Lugar: Cambodia, Francia, Global
Industria: ONG
Numero de usuarios en Odoo: 120
Tamaño de la Compañía: Grande
Tiempo de implementación: 1 año
Modulos Implementados: Contabilidad, Compras, Punto de venta, Inventario, Facturación, Gastos.
Pour un Sourire d'Enfant (PSE) - For a Child's Smile es una organización francesa sin fines de lucro fundada en 1995 por Christian y Marie-France des Pallières, que decidieron tomar acción tras ser testigos de los horrores de la pobreza en los niños de una Camboya devastada por la guerra. La organización tiene una importante misión humanitaria: ayudar a miles de niños camboyanos a salir de la indigencia proporcionándoles una atención sanitaria adecuada, educación y formación profesional para que puedan llegar a ser miembros independientes de la sociedad.
Port Cities entrevistó al Sr. Clement Muris, consultor del director general de PSE, y a Vojtech Krotky, Director de Port Cities Vietnam, que también fue el director del proyecto y analista principal del mismo. Vamos a sumergirnos y aprender cómo PSE fue capaz de utilizar Odoo para fortalecer su administración y proporcionar apoyo a más de 6500 niños que están en riesgo en Camboya.
1. ¿Puede hablarnos brevemente de la organización?
Sr. Muris: Pour un Sourire d’Enfant (PSE) – For a Child’s Smile - es una organización francesa sin fines de lucro que opera en Camboya en virtud de un memorando de entendimiento (MOU) con el Ministerio de Asuntos Exteriores desde 1995. La misión de PSE es ayudar a los niños que sufren graves dificultades, reintegrándolos en la sociedad y creando un entorno seguro y adecuado para que puedan estudiar y aprender un oficio lo más cualificado posible. Reconocida por las autoridades locales, PSE trabaja con pleno respeto al país de Camboya, con los camboyanos, y apoya así el desarrollo sostenible de la nación.
PSE gestiona seis programas principales que responden a las necesidades de los niños, lo que permite un enfoque integrado clave para el éxito de su acción: nutrición, asistencia sanitaria, protección y alojamiento, educación general, formación profesional y apoyo familiar.
Para el curso escolar 2019-2020, PSE atiende a más de 6.500 niños en sus diferentes programas. Cada año se gradúan entre 300 y 400 estudiantes del Instituto de PSE. En la actualidad, un total de 5.000 graduados del programa de formación profesional de PSE se han integrado con éxito al mercado laboral con un puesto realmente calificado. Viven con dignidad y mantienen a su familia.
PSE emplea a unos 650 camboyanos y a 5 personas en Francia. 300 voluntarios de varios países promueven activamente la organización y recaudan fondos mediante donaciones y patrocinios.
En 2000, el PSE fue galardonado con el Premio Francés de Derechos Humanos por la República Francesa.
En 2021, el fundador del PSE fue condecorado como Comandante de la Orden Nacional del Mérito por el Embajador de Francia en Camboya.
2. ¿Utilizaba algún sistema de información antes de Odoo?
Sr. Muris: Antes de Odoo, utilizábamos sistemas independientes individuales, incluido un sistema de contabilidad sencillo (CIEL) con funcionalidades limitadas y características contables básicas y un sistema de recursos humanos. También utilizábamos un sistema de TPV estándar para nuestro restaurante sin fines de lucro, el hotel, la tienda de regalos y otras instalaciones de formación profesional.
Sr. Krotky: Antes de adoptar un sistema ERP todo en uno, es habitual que los clientes utilicen varios sistemas de información independientes y hojas de Excel para departamentos empresariales específicos que se supone que están interconectados, como el de compras y el de contabilidad, con complicados trámites y procesos de aprobación.
El hecho de tener la información almacenada en sistemas tan separados puede provocar la pérdida o duplicación de datos y, a la larga, dificultades para consolidar los distintos conjuntos de datos, lo que no permite elaborar informes eficientes. Este problema puede solucionarse de forma sencilla con un sistema ERP correctamente implantado, que almacene todos los datos en un único lugar.
3. ¿Cuáles fueron las principales motivaciones y expectativas hacia el nuevo sistema ERP?
