Kelanjutan bisnis menjadi keharusan bagi perusahaan di semua industri karena dapat memainkan keunggulan kompetitif dalam jangka panjang dan merupakan kebutuhan untuk bertahan hidup di masa depan.
Saat dunia menghadapi bencana besar seperti pandemi COVID-19, hal ini menarik perhatian para eksekutif bisnis bahwa prioritas mereka adalah mengurangi biaya, meningkatkan efisiensi, dan mengoptimalkan produksi agar tetap kompetitif di pasar.
Menurut Institute for Management Development (IMD), 62% eksekutif menganggap strategi keberlanjutan diperlukan untuk menjadi kompetitif hari ini, dan 22% lainnya berpikir itu akan terjadi di masa depan.
Karena sustainability sedang dimasukkan ke dalam strategi bisnis untuk kelangsungan jangka panjang, salah satu cara untuk mencapai tujuan keberlanjutan adalah penerapan sistem Enterprise Resource Planning (ERP) yang dirancang untuk meningkatkan efisiensi produksi, mengurangi biaya dan pemborosan, meningkatkan perencanaan pasokan-permintaan, dan mendorong efektivitas organisasi yang lebih besar. Banyak pemerintah, seperti Singapura, menyediakan dana dan insentif bagi UKM hari ini untuk mempelajari lebih lanjut tentang bagaimana Anda dapat membuat operasi bisnis Anda lebih ramah lingkungan.
Mari pelajari 6 area spesifik di mana memiliki sistem ERP dapat membantu perusahaan Anda mengurangi pemborosan, memangkas biaya, dan mencapai tujuan keberlanjutan dalam jangka panjang.
Sistem ERP membantu Anda untuk mengidentifikasi sumber pemborosan dan mengoptimalkan konsumsi sumber daya
Limbah bisnis bisa datang dalam berbagai bentuk, tidak semua limbah bersifat fisik. Padahal, optimalisasi sumber daya adalah cara untuk mengurangi pemborosan energi dan material serta biaya tenaga kerja. Baik itu limbah umum atau limbah manufaktur, pengelolaan sumber daya merupakan masalah penting bagi bisnis di banyak industri, seperti pabrikan, rantai pasokan, atau perusahaan F&B yang menangani bahan kimia dan bahan yang dapat kedaluwarsa dan/atau beracun bagi lingkungan.
Penggunaan Kertas, Ruang Penyimpanan
Salah satu tujuannya ketika perusahaan mengadopsi sistem ERP adalah untuk mengurangi penggunaan dokumen berbentuk fisik yang membantu menghemat kertas, mengurangi ruang penyimpanan dan berkontribusi pada pelestarian lingkungan. Ini berlaku terutama untuk perusahaan besar dan kantor besar di mana penghancuran dokumen bisnis dalam jumlah besar dapat terjadi untuk menjaga kerahasiaan.
Salah satu cara langsung untuk tidak menggunakan kertas sambil menjaga kerahasiaan dokumen Anda di tempat kerja adalah menggunakan sistem manajemen dokumen seperti Odoo Documents, DropBox, atau OneDrive. Misalnya, dengan Odoo Documents, Anda dapat menyimpan, membagikan, mengirim dokumen yang telah discan sebelumnya, dan menghasilkan dokumen bisnis seperti tagihan vendor, faktur, kontrak yang dapat disetujui dan ditandatangani dengan tanda tangan elektronik tanpa perlu mencetak dokumen kertas apa pun.
Lihat video singkat di sini tentang bagaimana Odoo Documents dapat dengan cepat mengubah dan mendigitalisasi proses dokumen Anda dengan mesin AI dan Optical Character Recognition.
