Dampak parah yang disebabkan oleh COVID-19 telah tiba-tiba merubah cara kita menghabiskan waktu dalam kehidupan sehari-hari. Cara kita semua terbiasa bekerja berubah dengan cepat dari hari ke hari. Banyak perusahaan menerapkan langkah-langkah jarak sosial agar karyawan mereka dapat tetap aman dan bekerja dari rumah jika pekerjaan mereka memungkinkan. Pandemi COVID-19 berarti bahwa lebih banyak karyawan daripada sebelumnya yang bekerja dari jarak jauh, yang “membuat upaya besar untuk mengurangi kepadatan manusia dan memastikan tim-tim yang berada di lokasi dapat melakukan pekerjaan mereka dengan aman dan dengan ketenangan pikiran”, kata Tim Cook, CEO Apple Inc.
Karena para pemimpin bisnis terbiasa dengan budaya kantor di mana mereka dapat menunjukkan kepemimpinan yang terampil dan menginspirasi karyawan mereka dengan umpan balik motivasi, mereka harus mengubah cara mereka memimpin & mengelola. Namun demikian, mereka masih memiliki beberapa kekhawatiran:
Apakah ada cara yang bisa untuk memastikan proyek bergerak maju?
Bagaimana Anda tahu apakah karyawan memenuhi tanggung jawab mereka?
Bagaimana cara mendapatkan komunikasi 2 arah yang sesuai dengan anggota tim Anda?
Kerja jarak jauh telah populer di perusahaan perangkat lunak yang memiliki tenaga kerja seluler. Tetapi pada saat-saat penting dari wabah COVID-19 ini, bahkan jika Anda berada di perusahaan manufaktur atau ritel, menganggap menjalankan bisnis dari jarak jauh adalah cara terbaik untuk menjaga operasi Anda bergerak maju sampai pemberitahuan lebih lanjut.
Jadi, bagaimana manajer & pemilik bisnis bisa mengatasinya?
Berikut adalah 7 tips kami yang kami sarankan untuk para manajer & pemilik bisnis untuk bekerja dari jarak jauh, semuanya telah diuji dan terbukti pada operasi & karyawan kami sendiri di Port Cities.
1. Kelola tugas dalam platform manajemen proyek all-in-one
Platform manajemen proyek yang kuat memungkinkan karyawan, terutama mereka yang berada dalam tim berkolaborasi ketika bekerja pada proyek tertentu.
Ada banyak alat yang digunakan perusahaan saat ini untuk mengelola proyek mereka, seperti Asana, Trello, Jira atau Monday.com. Namun, sebagian besar perusahaan di industri jasa biasanya bekerja pada beberapa alat manajemen untuk menetapkan & menangani tugas dari banyak klien, yang membuatnya lebih sulit untuk melacak & mengikuti kemajuan.
Jika tim Anda masih bekerja di kantor, Anda dapat berdiskusi langsung tentang bagaimana proyek berjalan dan mendapatkan tanggapan segera. Tetapi ketika semua orang tinggal di rumah di zona bebas mereka, manajer harus memiliki cara yang fleksibel untuk memeriksa & mengelola tugas yang ditugaskan kepada karyawan mereka, dengan cara sederhana apakah semua orang berada di jalur dengan tanggung jawab mereka.
Perangkat lunak manajemen proyek all-in-one yang bagus (seperti Odoo Project) dapat menyelesaikan beberapa masalah sekaligus. Semua informasi yang relevan dikumpulkan, digunakan dan dilaporkan dalam jenis program ini dengan manfaat sebagai berikut:
Mudah untuk menetapkan tugas dengan instruksi yang jelas: Jika tugas tidak didelegasikan dengan cara yang benar, karyawan tidak dapat mengetahui dengan tepat tugas yang harus diprioritaskan, berapa banyak waktu yang harus dihabiskan untuk setiap tugas atau kapan tenggat waktunya. Dengan platform seperti Odoo, Anda dapat mendelegasikan tugas hampir dalam waktu singkat. Berdasarkan kapasitas masing-masing karyawan dan semua waktu yang dihabiskan, Anda dapat melacak kemajuan & membandingkannya dengan jadwal setiap proyek. Anda juga dapat membagi tugas untuk mengatur proyek Anda menjadi sub-tugas.
Kelola sumber daya & jadwalkan tugas dengan tenggat waktu untuk seluruh tim. Berapa kapasitas tim Anda? Berapa banyak karyawan yang terisi penuh, berapa banyak dari mereka yang tidak memiliki cukup tugas yang ditugaskan? Berkat aplikasi ramalan / perencanaan di Odoo, Anda dapat melihat proyeksi kapasitas Anda & membandingkannya dengan kenyataan, berdasarkan data nyata yang dikumpulkan melalui aplikasi kartu absen.
