Tính bền vững đang trở thành một vấn đề cấp thiết đối với các doanh nghiệp trong mọi lĩnh vực vì nó có thể là lợi thế cạnh tranh về lâu dài và là điều kiện cần để doanh nghiệp tồn tại trong tương lai.
Khi thế giới đang phải đối mặt với những thảm họa lớn như đại dịch COVID-19, các lãnh đạo doanh nghiệp bắt đầu ưu tiên cho việc giảm chi phí, tăng hiệu quả và tối ưu hóa sản xuất để duy trì tính cạnh tranh trên thị trường.
Theo Viện Phát triển Quản lý (IMD), 62% các nhà điều hành doanh nghiệp cho rằng chiến lược phát triển bền vững là hoạt động cần thiết để cạnh tranh trên thị trường hiện tại và 22% còn lại cho rằng điều này sẽ thật sự cần trong tương lai.
Vì tính bền vững đang được đưa vào các chiến lược kinh doanh cho khả năng phát triển và tồn tại lâu dài của doanh nghiệp, một cách để đạt được các mục tiêu này là áp dụng hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) được thiết kế nhằm thúc đẩy hiệu quả sản xuất, giảm chi phí và hao phí, cải thiện việc lập kế hoạch cung cầu và tăng hiệu quả tổ chức cao hơn. Nhiều chính phủ, chẳng hạn như Singapore, đang cung cấp các nguồn tài trợ và ưu đãi cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ với các chuyên gia tư vấn của chúng tôi ngay hôm nay để tìm hiểu thêm cách bạn có thể phát triển hoạt động kinh doanh của mình bền vững hơn.
Chúng ta hãy đi sâu vào 6 lĩnh vực cụ thể mà hệ thống ERP có thể giúp doanh nghiệp của bạn cắt giảm chi phí và các hao phí, đồng thời đạt được các mục tiêu bền vững về lâu dài.
Hệ thống ERP giúp bạn xác định nguồn gốc hao phí và tối ưu hoá việc sử dụng tài nguyên
Hao phí kinh doanh có thể gồm nhiều dạng, không phải hao phí nào cũng là vật chất. Trên thực tế, việc tối ưu hóa các nguồn lực là một cách để giảm thiểu lãng phí năng lượng và nguyên liệu cũng như chi phí lao động. Cho dù là chất thải thông thường hay chất thải sản xuất, việc quản lý tài nguyên rất quan trọng đối với các doanh nghiệp trong nhiều ngành, chẳng hạn như các nhà sản xuất, công ty về chuỗi cung ứng hoặc các công ty F&B sử dụng các hóa chất và vật liệu có thể hết hạn sử dụng và/hoặc gây độc hại đối với môi trường.
Sử dụng giấy, Kho chứa
Giảm việc sử dụng các tài liệu giấy nhằm tiết kiệm giấy, giảm không gian lưu trữ và góp phần bảo vệ môi trường là một trong những mục tiêu khi các công ty áp dụng hệ thống ERP. Điều này đặc biệt đúng đối với các tập đoàn lớn hay các văn phòng lớn, vì họ buộc phải xử lý và tiêu hủy số lượng lớn tài liệu kinh doanh để bảo mật thông tin kinh doanh.
Một cách trực tiếp để bạn không cần sử dụng giấy tờ mà vẫn giữ bí mật tài liệu kinh doanh tại nơi làm việc là sử dụng hệ thống quản lý tài liệu như Odoo Documents, Dropbox hoặc OneDrive. Ví dụ như với Odoo Documents (Tài liệu Odoo), bạn có thể lưu trữ, chia sẻ, gửi các tài liệu đã quét trước đó, cũng như tạo các tài liệu kinh doanh như hóa đơn của nhà cung cấp, báo giá, hay hợp đồng có thể được phê duyệt và ký bằng chữ ký điện tử mà không cần in ra bất ký tài liệu giấy nào.
Bạn có thể xem đoạn video ngắn tại đây để biết thêm cách Odoo Documents có thể giúp bạn nhanh chóng chuyển đổi và số hóa các quy trình tài liệu của doanh nghiệp bằng các công cụ Nhận dạng Ký tự Quang học và AI.