Stock Management
Perencanaan persediaan yang buruk dan kurangnya kontrol atas persediaan yang ada juga dapat menyebabkan pemborosan. Jika Anda bekerja di bisnis makanan dan minuman, misalnya, ERP yang baik dapat membantu Anda melacak umur simpan produk dan material Anda. Idealnya, modul inventaris dalam perangkat lunak ERP harus dapat memberi tahu Anda berapa banyak makanan atau bahan yang terbuang dan menunjukkan dengan tepat apakah pemborosan terjadi karena penyimpanan yang tidak tepat, pembusukan, kebocoran, atau kesalahan manusia. Ini juga dapat memberi tahu Anda berapa banyak bahan yang tidak dikonsumsi, tidak dijual, sehingga Anda dapat mengidentifikasi produk mana yang merupakan kekuatan pendorong bisnis dan produk mana yang menghabiskan lebih banyak uang daripada yang dihasilkan.
Menerapkan strategi penghapusan yang tepat seperti FIFO (First In, First Out), LIFO (Last In, First Out), atau dalam kasus industri F&B, FEFO (First Expired, First Out) adalah kunci untuk menghindari pemborosan dengan memberikan visibilitas dan kontrol atas produk yang mudah rusak. Inventory management tool seperti Odoo Inventory dengan fungsionalitas strategi penghapusan stok bawaan dapat membantu Anda melacak dan memantau pergerakan produk Anda.
Berikut adalah contoh bagaimana strategi FEFO dapat dikonfigurasi pada produk tertentu di interface Odoo Inventory yang meminta sistem untuk memilih lot inventaris berdasarkan tanggal kadaluwarsa paling awal hingga terbaru.
Produksi Berlebih
Jenis pemborosan lainnya dapat berasal dari produksi berlebih yang dapat disebabkan oleh perencanaan dan peramalan yang tidak akurat atau kurangnya alat pelaporan.
Perangkat lunak ERP dapat membantu Anda mengatasi hal ini dengan mengotomatiskan laporan penjualan atau inventaris yang menunjukkan kepada Anda produk mana yang tidak terjual dan material mana yang tidak digunakan. Memanfaatkan data dan tren penjualan masa lalu, Anda dapat membuat keputusan yang tepat tentang perencanaan permintaan: produk mana yang perlu Anda kurangi karena tidak laku atau produk mana yang kapasitasnya dapat diperluas.
Untuk menyelaraskan permintaan dengan produksi pasokan dan mengurangi pengadaan yang tidak perlu, Odoo mengembangkan fungsionalitas Replenish-to-Order yang memungkinkan bisnis untuk membeli atau memproduksi input, terutama yang memiliki masa simpan rendah, hanya jika ada permintaan.
Baca selengkapnya tentang fitur Make-to-Order Odoo dan bagaimana fitur ini dapat membantu proses pengadaan Anda menjadi lebih efisien di sini.
Ingin mengetahui bagaimana perusahaan Anda dapat memangkas biaya dan mengurangi pemborosan dengan Odoo ERP?
Logistik yang Efisien dan Optimalisasi Rute
Sistem ERP yang baik dapat membantu Anda menjadwalkan pengiriman dengan mempertimbangkan rute terbaik untuk kecepatan dan efisiensi. Mengoptimalkan logistik tidak hanya akan menghemat waktu dan sumber daya manusia, tetapi juga mengurangi emisi gas rumah kaca.
Misalnya, jika Anda adalah perusahaan rantai pasokan, solusi ERP dapat memungkinkan Anda untuk mengatur, menjadwalkan, dan mengubah pemberhentian di rute pengiriman Anda sehingga Anda mendistribusikan muatan di setiap kendaraan dengan cara yang paling ekonomis. Ini juga memungkinkan Anda untuk melacak pengiriman dan memastikan Anda tidak perlu mengangkut barang dari satu tempat ke tempat lain.
Dampak keberlanjutan langsung yang Anda buat ketika Anda mengoptimalkan rute pengiriman dan jadwal pengiriman pada sistem ERP Anda adalah pengurangan konsumsi bahan bakar dan biaya sambil mengoptimalkan produktivitas pengemudi Anda.