Hemat waktu & biaya untuk membuat proyek Anda menguntungkan. Alih-alih berinvestasi dalam berbagai alat manajemen proyek, satu sistem dapat menyelesaikan semua masalah Anda. Jika Anda menggunakan bundel aplikasi Odoo untuk seluruh proses Anda (memperkirakan sumber daya, menetapkan tugas, melacak waktu & kemajuan, menagihnya ke pelanggan Anda), Anda dapat mengotomatisasi beberapa bagian untuk menghemat waktu, tetapi juga untuk menghemat biaya.
2. Persiapan yang baik untuk pertemuan online perusahaan
Pertemuan adalah salah satu kegiatan yang paling penting di perusahaan dan organisasi untuk meninjau kinerja atau mengumumkan berita terbaru perusahaan. Para pemimpin bisnis, di perusahaan-perusahaan di mana pertemuan tatap muka adalah budaya yang berat, merasa sulit untuk mengimplementasikan pertemuan online. Mereka terbiasa bergabung dalam pertemuan yang diadakan di ruang konferensi dengan peralatan yang disiapkan sepenuhnya. Namun dalam situasi ini, Anda harus mempertimbangkan untuk menskalakan jumlah total dan lama pertemuan, serta membangun pengetahuan untuk mengatur pertemuan yang cepat, efektif & tepat sasaran.
Ada banyak aspek untuk mempersiapkan pertemuan online, Anda harus memastikan poin-poin berikut:
Bagikan waktu & platform yang tepat bagi karyawan untuk bergabung. Anda dapat mengirim email, atau meninggalkan pesan di saluran komunikasi untuk menginformasikan pertemuan. Di pesan Anda, pastikan Anda sudah mengirim tautan ke ruang rapat sehingga semua orang bisa mengaksesnya.
Bagikan dokumen yang diperlukan harus dipersiapkan dengan baik dan dibagikan kepada karyawan Anda sehingga mereka dapat melakukan persiapan yang diperlukan di pihak mereka.
Berikut tips kami untuk mengatur pertemuan online dengan baik:
Pilih tempat yang tenang: Cobalah untuk memilih tempat yang tenang dengan pencahayaan penuh. Anda dapat mengadakan rapat di ruang kerja Anda, di meja Anda, atau di sofa di ruang tamu. Apa pun tempat Anda, pastikan Anda mengurangi kebisingan yang mengganggu saat semua orang fokus pada rapat dengan mematikan mikrofon saat tidak berbicara.
Pilih alat rapat online yang cocok. Ketika pandemi COVID-19 memaksa para karyawan untuk tetap di rumah dan bekerja, Zoom telah menjadi alat pertemuan untuk bisnis atau organisasi pendidikan yang dengan cepat dibentuk. Namun dalam beberapa hari terakhir, Zoom telah mengungkapkan risiko besar dalam keamanannya. Untuk memastikan pertemuan Anda tidak akan terganggu, pilih platform Anda dengan baik (kami di Port Cities menggunakan Google Meet).
Buat agenda dan jadwalkan di Kalender Google (atau alat kalender lainnya). Agenda yang jelas menginformasikan semua peserta tentang topik yang akan dibahas, serta tentang kontribusi yang dibutuhkan dari pihak mereka. Cobalah mengirim agenda setidaknya 24 jam sebelum pertemuan, dan minta pengakuan dari semua peserta.
Bagikan notulen rapat dengan pesan yang dapat ditindaklanjuti untuk memastikan rekan tim Anda memiliki ikhtisar tentang langkah selanjutnya yang diperlukan
3. Memiliki program pelatihan yang jelas & mudah dipahami secara online
Jika karyawan Anda tetap bekerja, Anda perlu memastikan bahwa pelaksanaan rencana pelatihan & pengembangan mereka tidak berhenti juga. Banyak manajer melihat ini sebagai kendala, tetapi pada kenyataannya, melatih orang-orang Anda secara online membawa beberapa manfaat bagi perusahaan Anda. Anda dapat menggunakan materi pelatihan untuk orientasi & pelatihan pendatang baru di masa depan. Jika orang penting meninggalkan perusahaan, pengetahuan mereka akan disimpan & tidak akan pergi bersama mereka.