Sr. Muris: El proveedor del sistema de contabilidad que utilizábamos dejó de prestar asistencia y mantenimiento. Por lo tanto, con este proyecto, pretendíamos no solo sustituir el antiguo sistema contable, sino tomar esta iniciativa para modernizar el departamento financiero y dotar a nuestro personal de una herramienta que pueda ofrecer más funcionalidades y ampliar el ámbito de actuación del departamento.
No teníamos un sistema informatizado para el flujo de trabajo de las compras: todo se hacía en formularios y facturas en papel, lo que dificultaba la búsqueda de información, el análisis de las actividades de compra y la toma de decisiones empresariales. Así que la idea era digitalizar también el proceso en la función de Compras. Un proceso de compra automatizado nos ayudaría a cometer menos errores de entrada manual en la creación de órdenes de compra, eliminaría la necesidad de firmas manuales y reduciría el tiempo de espera durante las aprobaciones, haciendo así el proceso más fluido y eficiente. Como resultado de tener toda la información de compras en un solo sistema, tendríamos una visibilidad completa y podríamos hacer un análisis de nuestras actividades.
Con el nuevo ERP, también pretendíamos mejorar la gestión del inventario, de las cuales la principal es una gran cantidad de arroz (una promedio de 8 toneladas cada semana) que se distribuye a 1.600 familias semanalmente.
Antes, todos nuestros datos se almacenaban en complicadas hojas de cálculo de Excel y cada departamento tenía un formato diferente de entrada de datos, y las entradas y salidas de existencias se registraban manualmente. Un sistema automatizado de gestión de inventarios nos ayudaría a reducir los errores durante la introducción manual y a evitar la pérdida de datos.
Lo más importante es que con Odoo esperábamos agilizar los procesos intradepartamentales con módulos integrados que conectan todos los procesos mencionados anteriormente. En lugar de tener a 4 personas en diferentes departamentos introduciendo la misma información en varias etapas del proceso, estos datos ahora sólo tienen que introducirse una vez al principio y están vinculados a todos los departamentos implicados que pueden ver la información.
Thanks to the integrated ERP system that helps reduce a significant amount of paperwork and manual entry, we can better allocate our human resources. Our staff volunteers can focus on more important responsibilities which add value to our humanitarian mission.— Sr. Clement Muris, Consultor del Director General de PSE
Sr. Krotky: El ERP es tan fuerte como los procesos y flujos de trabajo de la organización. Por ello, el primer paso en esta implantación fue comprender los procesos de contabilidad y compras de PSE, para luego re diseñarlos y automatizarlos. PSE aportó el conocimiento de sus procesos y sus requisitos, mientras que Port Cities aportó la experiencia en ERP y las mejores prácticas operativas. El éxito de la implantación de un ERP consiste en encontrar un área común entre ambos.
Nuestro objetivo principal era digitalizar todo el flujo de trabajo E2E -para eliminar la documentación en papel- y lo tuvimos presente durante todo el diseño del sistema, asegurándonos de que todos estos flujos se confirmaran y probaran durante las exhaustivas pruebas E2E tanto internas como con los usuarios finales de PSE.
Por ejemplo, un proceso de aprobación que antes implicaba el paso de papel por hasta 5 personas, ahora se puede realizar digitalmente en unos pocos clics. O si tienes que buscar una transacción pasada, la antigua práctica era que tenías que ir a una sala de archivos llena de documentos en papel y buscar la copiadora; ahora esta información se puede encontrar en unos pocos clics en Odoo.
Durante la implantación, debemos encontrar siempre el punto óptimo: mantener la participación de los dueños de los procesos empresariales y los usuarios finales lo antes posible para poner en marcha la gestión del cambio en la organización, y combinarla con los conocimientos técnicos y las mejores prácticas del sector.
4. ¿Qué les hizo decidirse por Odoo como software ERP principal y por Port Cities como socio de implantación?
Sr. Muris: El equipo de TI de PSE realizó una amplia investigación sobre los proveedores de servicios de ERP en la región (Asia). Estábamos abiertos a una variedad de opciones de ERP como Odoo, Microsoft Dynamics, Oracle, SAP y otros socios de implementación de ERP, incluidos dos socios de Odoo.
De las 10 propuestas que recibimos, la de Port Cities fue una de las más estructuradas, con intenciones serias y que abordaba con precisión todos los retos que intentábamos resolver con un nuevo ERP.