Quản lý Hàng tồn kho
Lập kế hoạch quản lý hàng tồn kho kém và thiếu kiểm soát lượng hàng hoá tồn kho quá tải cũng có thể dẫn đến vấn đề hao phí. Ví dụ: nếu bạn làm việc trong lĩnh vực kinh doanh thực phẩm và đồ uống, một hệ thống ERP hiệu quả có thể giúp bạn theo dõi thời hạn sử dụng của các sản phẩm và nguyên liệu. Mô-đun kiểm kê hàng hoá tồn kho trong phần mềm ERP là công cụ hỗ trợ lý tưởng, giúp thông báo lượng thực phẩm hoặc nguyên liệu bị hao phí và xác định nguyên nhân hao phí là do lưu trữ không đúng cách, hư hỏng, rò rỉ hay do lỗi con người. Ngoài ra, bạn cũng có thể biết số lượng nguyên vật liệu không được tiêu thụ hoặc không bán được thông qua ứng dụng này, từ đó, đánh giá đâu là sản phẩm chủ chốt của doanh nghiệp và đâu là sản phẩm tiêu hao chi phí nhiều hơn so với giá thành của chúng.
Áp dụng chiến lược xuất kho phù hợp như FIFO (First In, First Out - Nhập trước, Xuất trước), LIFO (Last in, First Out - Nhập sau, Xuất trước), hoặc trong ngành F&B như FEFO (First Expired, First Out - Hết hạn trước, Xuất trước) là giải pháp then chốt để tránh sự hao phí không đáng có, thông qua việc cung cấp khả năng hiển thị và kiểm soát các sản phẩm dễ hư hỏng. Với các chức năng xuất kho được tích hợp sẵn như trên, các công cụ quản lý hàng tồn kho như Odoo Inventory có thể giúp bạn theo dõi và giám sát liên tục sự chuyển động của sản phẩm.
Dưới đây là một ví dụ về cách chiến lược FEFO được định cấu hình trong một số sản phẩm được lựa chọn trên Odoo Inventory (Quản lý hàng tồn kho Odoo), giao diện này sẽ nhắc hệ thống chọn các lô hàng tồn kho dựa trên ngày hết hạn, từ sớm nhất đến muộn nhất.
Sản xuất dư thừa
Một loại hao phí khác có thể đến từ việc sản xuất dư thừa do lập kế hoạch và dự báo không chính xác hoặc thiếu các công cụ báo cáo.
Phần mềm ERP có khả năng giúp bạn khắc phục vấn đề này bằng cách tự động hóa các báo cáo bán hàng hoặc hàng hoá tồn kho, bạn sẽ biết được sản phẩm nào chưa được bán và nguyên vật liệu nào chưa được sử dụng. Với việc tận dụng dữ liệu và xu hướng bán hàng trước đây, bạn có thể đưa ra quyết định sáng suốt cho lập kế hoạch nhu cầu: sản phẩm nào bạn cần cắt giảm do không bán chạy hoặc sản phẩm nào có thể mở rộng năng xuất.
Để gắn kết nhu cầu với sản xuất cung ứng và giảm sự thu mua không cần thiết, Odoo đã phát triển chức năng Replenish-to-Order (Bổ sung theo đơn đặt hàng) cho phép các doanh nghiệp mua hoặc sản xuất nguyên liệu đầu vào, đặc biệt là những nguyên liệu có thời hạn sử dụng thấp, chỉ khi có nhu cầu.
Tìm về tính năng Make-to-Order (Làm theo đơn đặt hàng) của Odoo và cách nó giúp quy trình thu mua của bạn đạt hiệu quả hơn here.
Bạn muốn tìm hiểu cách doanh nghiệp của bạn có thể cắt giảm chi phí và hao phí với Odoo ERP?
Hợp lý hoá Hậu cần và Tối ưu hóa Lộ trình
Một hệ thống ERP tốt có thể giúp bạn lập lịch giao hàng, tính toán các tuyến đường tốt nhất về tốc độ và sự hiệu quả. Việc tối ưu hóa hậu cần không chỉ tiết kiệm thời gian và nguồn nhân lực cho doanh nghiệp mà còn cắt giảm lượng khí thải gây ra hiệu ứng nhà kính.
Chẳng hạn như, nếu bạn là một công ty về chuỗi cung ứng, giải pháp ERP cho phép bạn thiết lập, lên lịch và thay đổi các điểm dừng trong các tuyến đường giao hàng, từ đó phân phối lượng hàng trên từng phương tiện vận chuyển một cách tiết kiệm nhất. Ngoài ra, bạn cũng có thể theo dõi các lô hàng và chắc rằng bạn không vận chuyển hàng hóa giữa các nơi một cách không cần thiết.
Giảm tiêu thụ nhiên liệu và chi phí trong khi tối ưu hóa năng suất của người vận chuyển chính là tác động bền vững rõ ràng nhất khi bạn tối ưu hóa các tuyến đường vận chuyển và lịch trình giao hàng trên hệ thống ERP.
