7 phương pháp làm việc từ xa hiệu quả dành cho các quản lý & chủ doanh nghiệp
Vận hành doanh nghiệp của bạn ngay cả trong khủng hoảng

Ảnh hưởng nghiêm trọng mà đại dịch COVID-19 gây ra đã làm thay đổi đột ngột cách chúng ta sử dụng thời gian mỗi người. Thậm chí phong cách làm việc mà chúng ta đã quen thuộc cũng nhanh chóng thay đổi theo từng ngày. Rất nhiều công ty đã áp dụng những biện pháp giãn cách xã hội để cho nhân viên có thể làm việc ở nhà an toàn. Đại dịch COVID-19 càng kéo dài đồng nghĩa có thêm nhiều nhân việc làm việc tại nhà, góp phần “mang lại nỗ lực để giảm sự tập trung của con người và đảm bảo các nhóm có thể làm việc an toàn và yên tâm” (Tim Cook - CEO của Apple).

Các lãnh đạo doanh nghiệp đều đã quen thuộc với văn hóa văn phòng - nơi mà họ có thể thể hiện kinh nghiệm lãnh đạo và truyền cảm hứng cho nhân viên bằng cách động việc họ, thế nhưng bây giờ họ buộc phải thay đổi cách lãnh đạo và quản lý. Tất nhiên, họ sẽ có những mối quan tâm khác:

  • Liệu có gì đảm bảo rằng tất cả những dự án được triển khai hiệu quả?

  • Làm thế nào để biết nhân viên mình liệu có hoàn thành tốt trách nhiệm hay không?

  • Làm thế nào để giao tiếp hiệu quả với đội ngũ của mình?

Làm việc từ xa thực ra đã phổ biến từ trước đó trong những công ty phần mềm bởi vì nguồn lực linh hoạt và nền tảng công nghệ tiện ích phục vụ cho công việc. Nhưng ngay tại thời điểm nghiêm trọng khi đại dịch COVID-19 bùng phát, thậm chí bạn có làm việc ở những công ty sản xuất hay là công ty bán lẻ thì vẫn nên biết cách làm việc tại nhà. Vì đó là cách phù hợp nhất hiện nay để giúp cho doanh nghiệp tiếp tục vận hành trong khi vẫn tiếp tục theo dõi những diễn biến của thế giới.

Vậy làm thế nào để các lãnh đạo doanh nghiệp thay đổi được cách làm việc của mình?

Dưới đây là 7 cách chúng tôi gợi ý cho các quản lý và chủ doanh nghiệp để làm việc từ xa, đội ngũ Port Cities của chúng tôi cũng đã thử và áp dụng đối với toàn bộ hệ thống vận hàng và nhân viên ở đây.


1. Kiểm soát toàn bộ công việc trên nền tảng quản lý dự án tích hợp

Một nền tảng quản trị dự án mạnh mẽ sẽ giúp cho các nhân viên, đặc biệt là những ai đang làm việc cùng một nhóm dễ dàng hơn khi làm việc cùng một dự án với nhau.

Có rất nhiều công cụ được các công ty sử dụng quản lý dự án, điển hình như Asana, Trello, Jira hoặc mới đây nhất là Monday (được quảng cáo liên tục trên Youtube). Tuy nhiên, các công ty dịch vụ như các công ty tư vấn luật, agency marketing thường sử dụng khá nhiều các nền tảng khác nhau để làm việc với nhiều khách hàng. Do đó sẽ rất khó để theo dõi và bám sát quy trình làm việc với khách hàng.

Nếu đội ngũ của bạn vẫn làm việc ở văn phòng thì việc thảo luận trực tiếp hoàn toàn dễ dàng. Và bạn sẽ nhận được phản hồi ngay từ các thành viên trong nhóm của mình. Nhưng khi mọi người đều không có mặt tại văn phòng, nhà quản lý cần có nhiều cách linh hoạt hơn để kiểm tra và quản lý công việc giao cho nhân viên tốt hơn theo những cách đơn giản để mọi người biết được trách nhiệm của mình trong công việc như thế nào.