En el segundo paso, nos reunimos y realizamos una demostración con tres socios de implementación de ERP preseleccionados. La mejor impresión la tuvimos con Odoo, que nos pareció muy flexible, fácil de usar e incluso para personas con conocimientos limitados de informática. Es especialmente adaptable y personalizable a las necesidades específicas de la empresa, mientras que otros sistemas parecían ser más resistentes a los cambios o ajustes.
Otra ventaja de Odoo era su precio, muy accesible en comparación con otros productos. Con Odoo, percibimos menores riesgos financieros y un mayor retorno de la inversión gracias a una estructura de costos de licencia muy transparente y justa, calculada por usuario.
En cuanto a Port Cities, demostraron experiencia y conocimientos en proyectos anteriores de clientes en la región y nos proporcionaron un calendario y unas proyecciones de implementación más realistas. Dado el tamaño de ambas empresas, confiábamos en que serían capaces de ofrecer un nivel de atención y apoyo al cliente que iba más allá de una simple asociación comercial. Y lo que es más importante, pudieron enviar a miembros clave del equipo a Camboya durante todo el proyecto, lo que fue fundamental para el éxito del mismo.
Sr. Krotky: Siempre se agradece que el cliente tenga las expectativas y los requisitos claros, y que esté disponible para discutir con nosotros la visión del sistema, así como nuestra comprensión del estado actual, como fue exactamente el caso de PSE, siempre dispuesto a aclarar los detalles, durante una reunión en línea o en persona.
También es importante tener en cuenta que, en caso de que se prevea una implantación de ERP de mayor envergadura (miles de horas), el análisis inicial, la comprensión del contexto del cliente y la planificación del proyecto también llevarán más tiempo que en el caso de una implantación de 50 días-hombre.
¿Necesita información sobre cómo implementamos Odoo ERP?
5. ¿Qué módulos se han implantado o adaptado? ¿Qué departamentos participaron en los nuevos cambios?
Sr. Muris: Implementamos los módulos de contabilidad, inventario, las órdenes de compra (PO) y un módulo de solicitud de compra totalmente personalizado.
Sr. Krotky: PSE, como organización sin fines de lucro, está sujeta a diferentes normativas de auditoría y reglas de aprobación más estrictas que muchas otras empresas con fines de lucro. Siempre tenemos esto en cuenta y trabajamos juntos para encontrar una solución óptima que permita un flujo de aprobación fácil y una trazabilidad para una auditoría transparente de gastos como solicitudes de compra, órdenes de compra, movimientos de inventario y licitaciones, entre otros.
La transparencia en los informes es fundamental para PSE y todas las partes interesadas, ya que deben informar a los donantes sobre cómo se gastan las donaciones, ya sea en gastos generales, en ayudas financieras para que las personas en situación de riesgo puedan pagar su alquiler, en el funcionamiento de sus centros de formación profesional o en la distribución de arroz y productos de primera necesidad a las familias jemeres más desfavorecidas. Cada programa social gestionado por el PSE tiene un presupuesto aprobado, y deben controlar de cerca los gastos. Cada uno de los gastos debe ser contabilizado y asignado al departamento adecuado para los fines correctos.
6. ¿Qué importancia cree que tiene realizar un buen análisis y comprender los requisitos y procesos del negocio antes de la implantación?
Sr. Muris: El primer paso importante es que el cliente presente una solicitud de propuesta (RFP) detallada en la que se indiquen exactamente las funcionalidades que se necesitan en el nuevo sistema. Esto permite al socio de implantación del ERP ofrecer respuestas más precisas para las soluciones recomendadas.
Implantamos la gestión de compras y existencias en la primera fase, remodelamos el equipo de finanzas en la segunda y desplegamos el sistema de TPV seis meses después.
Toda la implantación se llevó a cabo sin contratiempos, ya que los miembros del equipo de Port Cities trabajaron directamente in situ, comprendieron el funcionamiento interno y conocieron a los usuarios finales del sistema.
Al principio, los usuarios tuvieron dificultades para visualizar cómo se transformaría el proceso manual a digital. Por eso es fundamental contar con un prototipo que ayude a los usuarios a imaginar y definir sus propias necesidades y que Port Cities desarrolle y pruebe las funciones de ellas.
