Una de las mayores consideraciones de las empresas en cuanto a la implementación de un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) es cuánto afectará sus procesos actuales. Nosotros creemos que si estás considerando implementar un ERP es porque crees que tus procesos actuales necesitan optimización.
Un ERP puede mejorar todos los aspectos de tu negocio, pero muchas implementaciones tienen problemas. Hay varias razones para esto, pero en este artículo desmentimos los mitos o mentiras populares sobre ellos.
Aquí hay nueve mitos de implementación de ERP y las verdades que debes conocer.
Top 9: Mitos de Implementación de un ERP
Mito 1: un ERP es solo para empresas grandes.
En el pasado, las grandes organizaciones solían implementar soluciones ERP. Pero hoy en día, las empresas de todos los tamaños pueden beneficiarse y explorar las soluciones de planificación de recursos empresariales gracias a las crecientes opciones de la innovación tecnológica.
Con la llegada de los sistemas basados en la nube, lo más importante es que existe un ERP para cualquier tipo de negocio. Debido a que toda empresa tiene recursos que necesita administrar, se hace necesario un sistema de gestión de recursos, es decir, un ERP.
Hoy en día, los ERP vienen en diferentes tamaños y formas, y elegir el adecuado para tu negocio es vital para la longevidad y la implementación efectiva.
Verdad: Hoy en día, las PYMES pueden beneficiarse de un sistema ERP sin invertir una fortuna.
Mito 2: Una solución de ERP sirve para todos.
Una solución de ERP no puede adaptarse a todos los tipos de necesidades empresariales. Una empresa de fabricación, por ejemplo, tendrá necesidades únicas que serán diferentes a las de un negocio minorista. Si bien ambos pueden necesitar un ERP para mejorar sus procesos, el nivel de personalización y las funciones requeridas definitivamente serán diferentes.
Por lo tanto, debes comprender la necesidad de tu negocio y comunícate con un socio de ERP competente para que pueda recomendar la solución adecuada.
Verdad: cada empresa necesita determinar la solución ERP que cumplirá su propósito.
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Mito 3: Los nuevos ERP harán todo lo que desees (falta de definición de requerimientos)
La mayoría de las soluciones ERP, como Odoo, pueden administrar todos los procesos comerciales esenciales. Pero también es cierto que cada negocio es diferente. Por lo tanto, la importancia de definir correctamente los requisitos y el alcance, incluso antes de acercarse a un socio de ERP, te ayudará a evitar problemas en el futuro.
Verdad: El propósito de un sistema ERP es mejorar la productividad, pero debes definir los requisitos para el nuevo sistema. Es posible que no haga todo lo que esperas que haga sin una mayor personalización por parte de un socio experimentado.
Mito 4: Un ERP will work the same way as the current system
Es posible que la solución ERP que pretendes implementar no funcione como tu solución actual o anterior; eso no es bueno ni malo. Simplemente significa que el nuevo sistema hace su trabajo de manera diferente, y cuando este nuevo proceso ahorre tiempo y recursos, tu negocio lo agradecerá.
Verdad: El nuevo ERP podría funcionar de manera diferente a tu sistema actual. ¿No es la esencia de un sistema ERP hacer el trabajo más rápido y más fácil que el anterior?
Mito 5: Un socio ERP hará todo por usted
Otro mito con el que nos hemos encontrado es el de las empresas que creen que su partner implementador de ERP manejará todas las áreas. Esto no solo es falso, sino que también podría ser perjudicial para el éxito de tu negocio.
Debes explicar tus casos comerciales a tu partner, y es tu responsabilidad proporcionar el camino a seguir. Esto puede incluir el perfeccionamiento de los procesos actuales, entre muchos otros. También es posible que debas proporcionar un patrocinador de la solución, una persona o un equipo para representar a tu empresa y sus valores ante el socio de ERP.
Verdad: Ambas partes tienen responsabilidades. Mantente firme y deja que tu partner haga su trabajo.
Mito 6: La implementación de un ERP toma mucho tiempo.
Debido a la complejidad de las implementaciones de ERP, la planeación para el tiempo de implementación del proyecto puede verse afectada por varios factores, incluido el tamaño de la empresa, las expectativas de gestión, el grado de personalización, la cantidad de usuarios esperados, el alcance de la implementación y muchos otros.
Un socio de ERP confiable podrá dar una estimación de la implementación una vez que se hayan clasificado todos los requisitos, el alcance y los recursos. Por lo general, la implementación de ERP puede llevar de algunas semanas a varios meses.