Một phần mềm tích hợp đầy đủ các chức năng (giống như Odoo Project) có thể giải quyết được tất cả những vấn đề nhanh chóng. Những thông tin có liên quan được tập hợp, sử dụng và báo cáo trong chương trình này với những lợi ích như:

  • Dễ dàng giao việc với hướng dẫn rõ ràng: Nếu bạn không giao việc đúng cách, mọi người sẽ không biết ưu tiên làm việc nào, thời gian dành cho mỗi việc là bao nhiêu và khi nào là đến hạn cuối. Với một nền tảng như Odoo, bạn có thể giao việc nhanh chóng. Dựa trên khả năng của mỗi nhân viên và thời gian dành ra, bạn có thể kiểm tra được quá trình và so sánh nó với tổng thời gian của mỗi dự án. Bạn cũng có thể chia nhỏ công việc thành những công việc phụ khác để dễ theo dõi hơn.

  • Quản lý nguồn lực và sắp xếp công việc với hạn cuối dành cho cả nhóm. Khả năng như thế nào? Có bao nhiêu nhân viên không có đủ công việc để làm? Nhờ vào ứng dụng dự báo/lập kế hoạch trong Odoo, bạn có thể thấy khối lượng công việc trong mỗi dự án là bao nhiêu và so sánh với thực tế, dựa trên nguồn thu thập dữ liệu thông qua ứng dụng Timesheet (Bảng thời gian).

  • Tiết kiệm thời gian và chi phí để giúp cho dự án có lợi nhuận. Thay vì đầu tư vào nhiều công cụ quản lý dự án khác nhau thì chỉ cần một nền tảng cũng đó giải quyết hết mọi vấn đề. Nếu bạn sử dụng những ứng dụng Odoo cho toàn bộ quy trình (dự báo nguồn lực, giao việc, theo dõi thời gian và tiến trình, đưa ra hóa đơn cho khách hàng), bạn có thể tự động hóa một số phần để tiết kiệm thời gian và chi phí.


2. Chuẩn bị tốt cho buổi họp trực tuyến của công ty

Họp là một trong những hoạt động quan trọng ở các công ty và tổ chức để nhìn lại kết quả hoặc thông báo tin tức mới nhất của công ty. Các lãnh đạo doanh nghiệp trong các công ty mà họp hành là một kiểu “văn hóa” thì sẽ thấy rất khó khăn trong việc triển khai một buổi họp trực tuyến. Họ vốn đã quen với những cuộc họp được tổ chức trong không gian rộng với đầy đủ các thiết bị. Nhưng trong tình cảnh này, bạn phải cân nhắc rút ngắn lại số lượng và thời gian của mỗi cuộc họp, cũng như là xây dựng một cuộc họp nhanh chóng, hiệu quả và đi thẳng vào vấn đề.

Có rất nhiều yếu tố để chuẩn bị một cuộc họp trực tuyến hiệu quả, bạn phải đảm bảo những điều sau:

  • Chia sẻ chính xác thời gian và nền tảng để nhân viên có thể tham gia. Bạn có thể gửi email, hoặc để lại một tin nhắn trong kênh giao tiếp để thông báo về cuộc họp. Trong những tin nhắn này, hãy chắc chắn rằng bạn đã gửi liên kết đến phòng họp trực tuyến cho mọi người có thể truy cập được.

  • Chuẩn bị và chia sẻ những tài liệu cần thiết cho nhân viên của bạn và nhắn với họ cần chuẩn bị gì những thông tin cần thiết gì.

Dưới đây là một số các mẹo chúng tôi đề xuất để có một buổi họp trực tuyến hiệu quả:

  • Chọn một nơi yên tĩnh: Cố gắng cho một nơi yên tĩnh trong nhà của bạn với đầy đủ ánh sáng. Bạn có thể tổ chức cuộc họp ngay tại phòng làm việc, ở bàn làm việc hoặc trên ghế sofa trong phòng khách. Cho dù là bất kỳ nơi nào, hãy tắt microphone khi không nói để đảm bảo bạn có thể giảm được những tiếng ồn gây xao nhãng trong khi mọi người đang tập trung vào cuộc họp.