Lo que podríamos haber mejorado es ir aún más ágil en cuanto al método de desarrollo, lo que significa que cada pequeña característica se desarrolla, se prueba y se ajusta, permitiendo evidenciar la flexibilidad del sistema.
Sr. Krotky: El factor más crítico para el éxito del proyecto es contar con un buen análisis de la empresa, que puede adoptar diferentes formas, ya sea mediante una solicitud de propuestas detallada, o la presencia in situ y el debate sobre el estado actual o futuro, que puede durar varios días antes del inicio de la implantación.
En el caso de PSE, propusimos dividir el proyecto en dos fases en lugar de hacerlo todo a la vez para centrar nuestra atención en menos cosas a la vez. La implementación en fases nos ayudó a identificar lo que debía priorizarse y a perfeccionar el desarrollo de cada característica una por una.
¿Qué funcionalidades necesita en su sistema?
7. ¿Logró Port Cities entregar el proyecto dentro del presupuesto y los plazos previstos?
Sr. Muris: Sí, fueron capaces de entregar el proyecto completamente dentro del presupuesto y los plazos acordados.
Sr. Krotky: Sí, nuestra implementación y cooperación fueron exitosas también debido a las expectativas claramente establecidas y al respeto mutuo entre PSE y Port Cities. Porque, al fin y al cabo, el éxito de la implantación de un ERP es siempre compartido: el cliente y el proveedor de servicios.
Durante la implantación, tuvimos en cuenta el objetivo común y todas nuestras conversaciones se centraron en cómo lograrlo juntos, dentro del plazo y el presupuesto acordados, incluso si eso significaba que teníamos que ajustar algún requisito o aceptar un enfoque y una metodología de implantación ligeramente diferentes.
8. ¿Cómo fue la comunicación entre usted y el equipo de PCV durante la aplicación?
Sr. Muris: La comunicación entre PSE y Port Cities fue muy fácil, especialmente con miembros de Port Cities trabajando in situ.
El hecho de que miembros del equipo de Port Cities estuvieran in situ a lo largo de todo el proceso facilitó considerablemente la comunicación y aceleró el ritmo de colaboración para identificar los retos específicos y diseñar/probar una solución en el sistema Odoo.
Sr. Krotky: En cualquier colaboración, nos esforzamos por establecer un proceso de comunicación bien definido, que incluya reuniones semanales del proyecto para poner al día los avances y resolver cualquier bloqueo, así como reuniones mensuales del comité de dirección con los patrocinadores del proyecto. Es muy importante contar con el apoyo de la alta dirección. En caso de que se produzcan cambios, escalamos el proceso y consultamos a las partes interesadas, asegurándonos de que todo el mundo está en la misma página y de que se tomen las decisiones correctas a tiempo.
La comunicación es clave en cualquier cooperación. De hecho, una de las principales razones por las que las implantaciones de ERP suelen fracasar es la falta de comunicación entre el proveedor de servicios y el cliente. En la cooperación, se trata de encontrar el compromiso entre costo y beneficio. Si el cliente lo entiende, el éxito está casi siempre garantizado.
9. ¿Qué recomendaría a otras organizaciones con una complejidad similar para una implantación exitosa del sistema ERP?
Sr. Muris: Les recomendaría que definieran claramente sus necesidades y procesos antes de digitalizarlos en un sistema de TI. Si es necesario, hay que simplificar el proceso antes de implantarlo. También es importante contar con el apoyo de la dirección, que entienda que el nuevo sistema representa una oportunidad para agilizar los flujos de trabajo y hacer más eficiente toda la operación.
Sr. Krotky: En el antiguo sistema contable CIEL, los asientos contables tenían que registrarse manualmente con una enorme cantidad de documentos en papel, lo que requería mucho tiempo. Esto requería una reingeniería completa del proceso contable y de las prácticas contables dentro de la organización. Tras extensas discusiones y demostraciones, pudimos establecer juntos la mejor solución para que PSE pasara de las antiguas prácticas contables a las modernas.