Verdad: El cronograma de implementación de ERP depende de varios factores.
Mito 7: We don’t need to plan because things will change during the project anyway.
La implementación de un ERP puede dar varias vueltas debido a muchos factores imprevisibles: soporte ejecutivo y pruebas suficientes, entre otros, pero eso no quiere decir que no se deba planificar.
La planificación te ayudará a alcanzar tu meta, promueve la atención plena, la positividad, y reduce el estrés. La planificación de la implementación de tu ERP también ayuda a evaluar tu objetivo y ver si es realista.
Verdad: Planifica cada detalle de la implementación de ERP con tu partner.
Mito 8: ERP, CRM, SCM, y MRP son lo mismo.
La planificación de recursos empresariales (ERP), la gestión de relaciones con los clientes (CRM), la gestión de la cadena de suministro (SCM) y la planificación de recursos de fabricación (MRP) son sistemas diferentes con características diferentes.
Mientras que el alcance de otros es estrecho y con objetivos específicos, el alcance de un ERP es amplio y cubre múltiples procesos comerciales. Si bien los ERP hoy en día abarcan las características de estos otros sistemas, también se pueden implementar por separado según los requisitos de la empresa.
Verdad: Son diferentes sistemas que se enfocan en diferentes procesos de negocios.
Mito 9: Un ERP pertenece al departamento de TI porque es un sistema de TI.
La entrada y la propiedad de Enterprise Resource Planning no están restringidas al departamento de TI. Es un activo comercial completo y valioso en todos los departamentos y en toda la jerarquía corporativa, desde los trabajadores de campo hasta los ejecutivos de C-suite.
Si bien la implementación y el mantenimiento de un ERP pueden estar en manos del departamento de TI, su éxito solo es evidente cuando cada función comercial desempeña su función, especialmente con el uso.
Verdad: ERP es beneficioso para todas las unidades de negocio.
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Implementa las aplicaciones necesarias primero
Implementa las aplicaciones necesarias primero
Puedes buscar una solución ERP para problemas específicos en función de las necesidades de tu negocio. Si tu empresa necesita administrar con precisión los pedidos de inventario o comprender mejor los datos financieros , implementar sistemas de administración de inventario y contabilidad podría ser todo lo que necesitas para comenzar con una vida fácil y una solución ERP.
El punto aquí es que no tienes que usar aplicaciones que aún no necesitas. Sin embargo, esta forma de implementación sólo puede ser posible con ERP modulares como Odoo.
Establecer requerimientos clave y KPIs
Un negocio donde los requisitos de ERP y los KPI no están claramente definidos está condenado al fracaso. ¿Cuál es exactamente tu objetivo y qué resultados quieres lograr con la implementación de un ERP?
¿Quieres aumentar la satisfacción del cliente y la productividad empresarial o impulsar el crecimiento de los ingresos? Establece estos requisitos y KPI con tus empleados y tu partner de ERP. Hacer eso aumenta la eficiencia empresarial y proporciona una base sólida para la toma de decisiones.
Documenta los procesos de la implementación
Una documentación sobre la implementación de un ERP es un mapa y una guía práctica para el éxito empresarial. Si bien esto es principalmente responsabilidad de tu partner de ERP, también debes estar al tanto de cada paso dado para alcanzar tu objetivo.
Hacer esto ayuda a que todos se desempeñen al máximo, y cada parte interesada tiene claras sus expectativas. La documentación de tus procesos también garantiza la eficiencia, la coherencia y la estandarización.
Solicita la opinión de los futuros grupos de usuarios
Una de las razones principales por las que falla la implementación de ERP es la falta de compromiso con el sistema. Y esto suele suceder porque los grupos de usuarios desconocen una solución hasta que se implementa.
Antes de implementar un ERP, solicita la opinión de todos los grupos de usuarios. De esa manera, puedes garantizar el compromiso de los empleados y abrir un entorno de retroalimentación positiva.
Conclusión
La línea entre los mitos y los hechos de la implementación de ERP puede ser difícil de discernir. Pero una vez que tú y tu partner de ERP hagan todo lo necesario para garantizar el éxito, a menudo descubrirás que los mitos no son más que eso, mitos.
Las mejores prácticas de implementación de ERP que debes seguir son implementar sólo las aplicaciones necesarias, establecer requisitos clave, documentar procesos y solicitar comentarios.