Jika karyawan Anda tetap bekerja, Anda perlu memastikan bahwa pelaksanaan rencana pelatihan & pengembangan mereka tidak berhenti juga. Banyak manajer melihat ini sebagai kendala, tetapi pada kenyataannya, melatih orang-orang Anda secara online membawa beberapa manfaat bagi perusahaan Anda. Anda dapat menggunakan materi pelatihan untuk orientasi & pelatihan pendatang baru di masa depan. Jika orang penting meninggalkan perusahaan, pengetahuan mereka akan disimpan & tidak akan pergi bersama mereka.
Dengan platform yang sesuai, Anda membuat kursus yang menarik & interaktif untuk karyawan Anda, dengan mudah melacak kemajuan mereka & menguji pemahaman mereka. Platform semacam itu sebenarnya dapat dibangun dengan biaya hampir nol - lihat artikel kami tentang cara membangun platform e-learning di Odoo dalam waktu singkat..
4. Manajemen waktu yang fleksibel, tetap fokus pada hasil
Manajer atau pemimpin bisnis yang memiliki gaya manajemen mikro dapat menganggap situasi saat ini sebagai hambatan untuk mengelola tim mereka. Bekerja dari rumah dari jam 9-ke-5 sore seperti di kantor tidak dapat dijaga ketat - cara Anda mengelola tim Anda harus disesuaikan.
Pengusaha harus memahami perubahan mendasar dalam kehidupan karyawan dan menyadari bahwa mereka harus secara radikal mengubah harapan kerja mereka sampai krisis ini berakhir. Seorang karyawan dengan anak-anak kecil yang tinggal di rumah karena penutupan sekolah berusaha untuk menjaga anak-anak mereka sambil fokus pada pekerjaan mereka, sehingga jam kantor yang ketat tidak berlaku dalam banyak kasus di masa online ini.
Salah satu solusi bagi manajer untuk mendapatkan manajemen waktu yang lebih baik adalah tetap fokus pada hasil.
Anda harus menetapkan KPI yang jelas untuk seluruh tim, serta untuk individu, dan melacak kemajuan. Sepotong saran dari tim Port Cities adalah membiarkan bawahan Anda mengirimi Anda ringkasan singkat setiap hari tentang apa yang mereka capai, apa rencana untuk hari berikutnya, dan apakah mereka membutuhkan bantuan.
5. Menjaga komunikasi yang jelas saat Anda tidak bersama
Setiap tim bergantung pada interaksi yang berarti karena membantu memperkuat hubungan, membangun kepercayaan, mendukung kepuasan di perusahaan & yang paling penting, membantu tim Anda menyelesaikan pekerjaan mereka.
Rapat reguler 1-1
Manajer harus memiliki panggilan 1-1 secara teratur. Senin adalah waktu terbaik untuk meninjau karena Anda dapat dengan mudah meninjau kinerja untuk minggu lalu, serta prioritas untuk yang akan datang. Berikut tips untuk menjadikan ulasan ini efisien:
Diskusikan dengan karyawan Anda tentang pertemuan 1-1. Beri tahu dia tentang apa yang akan terjadi dalam pertemuan dan dokumen mana, pengetahuan yang harus disiapkan.
Buat agenda dan kirim undangan ke kalender.
Siapkan platform rapat online. Anda lebih baik mencoba konferensi video biasa melalui perangkat lunak yang dapat diandalkan.
Komunikasi internal yang fleksibel
Bagian tersulit bagi manajer & pengusaha dalam pekerjaan jarak jauh adalah keseimbangan antara tidak ada & komunikasi berlebihan. Jangan membuat hari kerja melewati tanpa ada yang perlu dikatakan dengan tim Anda. Tetapi cobalah untuk tidak terlalu banyak menggunakan waktu tim Anda dengan email, panggilan telepon atau pesan, yang dapat dilihat sebagai manajemen mikro. Setiap manajer memiliki karakteristik masing-masing, sehingga Anda dapat secara fleksibel menentukan kekuatan dan kelemahan mereka dalam berkomunikasi dan memilih jenis komunikasi yang terbaik. Dan juga, Anda harus mempertimbangkan aspek-aspek berikut:
Pilih media yang tepat untuk mengirim pesan. Email digunakan untuk pengumuman penting atau masalah rumit yang memerlukan instruksi terperinci. Nada & suara pesan yang ditulis dalam email harus luas dan formal. Ketika Anda membutuhkan tanggapan langsung dari tim Anda, kirim pesan kepada mereka dalam grup.
Buat chat room perusahaan lebih terlibat. Setiap perusahaan modern selalu memiliki ruang obrolan, di mana karyawan dapat memperoleh umpan balik instan dari manajer, juga berbagi dan menceritakan kisah hebat tentang pembaruan berita terbaru dari perusahaan.
Jangan abaikan ikon dalam mengirim pesan teks. Terkadang karyawan Anda tidak dapat melihat perasaan Anda, emotikon yang sesuai dapat membantu Anda dipahami dengan lebih baik.