Para los flujos de trabajo complejos con múltiples equipos dentro de una organización, nuestro equipo lo resolvió mediante la creación de diagramas de flujo de trabajo BPMN, con un enlace claro a las entradas de contabilidad para cada paso del proceso. Este diagrama ayudó a los clientes a tener una visión clara y una fácil visualización de su proceso antes de la implementación de Odoo y a entender en qué paso se producirá la gestión del cambio.
10. ¿Fue fácil aprender a usar Odoo? ¿Que tan “experimentado en TI" era su personal? ¿Fué capaz de aprender y utilizar el nuevo sistema?
Sr. Muris: Para los usuarios finales con conocimientos limitados de informática, es bastante fácil, por lo que PSE eligió el sistema Odoo. Sólo hizo falta algo de práctica y capacitación al principio.
Sr. Krotky: Es necesario comprender que, incluso para los empleados más veteranos de PSE, la norma de trabajo ha sido durante muchos años trabajar con los documentos en papel, no con versiones digitalizadas en ningún software o aplicación.
Teniendo esto en cuenta, teníamos dos objetivos principales:
Garantizar que la interfaz de usuario del sistema sea muy intuitiva, lo que a menudo implica la personalización de las validaciones, de modo que sea casi imposible introducir datos incorrectos.
Proporcionar un manual de usuario completo y formación para los usuarios finales, para que se familiaricen con el proceso actualizado y cómo se gestiona en el sistema.
Proporcionar un manual de usuario completo y formación para los usuarios finales, para que se familiaricen con el proceso actualizado y cómo se gestiona en el sistema.
11. Después de un año de uso del sistema, ¿cómo ayudó Odoo a mejorar el funcionamiento general de su organización, así como en departamentos específicos?
Sr. Muris: Hay varias áreas en las que Odoo ayudó a mejorar el proceso en funciones específicas y en toda la organización:
Permite a PSE reestructurar el equipo de Finanzas y mejorar la eficiencia. El equipo de Compras tiene ahora una visibilidad completa sobre las compras pasadas y los datos de inventario, lo que les permite analizar mejor el rendimiento pasado y prever la demanda futura. Además, como el sistema de TPV está ahora integrado con Contabilidad, cada transacción se registra automáticamente en Contabilidad, lo que facilita a nuestros centros de formación profesional sin fines de lucro, como restaurantes, tiendas de regalos, garajes y hoteles, el registro y la notificación de sus transacciones diarias.
En general, el nuevo sistema ERP facilita la distribución equitativa y la descentralización de las responsabilidades, así como la delegación de tareas en las personas adecuadas. Nuestros empleados tienen ahora responsabilidades bien definidas gracias a un mejor acceso y control de la información, su presupuesto y sus gastos.
El sistema también incluye funciones de información muy útiles que ayudan a los distintos departamentos a comprender y mejorar sus operaciones. Por otra parte, libera más recursos para que toda la organización y la alta dirección puedan centrarse en nuestra misión: garantizar que los niños desfavorecidos de Camboya se conviertan en miembros completos y autosuficientes de la sociedad.
Sr. Krotky: Mi equipo y yo pasamos casi un año in situ en Phnom Penh, trabajando estrechamente con el equipo de PSE. Se ha hecho un gran trabajo: hasta hoy, hemos invertido más de 7.000 horas de trabajo en esta implementación, y seguimos mejorando el sistema e introduciendo nuevas funciones gradualmente.
Para mí, como Project Manager, es una verdadera satisfacción ver que el sistema implantado está aportando beneficios reales. El personal del PSE puede ahora centrarse en tareas más significativas y menos administrativas, y los estudiantes pueden beneficiarse de una organización más eficiente, ya que más donaciones llegarán a los necesitados.
Los sistemas de planificación de recursos empresariales son beneficiosos para cualquier tipo de organización, ya sea una empresa con fines de lucro, una organización gubernamental o una no gubernamental. A menudo, las ONG requieren sistemas aún más precisos, ya que tienen que cumplir con requisitos legales específicos y presentar informes precisos.
Lo más importante es agilizar los procesos y automatizar las operaciones para que los empleados y voluntarios puedan centrarse en lo que realmente importa, como en el caso de PSE, que proporciona apoyo y educación a los niños, jóvenes y familias desfavorecidas de Camboya. No dude en ponerse en contacto con Port Cities para discutir cómo Odoo puede ayudar a su organización a ser más eficiente.