Tingkatkan Visibilitas dan Koordinasi
Visibilitas di seluruh operasi
Sistem ERP dapat memberi Anda visibilitas yang jelas tentang kinerja perusahaan Anda secara keseluruhan, disajikan dengan dashboard di dalam interface, menampilkan metrik yang relevan dengan operasi perusahaan Anda, setiap departemen dapat memiliki gambaran umum tentang aktivitasnya sambil mengidentifikasi peluang untuk mengurangi biaya, baik dalam bahan yang dibeli secara berlebihan atau menemukan rute pengiriman yang paling menghemat bahan bakar. Setiap fungsi bisnis dapat memiliki ikhtisar aktivitasnya dengan memilih untuk menampilkan metrik yang paling penting bagi mereka.
Peningkatan Koordinasi antar Departemen
Pemborosan waktu dan sumber daya juga dapat terjadi ketika alur kerja departemen bisnis tidak terkoordinasi. Alur kerja yang tidak sinkron terjadi ketika departemen tertentu tidak dapat membuat keputusan karena miskomunikasi, informasi yang salah, atau masalah yang terjadi di departemen lain. Dalam situasi seperti itu, orang harus menunggu informasi, tanda tangan, persetujuan, dan pekerjaan diselesaikan di departemen lain.
Keuntungan yang luar biasa dari ERP terintegrasi adalah menyediakan koneksi untuk saling terkait dan mengotomatiskan informasi di seluruh departemen, memungkinkan koordinasi yang lebih lancar, lebih cepat, dan lebih transparan di mana keputusan dirampingkan.
Misalnya, dalam sistem ERP Odoo, Odoo Purchase terhubung dengan Odoo Accounting di antara modul terintegrasi lainnya di mana sistem yang meminta pembuatan draft entri jurnal saat Purchase Order baru dikonfirmasi.
Quality Control dan Product Lifecycle Management
Produk cacat yang tidak memenuhi standar kualitas menyebabkan pemborosan bahan dan keterlambatan produksi. Modul ERP yang dirancang untuk produksi dan manufaktur seperti Quality and Product Lifecycle Management (PLM) dapat membantu produsen mendeteksi, memantau, dan melacak semua data yang terkait dengan produksi.
Dalam modul Odoo Quality, Anda dapat mengatur rencana quality control dan memicu quality inspection untuk dilakukan pada langkah-langkah tertentu dari prosedur inventaris atau operasi manufaktur.
Jika bisnis Anda bergerak di bidang manufaktur, maka Anda harus dapat mengawasi lini produksi Anda, mengidentifikasi peralatan dan pabrik yang ada, dan memiliki kendali atas jadwalnya. Dengan bantuan alat dan fitur quality management seperti peringatan kualitas otomatis, maka Anda dapat meminimalkan produksi produk yang cacat dan memberikan perhatian dan tindakan tepat waktu terhadap kesalahan apa pun jika ada peralatan yang rusak atau produk tidak lulus pemeriksaan kualitas.
Meskipun cacat dan kesalahan tidak pernah dapat dihilangkan, quality management tool dalam ERP yang terintegrasi penuh seperti Odoo dapat membantu meminimalkan kerusakan dan pemborosan yang disebabkan oleh malfungsi dengan segera, sehingga menghemat banyak uang dan waktu untuk bisnis manufaktur Anda.
Adoption of Cloud Hosting
Memilih untuk meng-host ERP Anda di cloud dapat membawa manfaat tambahan, tidak hanya untuk bisnis Anda tetapi juga untuk lingkungan.
Diperkirakan bahwa migrasi sistem TI ke cloud dapat menghemat hingga 30 - 40% dari total biaya kepemilikan perangkat lunak. Memindahkan sistem ERP perusahaan Anda ke cloud dapat mengurangi kebutuhan akan perangkat keras di lokasi serta sumber daya manusia, fisik, dan keuangan yang diperlukan untuk memeliharanya. Dengan cloud, perusahaan Anda dapat memperoleh fleksibilitas, skalabilitas dalam hal kemampuan penyimpanan, dan kapasitas yang tidak terpakai.