Tăng tính minh bạch và Cải thiện sự phối hợp
Tính minh bạch trong toàn bộ hoạt động
Hệ thống ERP có khả năng hiển thị rõ ràng về hiệu suất tổng thể của doanh nghiệp, thông qua các bảng điều khiển trong giao diện để đưa ra các chỉ số liên quan đến hoạt động trong doanh nghiệp của bạn. Bằng cách chọn hiển thị các chỉ số quan trọng nhất, mỗi bộ phận kinh doanh có thể có cái nhìn tổng quan về các hoạt động của mình, đồng thời nắm bắt được thời điểm hợp lý để cắt giảm chi phí từ việc mua các nguyên vật liệu quá mức hay tìm lộ trình vận chuyển tiết kiệm nhiên liệu nhất.
Sự phối hợp giữa các phòng ban được cải thiện
Lãng phí thời gian và nguồn lực cũng có thể gặp phải ra khi quy trình làm việc của các bộ phận kinh doanh không được phối hợp với nhau. Quy trình làm việc không đồng bộ xảy ra khi một bộ phận cụ thể không thể đưa ra quyết định do truyền đạt sai, thông tin sai lệch hoặc sự tắc nghẽn trong hoạt động ở bộ phận khác. Trong những tình huống như vậy, mọi người phải chờ đợi thông tin, ký tên, phê duyệt và công việc liên quan cần được hoàn thành ở các bộ phận khác.
Một lợi thế to lớn của hệ thống ERP tích hợp là nó cung cấp tính liên kết và tự động hóa luồng thông tin giữa các phòng ban, cho phép phối hợp suôn sẻ, nhanh chóng và minh bạch hơn đồng thời các quyết định cũng được sắp xếp hợp lý.
Ví dụ như trong số các mô-đun được tích hợp đầy đủ trong hệ thống Odoo ERP, ứng dụng Odoo Purchase (Mua hàng Odoo) được kết nối với Odoo Accounting (Kế toán Odoo), tạo ra bút toán nháp khi Đơn đặt hàng mới được xác nhận.
Kiểm soát Chất lượng và Quản lý Vòng đời sản phẩm
Sản phẩm bị lỗi hoặc không đạt tiêu chuẩn chất lượng dẫn đến lãng phí nguyên vật liệu và chậm trễ trong sản xuất. Các mô-đun ERP được thiết kế cho quy trình sản xuất và chế tạo như Quality and Product Lifecycle Management (Quản lý Chất lượng và Quản lý Vòng đời sản phẩm PLM), giúp các nhà sản xuất phát hiện, giám sát và theo dõi tất cả dữ liệu liên quan đến sản xuất.
Trong mô-đun Odoo Quality (Quản lý Chất lượng Odoo), bạn có thể thiết lập kế hoạch kiểm soát chất lượng sản phẩm và kích hoạt việc kiểm tra chất lượng trong các bước nhất định của quy trình kiểm kê hoặc hoạt động sản xuất.
Nếu bạn là một doanh nghiệp sản xuất, Odoo Quality hỗ trợ bạn giám sát dây chuyền sản xuất của mình, xác định các thiết bị và nhà máy tại chỗ, và kiểm soát thời gian hoạt động của chúng. Với sự trợ giúp của các công cụ và tính năng quản lý chất lượng như cảnh báo chất lượng tự động, bạn có thể giảm thiểu việc sản xuất các sản phẩm lỗi, cũng như phát hiện và khắc phục kịp thời các tình huống nếu một phần thiết bị bị lỗi hoặc một sản phẩm không vượt qua phân đoạn kiểm tra chất lượng.
Mặc dù các thiếu sót và lỗi không thể được loại bỏ hoàn toàn, nhưng các công cụ quản lý chất lượng trong một hệ thống ERP được tích hợp đầy đủ như Odoo có thể làm giảm thiểu thiệt hại và hao tổn do các sự cố gây ra ngay lập tức. Nhờ đó, doanh nghiệp của bạn sẽ tiết kiệm được chi phí và thời gian trong quá trình sản xuất.
Áp dụng Lưu trữ Đám mây
Lựa chọn lưu trữ phần mềm ERP của bạn trên đám mây có thể mang lại nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp của bạn và môi trường.
Ước tính rằng, việc di chuyển hệ thống CNTT sang lưu trữ đám mây có thể tiết kiệm tới 30 - 40% tổng chi phí sở hữu phần mềm , do nó làm giảm nhu cầu về phần cứng tại chỗ cũng như nguồn nhân lực, vật chất và tài chính cần thiết để duy trì hệ thống. Lưu trữ đám mây cho phép doanh nghiệp của bạn linh hoạt trong hoạt động kinh doanh, mở rộng về khả năng lưu trữ và dung lượng chưa được sử dụng.
