chi phí
- Nâng cao sự hài lòng của khách hàng
Liên hệ với Portcities ngay hôm nay để tìm hiểu thêm về cách chúng tôi có thể giúp doanh nghiệp của bạn triển khai e-invoicing và đạt được mục tiêu của bạn.
Hội thảo E-Invoicing Malaysia
Là một chuyên gia hàng đầu về tích hợp Odoo và MyInvois, Portcities mời bạn tham gia hội thảo của chúng tôi, Kết nối Doanh nghiệp của bạn với E-Invoicing qua MyInvois x Odoo vào ngày 16 tháng 10 năm 2024. Đào sâu vào cách giải pháp tích hợp của chúng tôi có thể cách mạng hóa quy trình lập hóa đơn của bạn.
Tận dụng kinh nghiệm rộng lớn của chúng tôi trong việc triển khai Odoo trên nhiều ngành công nghiệp khác nhau, chúng tôi sẽ chia sẻ các phương pháp tốt nhất và hiểu biết về cách tận dụng hoàn toàn sức mạnh của MyInvois và Odoo để:
- Thông tin chuyên gia: Nghe các nhà lãnh đạo ngành công nghiệp về việc triển khai hóa đơn điện tử và các quy định ảnh hưởng đến doanh nghiệp Malaysia.
- Xem trước giải pháp độc quyền: Hãy là người đầu tiên nhìn thấy giải pháp ERP thông minh của chúng tôi với tích hợp MyInvois tùy chỉnh - chúng tôi là đối tác Odoo duy nhất tại Malaysia cung cấp điều này!
- Cơ hội kết nối: Kết nối với các nhà lãnh đạo và nhà đổi mới trong ngành.
Kết luận
Hóa đơn điện tử đã trở thành tiêu chuẩn mới trong cảnh quan kinh doanh Malaysia. Doanh nghiệp cần nắm bắt quy định. Tuy nhiên, áp dụng nó vào doanh nghiệp của bạn có thể gây ra vấn đề do sự phức tạp của việc tích hợp và đảm bảo tuân thủ.
Đây là nơi Portcities có thể giúp . Với sự chuyên môn về tích hợp Odoo và MyInvois, Portcities cung cấp các giải pháp toàn diện để tối ưu hóa quá trình chuyển đổi của bạn, giúp doanh nghiệp của bạn đáp ứng yêu cầu quy định một cách dễ dàng hơn, đồng thời tăng cường hiệu quả và giảm chi phí.
Thông qua các buổi hội thảo và tư vấn của chúng tôi, bạn sẽ có được hiểu biết sâu hơn về hóa đơn điện tử và cách triển khai nó một cách hiệu quả. Hãy liên hệ với đội ngũ chuyên gia của chúng tôi để thảo luận về nhu cầu kinh doanh cụ thể của bạn. Hãy cùng nhau xây dựng một tương lai kinh doanh thông minh và hiệu quả hơn.
Câu hỏi thường gặp
1. Có bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử ở Malaysia không?
Hiện tại, hóa đơn điện tử chưa bắt buộc đối với tất cả các doanh nghiệp ở Malaysia. Tuy nhiên, Chính phủ Malaysia thông qua Lembaga Hasil Dalam Negeri Malaysia (LHDNM) đã công bố kế hoạch triển khai hóa đơn điện tử một cách từ từ. Các công ty lớn có thể sẽ được yêu cầu sử dụng trước, sau đó là các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) trong những năm tới. Doanh nghiệp cần cập nhật thông tin về bất kỳ hạn chót bắt buộc nào trong tương lai.
2. Ai bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử?
Hiện tại, không có nhóm cụ thể nào bắt buộc sử dụng, nhưng dự kiến các doanh nghiệp lớn sẽ áp dụng trước, sau đó là các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) theo từng giai đoạn. Các cơ quan chức năng đang phát triển thời gian và tiêu chí cụ thể.
3. Yêu cầu của một hóa đơn ở Malaysia là gì?
Một hóa đơn hợp lệ ở Malaysia phải bao gồm các thông tin sau:
- Số hóa đơn
- Ngày phát hành
- Tên và địa chỉ của nhà cung cấp
- Tên và địa chỉ của khách hàng
- Số Mã số thuế (TIN) hoặc số đăng ký GST/VAT
- Mô tả hàng hóa hoặc dịch vụ cung cấp
- Đơn giá và tổng số tiền
- Tỷ lệ thuế (nếu có) và số tiền thuế
4. Có khoảng thời gian ân hạn cho hóa đơn điện tử ở Malaysia không?
Vì hóa đơn điện tử vẫn chưa bắt buộc, chưa có thông báo về khoảng thời gian ân hạn chính thức. Khi hệ thống trở thành bắt buộc, chính phủ có thể cung cấp khoảng thời gian ân hạn hoặc triển khai theo từng giai đoạn, cho phép doanh nghiệp có thời gian tuân thủ các quy định mới.
5. Sự khác biệt giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử?
- Hóa đơn điện tử : Đây là việc gửi hóa đơn (yêu cầu thanh toán) điện tử đến khách hàng. Có thể thực hiện qua email hoặc cổng thông tin trực tuyến.
- Hóa đơn điện tử là một khái niệm rộng hơn liên quan đến việc tạo, trao đổi và xử lý hóa đơn trong một định dạng điện tử có cấu trúc (như XML hoặc UBL). Nó đảm bảo rằng hóa đơn tuân thủ các yêu cầu pháp lý và thuế và có thể tích hợp trực tiếp vào hệ thống kế toán của người mua và người bán.
6. Nếu không thực hiện e-invoicing thì sao?
Khi trở thành bắt buộc, vi phạm có thể dẫn đến mức phạt, tiền phạt hoặc lãi suất do cơ quan thuế áp đặt. Doanh nghiệp cũng có thể đối mặt với vấn đề vận hành, chẳng hạn như khó khăn trong việc nộp thuế hoặc kiểm toán. Rất quan trọng để tuân thủ các quy định khi chúng được áp dụng.
7. Ai phải tạo hóa đơn điện tử ở Malaysia?
Thường thì người bán hoặc nhà cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ chịu trách nhiệm tạo hóa đơn điện tử. Nếu được yêu cầu, doanh nghiệp phải áp dụng hệ thống tạo và truyền hóa đơn điện tử tuân thủ các quy định của LHDNM.
8. Tôi có thể tạo hóa đơn điện tử sau ngày xuất hóa đơn không?
Trong hầu hết các trường hợp, hóa đơn điện tử phải được tạo và phát hành khi giao dịch xảy ra. Tuy nhiên, một số hệ thống có thể cho phép điều chỉnh ngày trước nếu có các điều khiển và lý do hợp lệ. Để tránh vấn đề tuân thủ, luôn tốt nhất là phát hành hóa đơn ngay sau khi giao dịch hoàn thành.