  • Chọn nền tảng họp trực tuyến đáng tin cậy: Đại dịch COVID-19 đã buộc nhiều nhân viên văn phòng làm việc tại nhà, và Zoom trở thành một công cụ hữu ích và phổ biến cho doanh nghiệp, hay là bất kỳ tổ chức giáo dục nào cũng có thể dễ dàng thiết lập. Nhưng dạo gần đây, Zoom bắt đầu bộc lộ những rủi ro bảo mậtvà cũng có nhiều công ty khuyên không nên dùng phần mềm này để làm việc với khách hàng. Do đó, để đảm bảo những cuộc họp không bị gián đoạn và an toàn, hãy chọn những nền tảng tốt và uy tín (như chúng tôi tại Port Cities thường sử dụng Google Meet).

  • Tạo chương trình cuộc họp và hẹn giờ ở Google Calendar (hoặc là công cụ khác). Một chương trình hợp rõ ràng sẽ thông báo đến với tất cả người tham gia về những đề tài sẽ được thảo luận, cũng như về những đóng góp từ phía họ. Cố gắng gửi lịch trình cuộc họp trước ít nhất 24 giờ và xem phản hồi từ những người tham gia.

  • Chia sẻ những nội dung tóm tắt cuộc họp với những thông điệp hành đồng để mọi người cùng biết về những bước tiếp theo cần thực hiện là gì.


3. Xây dựng chương trình đào tạo trực tuyến rõ ràng và dễ hiểu

Nếu các nhân viên của bạn vẫn đang tiếp tục làm việc thì hãy đảm bảo rằng kế hoạch phát triển của họ sẽ không dừng lại. Rất nhiều nhà quản lý thường xem điều này khá phức tạp, nhưng trên thực tế, đào tạo nhân lực mang lại nhiều ích lợi cho công ty. Bạn có thể sử dụng những tài liệu này để đào tạo cho nhân viên mới khi bắt đầu vào công ty. Trong trường hợp có bất kỳ nhân sự quan trọng nào rời công ty thì kiến thức của họ vẫn còn được giữ lại ở tại doanh nghiệp để hướng dẫn cho những người mới.

Phần lớn những nhà quản lý thường chọn các công cụ gọi trực tuyến như Zoom hay là Google Meet để đào tạo. Tuy nhiên, chỉ một phần nhỏ trong các công cụ đấy có thể lưu lại những tài liệu đào tạo để sử dụng trong tương lai. Lựa chọn một nền tảng học trực tuyến chính là chìa khóa giúp cho bạn có thể giới thiệu những phương pháp mới trong đào tạo của mình.

Với một nền tảng phù hợp, bạn có thể tạo những khóa học thú vị và có tính tương tác cao cho nhân viên, đồng thời cũng dễ dàng theo dõi quá trình học và kiểm tra độ hiểu biết của họ. Một nền tảng có thể hỗ trợ bạn xây dựng khóa học trực tuyến nhanh chóng và hiệu quả đó là Odoo - Chúng tôi cũng đã có bài viết về cách xây dựng nền tảng học trực tuyến với Odoo giúp bạn dễ dàng thực hiện theo từng bước..


4. Quản lý thời gian linh hoạt, tập trung vào kết quả

Các nhà quản lý và lãnh đạo của doanh nghiệp có phong cách quản lý micromanaging (quản lý tiểu tiết) thường sẽ cảm thấy khó khăn khi quản lý nhóm trên tình hình này. Làm việc tại nhà đồng nghĩa với việc thời gian làm việc bình thường sẽ khó đảm bảo chặt chẽ - cách bạn quản lý nhóm phải được thay đổi.

Những nhà quản lý, hay chủ doanh nghiệp nên hiểu rằng khung giờ làm việc bình thường của các nhân viên mình đã thay đổi và nhận ra rằng họ phải thay đổi kỳ vọng cho đến khi khủng hoảng đi qua. Một nhân viên khi làm việc tại nhà với con nhỏ phải cố gắng cân bằng giữa công việc và chăm sóc gia đình, vì thế giờ giấc văn phòng không thể được áp dụng trong nhiều trường hợp khi làm việc online

Một trong những giải pháp cho các nhà quản lý để quản trị thời gian tốt hơn đó là tập trung vào kết quả.

Bạn nên đưa ra một KPI cụ thể cho cả nhóm, cũng như là cho từng cá nhân, sau đó theo dõi tiến trình. Một lời khuyên từ Port Cities đó là hãy yêu cầu nhân viên gửi cho bạn một bản tóm tắt công việc hằng ngày, kế hoạch cho những ngày tiếp theo và liệu họ có cần giúp đỡ gì hay không.