Bên cạnh đó, việc lưu trữ trên đám mây còn mang lại lợi ích cho môi trường vì nó làm giảm tác động của các-bon đối với trung tâm dữ liệu của doanh nghiệp. Các nhà cung cấp đám mây, bao gồm cả Google Cloud Platform (GCP) và Amazon Web Services (AWS) đã cam kết tạo ra trung tâm dữ liệu đám mây trung tính với các-bon và tiết kiệm gấp đôi năng lượng so với một trung tâm dữ liệu truyền thống.
Tham khảo thêm cách các đám mây công cộng như Google Cloud Platform có thể cung cấp giải pháp lưu trữ máy chủ an toàn, bảo mật hơn và linh hoạt hơn here.
Port Cities có thể giúp bạn lựa chọn các tùy chọn lưu trữ đám mây tốt nhất.
Dữ liệu thực = Linh hoạt và Đưa ra Quyết định tốt hơn
Một trong những mục đích chính của việc triển khai hệ thống ERP là thu thập, tập hợp, lưu trữ dữ liệu và thông tin về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp trong thời gian thực. Khả năng cung cấp dữ liệu kinh doanh ngay lập tức của hệ thống ERP cho phép các nhà quản lý doanh nghiệp truy cập vào dữ liệu mong muốn cũng như đánh giá hiệu quả của chiến lược kinh doanh của họ trong thời gian thực. Từ đó, họ thực hiện các điều chỉnh liên tục trong các lĩnh vực cần được liên kết hoặc các nguồn lực cần phân bổ và sử dụng chúng tốt hơn.
Người sử dụng phần mềm ERP có thể định cấu hình các thông số đo lường cần được hiển thị cho từng dự án. Bất kể liên quan đến Kế toán, Bán hàng hay Quản lý hàng tồn kho, dữ liệu thời gian thực có khả năng giúp họ xác định lĩnh vực nào mang lại nhiều giá trị nhất hoặc không mang lại lợi nhuận. Điều này tạo ra nhiều cơ hội hơn cho doanh nghiệp thúc đẩy các chiến thuật hiệu quả và giảm sản xuất dư thừa hoặc dự trữ quá nhiều nguồn đầu vào.
Để chứng minh cách dữ liệu thời gian thực có thể thúc đẩy quá trình đưa ra quyết định tốt hơn như thế nào, chúng ta hãy tìm hiểu tính năng Kế toán Phân Tích (Analytical Accounting) trong ứng dụng Kế toán Odoo.
Kế toán Phân Tích là tính năng cung cấp tổng quan rõ ràng về lợi nhuận của các phòng ban khác nhau hoặc các dự án cụ thể và thời gian khuyến mãi thông qua tất cả các mô-đun của Odoo như Bán hàng, Mua hàng, Sản xuất, Lập hóa đơn, bằng cách phân biệt các chi phí phát sinh theo thời gian hoặc xác định các lĩnh vực mang lại sự gia tăng doanh thu. Tính năng này giúp bạn chia nhỏ các bản kê khai tổng hợp của doanh nghiệp thành các danh mục (các bản kê khai phân tích) theo bộ phận, dự án, nhóm sản phẩm, v.v., và cung cấp chế độ xem tùy chỉnh cho số dư lỗ/lãi theo cách thức động hơn so với trong sổ cái chung của bạn.
Port Cities có thể giúp hoạt động kinh doanh của bạn xanh hơn với Odoo
Tất cả các lĩnh vực đề cập ở trên sẽ được kết nối với nhau thông qua một phần mềm ERP linh hoạt và toàn diện như Odoo, có khả năng giúp bạn thực hiện chiến lược bền vững của doanh nghiệp.
Tất cả các lĩnh vực đề cập ở trên sẽ được kết nối với nhau thông qua một phần mềm ERP linh hoạt và toàn diện như Odoo, có khả năng giúp bạn thực hiện chiến lược bền vững của doanh nghiệp.
Port Cities có đội ngũ chuyên môn đa dạng, cung cấp dịch vụ khách hàng trong nhiều ngành khác nhau trên toàn thế giới, điển hình như Sản xuất, Chuỗi cung ứng và Bán lẻ. Hãy liên hệ với các chuyên gia tư vấn của chúng tôi ngay hôm nay để tìm hiểu thêm cách bạn có thể phát triển hoạt động kinh doanh của mình bền vững hơn.