Cloud juga dapat bermanfaat bagi lingkungan karena mengurangi dampak karbon pada data center perusahaan Anda. Penyedia cloud, termasuk Google Cloud Platform (GCP) dan Amazon Web Services (AWS) telah membuat komitmen untuk menjadikan data center mereka netral karbon dan dua kali lebih hemat energi daripada data center tradisional.
Baca selengkapnya tentang bagaimana cloud publik seperti Google Cloud Platform dapat memberikan solusi hosting server yang lebih aman, lebih terjamin, dan gesit di sini.
Port Cities dapat membantu Anda memilih opsi cloud hosting terbaik.
Real-time data = Kelincahan dan Pengambilan Keputusan yang Lebih Baik
Salah satu tujuan utama memiliki sistem ERP adalah mengoleksi, mengumpulkan, dan menyimpan data, serta informasi tentang seluruh aktivitas perusahaan secara real-time. Kemampuan sistem ERP untuk menyediakan data bisnis secara langsung dapat memungkinkan manajer bisnis untuk mengakses data ini, menilai efektivitas strategi bisnis mereka secara real-time. Oleh karena itu, mereka melakukan penyesuaian terus menerus di bidang yang perlu diselaraskan atau sumber daya yang membutuhkan alokasi dan pemanfaatan yang lebih baik.
Pengguna perangkat lunak ERP dapat mengkonfigurasi parameter pengukuran mana yang akan ditampilkan untuk setiap proyek. Baik itu untuk Akuntansi, Penjualan, atau Manajemen Inventaris, data yang real time dapat membantu mengidentifikasi area mana yang memberikan nilai paling banyak atau tidak begitu banyak keuntungan, menghadirkan lebih banyak peluang untuk mendorong taktik yang lebih efektif dan mengurangi produksi yang berlebihan atau kelebihan persediaan input.
Untuk mendemonstrasikan bagaimana data real-time dapat mendorong proses pengambilan keputusan yang lebih baik, mari kita lihat fitur Analytical Accounting di Odoo Accounting.
Fitur ini dapat digunakan untuk memberikan gambaran profitabilitas yang jelas dari departemen yang berbeda atau proyek tertentu dan periode promosi melalui semua modul Odoo seperti Sales, Purchase, Production, Invoice dengan membedakan biaya yang timbul dari waktu ke waktu atau mengidentifikasi area yang menghasilkan peningkatan pendapatan. Dengan memecah akun umum Anda ke dalam kategori (analytical accounts) berdasarkan departemen, proyek, grup produk, dan banyak lagi. Hal ini memberikan tampilan yang disesuaikan tentang saldo rugi/laba Anda dengan cara yang lebih dinamis daripada buku besar Anda.
Bagaimana Port Cities dapat membuat operasi bisnis Anda lebih ramah lingkungan dengan Odoo
Semua area yang disebutkan di atas dapat membantu Anda mematuhi strategi keberlanjutan perusahaan Anda dan saling terhubung melalui perangkat lunak ERP yang lengkap dan fleksibel seperti Odoo.
Semua area yang disebutkan di atas dapat membantu Anda mematuhi strategi keberlanjutan perusahaan Anda dan saling terhubung melalui perangkat lunak ERP yang lengkap dan fleksibel seperti Odoo.
Port Cities bangga memiliki keahlian yang beragam dari melayani klien di industri seperti Manufacturing, Supply Chain, dan Retail di seluruh dunia. Hubungi konsultan Port Cities hari ini untuk mempelajari lebih lanjut tentang bagaimana Anda dapat membuat operasi bisnis Anda lebih ramah lingkungan.