5. Giao tiếp mạch lạc khi mọi người không ở cùng nhau

Sự tương tác làm nên hiệu quả của từng nhóm làm việc để thắt chặt mối quan hệ, xây dựng niềm tin, đem lại sự hài lòng trong công ty và quan trọng nhất là giúp cho nhóm làm việc hoàn thành công việc tốt hơn.

Thường xuyên họp 1-1

Các quản lý nên có cuộc họp 1-1 thường xuyên. Thứ 2 là thời gian thích hợp nhất để đánh giá lại quá trình vì bạn có thể dễ dàng đánh giá lại hiệu quả tuần trước, cũng như là ưu tiên những công việc sắp tới. Dưới đây là một số cách để đánh giá công việc hiệu quả:

  • Thảo luận với nhân viên về những buổi họp 1-1 này. Nói cho họ biết những gì sẽ thảo luận tại cuộc họp và những tài liệu, kiến thức nào cần phải chuẩn bị.

  • Tạo chương trình họp và gửi lời mời thông qua lịch.

  • Thiết lập một nền tảng họp trực tuyến. Bạn nên thử những phần mềm đáng tin cậy hỗ trợ cho công việc họp trực tuyến của mình.


Giao tiếp nội bộ linh hoạt

Phần khó nhất của các nhà quản lý và các chủ doanh nghiệp khi làm việc từ xa đó là làm thế nào để cân bằng giữa việc không giao tiếp và giao tiếp quá nhiều. Đừng bao giờ để một ngày làm việc trôi qua mà không nói với mọi người một câu nào. Nhưng cũng đừng nên lấn át quá nhiều thời gian làm việc của nhân viên bạn mà với email, những cuộc gọi và tin nhắn, điều này sẽ dễ khiến bạn trở thành một người sếp quản lý tiểu tiết. Mỗi người quản lý đều có những tính cách khác nhau, bạn có thể biết được đâu là điểm mạnh, điểm yếu trong giao tiếp và chọn những hình thức giao tiếp phù hợp. Không những thế, bạn nên cân nhắc một số yếu tố sau đây:

  • Lựa chọn kênh phù hợp để truyền tải thông điệp: Email được sử dụng để cho các thông báo quan trọng hoặc những vấn đề phức tạp cần được hướng dẫn chi tiết. Ngữ điệu của các tin nhắn được viết trong email cần truyền tải kiến thức và ngôn ngữ trang trọng. Khi bạn cần có sự phản hồi từ đội ngũ của bạn, hãy gửi tin nhắn trực tiếp trên kênh giao tiếp của nhóm.

  • Tạo sự tương tác giữa các kênh giao tiếp của công ty. Mỗi công ty hiện đại đều có những phòng chat (đó là nơi mọi nhân viên có thể tương tác với nhau). Cố gắng thu hút sự quan tâm của mọi người vào những câu chuyện mà bạn truyền tải trong các nhóm chat này khiến cho mọi người cảm thấy hứng thú hơn.

  • Đừng bỏ qua những biểu cảm trong tin nhắn của mình. Đôi khi nhân viên của bạn không biết được bạn đang cảm thấy như thế nào, nhưng biểu tượng cảm xúc sẽ giúp cho họ hiểu rõ hơn.

6. Cấu trúc các tài liệu và cấp quyền chia sẻ

Truy cập nhanh chóng các tài liệu trực tuyến rất là quan trọng trong những ngày này bởi vì mọi người không thể chỉ đơn giản kiểm tra những bản cứng ngay tại văn phòng. Khi bạn bắt đầu việc lưu trữ tài liệu online, hãy nghĩ ngay đến việc bảo mật. Thế nhưng nếu bạn quản lý hệ thống chia sẻ tài liệu và bạn sử dụng nền tảng tin cậy và an toàn, mọi tài liệu được lưu trữ trực tuyến sẽ an toàn hơn và hiệu quả hơn. Để giúp cho nhóm của bạn có thể truy cập các tài liệu này nhanh chóng và dễ dàng hơn, bạn nên:

  • Đảm bảo mọi tài liệu quan trọng được lưu trữ ở một nơi (Google Drive, Dropbox, Odoo Documents). Đồng thời có lên một cấu trúc các thư mục liên kết chặt chẽ giữa các phòng ban, khách hàng và quy trình sẽ giúp mọi người dễ dàng tìm kiếm được những tài liệu mình cần một cách nhanh chóng.