6. Mengorganisir dokumen dengan baik & pergunakan berbagi file
Akses cepat ke dokumen daring bahkan lebih penting saat ini, karena orang tidak bisa begitu saja memeriksa salinan cetak di kantor. Ketika datang ke dokumen yang disimpan online, beberapa perusahaan menyadari kerahasiaan. Namun, jika Anda mengelola pengaturan berbagi sesuai & Anda menggunakan platform yang dapat diandalkan dan aman, dokumen yang disimpan secara online lebih aman daripada salinan cetak di kantor. Untuk memastikan tim Anda dapat mengakses file-file ini dengan cepat tanpa menunggu jawaban Anda, Anda harus:
Pastikan semua dokumen penting untuk tim Anda disimpan di satu tempat (Google Drive, Dropbox, Odoo Documents). Memiliki struktur folder yang jelas berdasarkan departemen, pelanggan & proses akan membantu karyawan Anda menavigasi antara dokumen Anda & menemukan yang tepat dalam hitungan detik.
Berikan akses yang tepat ke dokumen kepada karyawan Anda. Pembagian struktur hak akses Anda harus dibangun dalam model Piramida. Bagian atas piramida adalah C-level & Kepala Departemen yang berisi dokumen untuk perencanaan strategi. Tengah adalah Kepala & Anggota dengan dokumen untuk implementasi proyek. Dan bagian bawah adalah file kerja internal masing-masing anggota.
Nama & jumlah dokumen mudah ditemukan. Setiap jenis dokumen bisnis harus disimpan dalam satu file dan nama tertentu dengan format umum seperti: Nama klien - Nama proyek - Tanggal - Nomor kasus / Nomor file.
7. Lakukan team building virtual yang menarik untuk tim Anda
Team building adalah bagian penting dari organisasi apa pun untuk menjaga budaya perusahaan Anda tetap hidup dan menghubungkan tim Anda. Tetapi bagian tersulit dari kegiatan ini adalah jarak ketika orang tidak bisa bertemu langsung. Anda benar-benar ingin memperkenalkan pendatang baru ke tim Anda, serta untuk memperkuat ikatan antar anggota tim Anda. Berikut beberapa kiat dari Port Cities:
Identifikasi tujuan pembangunan tim. Terkadang, Anda melihat masalah dalam komunikasi, terkadang Anda hanya ingin menikmati waktu bersama kolega Anda. Langkah pertama adalah selalu mengidentifikasi motivasi Anda mengapa Anda ingin mengatur pembangunan tim sehingga kegiatan yang sesuai dapat dipilih.
Rancang program pembangunan tim yang dapat dinikmati semua orang & yang cocok dengan tujuan Anda untuk pembangunan tim. Gim permainan dapat membantu meningkatkan komunikasi, dan lokakarya pekerjaan tangan yang menarik dapat membantu tim Anda bersantai dan menikmati waktu bersama. Ada banyak sekali pilihan untuk membangun tim online, pastikan untuk memilih salah satu yang paling sesuai dengan anggota tim Anda & tujuan membangun tim yang paling.
Persiapkan timeline, alat & platform yang dapat dibagikan semua orang dan saling melihat. Pastikan untuk memberikan semua informasi tentang bagaimana kolega Anda harus terhubung ke aktivitas dan apa yang perlu mereka persiapkan sebelumnya.
Intinya
COVID-19 saat ini tidak menunjukkan tanda-tanda penurunan di seluruh dunia. Kami tidak punya pilihan selain menerima situasi ini dan memanfaatkan sebaik-baiknya. Membangun budaya perusahaan melalui masa pandemi akan menjadi pengalaman. Manfaatkan waktu ini dan tingkatkan keterampilan manajemen Anda, dan juga bantu untuk memimpin perusahaan Anda melalui krisis ini.
Saat ini, banyak aplikasi yang berguna untuk perusahaan jasa dapat membantu kami menjalankan bisnis kami dari jarak jauh. Bekerja dari jarak jauh saat ini tidak hanya merupakan kebutuhan, tetapi menjadi lebih populer di kalangan karyawan. Dengan semua opsi saat ini di pasar, kami sekarang dapat memiliki putaran uji bagaimana masa depan bekerja dari rumah. Karena kerja jarak jauh tidak akan berhenti, bahkan setelah pandemi COVID-19 berakhir.
Port Cities dapat membantu Anda mengikuti tren mengelola perusahaan Anda secara online. Hubungi konsultan kami dan mari kita bahas bagaimana perusahaan Anda dapat dikelola secara online..