  • Giao quyền truy cập tài liệu cho những nhân viên của bạn. Quy truy cập thường nên xây dựng theo một cấu trúc hình kim tự tháp. Đỉnh cao nhất của Kim Tự Tháp là các tài liệu trao đổi giữa các giám đốc và trưởng các bộ phận, các tài liệu này bao gồm những thông tin chiến lược của cả công ty. Ở giữa là tài liệu chia sẻ giữa các trưởng bộ phận và thành viên trong nhóm với những tài liệu về triển khai dự án. Và ở phần đáy chính là những tài liệu làm việc nội bộ giữa các thành viên với nhau.

  • Đặt tên và đánh số các tài liệu để đảm bảo dễ tìm. Mỗi tài liệu doanh nghiệp nên thống nhất một mẫu đặt tên chung: Tên khách hàng - Tên dự án - Ngày - Số hợp đồng.

7. Tổ chức team-building trực tuyến cho nhóm của bạn

Team building là một trong những hoạt động quan trọng trong văn hóa công ty để giúp kết nối các thành viên với nhau. Phần khó nhất chính là mọi người không thể gặp mặt trực tiếp được với nhau. Bạn chắc chắn muốn giới thiệu những thành viên mới với nhóm, cũng như là thắt chặt sự đoàn kết giữa những thành viên. Dưới đây là một số cách từ Port Cities giúp bạn tổ chức team-building thành công:

  • Xác định mục đích của hoạt động team-building. Đôi khi bạn thấy một vấn đề nào đó trong giao tiếp, hoặc là bạn muốn tận hưởng một khoảng thời gian thoải mái với đồng nghiệp của mình. Bước đầu tiên đó là xác định được động lực mà bạn muốn tổ chức một buổi team-building để mọi người đều có thể vui vẻ tham gia.

  • Thiết kế một chương trình team-building khiến cho mọi người thích thú và phù hợp với mục tiêu của chương trình team-building. Các trò chơi đoán từ ngữ có thể cải thiện giao tiếp, hoặc là một chương trình thú vị có thể giúp cho mọi người cảm thấy thoải mái. Có  rất nhiều lựa chọn để giúp cho chương trình team buildingcủa bạn để giúp cho mọi người có thể tương tác tốt với nhau hơn.

  • Chuẩn bị thời gian, các công cụ và nền tảng cho mọi người có thể chia sẻ và thấy được mặt lẫn nhau. Bạn cần đảm bảo đưa hết mọi thông tin cần thiết để mọi người có thể kết nối với các hoạt động của công ty.


Lời kết

COVID-19 đến nay vẫn chưa có dấu hiệu giảm trên khắp thế giới. Chúng ta không có sự lựa chọn nào ngoài việc chấp nhận hoàn cảnh này và vượt qua nó. Xây dựng văn hóa công ty vượt qua thời điểm đại dịch sẽ là giúp cho bạn có thêm nhiều kinh nghiệm. Hãy tận dụng thời gian này và cải thiện kỹ năng quản lý của bạn, cũng như giúp cho công ty vượt qua những khủng hoảng.

Hiện nay, có rất nhiều ứng dụng dành cho các công ty dịch vụ giúp bạn có thể điều hành công ty từ xa. Làm việc từ xa không chỉ là một giải pháp tạm thời, mà còn trở nên phổ biến hơn giữa các đồng nghiệp với nhau. Với những lựa chọn hiện tại trên thị trường, chúng ta có thể thấy được tương lai của làm việc trực tuyến là thế nào. Bởi vì làm việc từ xa sẽ không dừng lại, thậm chí khi đại dịch COVID-19 kết thúc.

Port Cities có thể giúp bạn bắt kịp xu hướng quản lý cho công ty trực tuyến. Liên hệ đội ngũ tư vấn của chúng tôi và thảo luận về giải pháp mà chúng tôi đề xuất.

Kha Nguyen
30 tháng 4, 2020
CHIA SẺ BÀI VIẾT NÀY
Đăng nhập to leave a comment
8 cách thúc đẩy doanh số cho chủ nhà hàng và quán cà phê mùa dịch COVID-19
Điều hướng cuộc khủng hoảng với những giải pháp công nghệ thông minh