E-Invoicing di Malaysia: Panduan Lengkap untuk Bisnis

Pemerintah Malaysia mendorong bisnis untuk beralih ke e-invoicing guna meningkatkan ekonomi digital dan meningkatkan pengumpulan pajak. Mulai 1 Agustus 2024, wajib pajak dengan omzet tahunan melebihi RM100 juta akan diwajibkan mematuhi sistem baru ini.

Seiring dunia menjadi lebih digital, penting bagi bisnis, baik B2B (Business-to-Business), B2C (Business-to-Company), atau B2G (Business-to-Government) untuk beroperasi dengan efisien dan mengikuti aturan pajak.

Transisi ini dapat mengurangi kesalahan, memfasilitasi pembayaran yang lebih cepat, dan meningkatkan manajemen keuangan. Proses ini juga membantu bisnis melacak keuangan mereka secara real-time, mengkonsolidasikan catatan mereka, dan membuat keputusan berdasarkan data yang akurat.

Panduan ini menjelaskan segala hal yang perlu Anda ketahui tentang sistem baru ini, termasuk keuntungannya, cara kerjanya, pedoman teknis, dan bagaimana Portcities dapat membantu Anda beralih.

Apa itu E-Invoicing di Malaysia?

E-invoicing, atau faktur elektronik, adalah metode digital untuk membuat, mengirim, menerima, dan menyimpan faktur. Ini menggantikan faktur kertas tradisional dengan dokumen elektronik yang ditransmisikan dan dikelola secara elektronik.

Sistem ini sering terintegrasi dengan perangkat lunak bisnis lainnya, seperti sistem akuntansi dan perencanaan sumber daya perusahaan (ERP), untuk menyederhanakan proses faktur dan meningkatkan efisiensi. Selain itu, penggunaan Sistem MyInvois, yang disediakan oleh pemerintah, menyederhanakan proses bagi wajib pajak dengan memastikan kepatuhan terhadap persyaratan administrasi pajak.

Pelajari lebih lanjut tentang Perangkat Lunak Akuntansi Terbaik untuk Bisnis Ritel Kecil: Mandiri atau ERP?

Jadwal Implementasi E-Invoicing

Pengenalan bertahap akan dimulai pada 1 Agustus 2024, untuk perusahaan dengan omzet tahunan melebihi RM100 juta, mencapai implementasi penuh untuk semua bisnis pada 1 Juli 2025. Ini berlaku untuk berbagai jenis wajib pajak, mulai dari perusahaan besar hingga entitas yang lebih kecil yang perlu mengkonsolidasikan proses keuangan mereka.

Manfaat Implementasi E-Invoicing untuk Bisnis Malaysia

Mengadopsi sistem ini membawa beberapa manfaat, menyederhanakan operasi dan meningkatkan proses keuangan, terlepas dari apakah Anda beroperasi dalam pengaturan B2B atau B2G. Berikut adalah rincian lengkap dari keuntungan-keuntungan ini:

Efisiensi Operasional

• Pengurangan Kesalahan Manusia dan Upaya Manual : Otomatisasi entri data dan menghilangkan tugas manual secara signifikan mengurangi kemungkinan kesalahan manusia, seperti kesalahan pengetikan atau perhitungan yang salah.
• Penghematan Biaya : Beralih ke sistem ini menghilangkan kebutuhan kertas, pencetakan, dan pengiriman, menghasilkan penghematan biaya yang substansial. Proses yang disederhanakan juga mengurangi biaya tenaga kerja yang terkait dengan tugas faktur manual.

Peningkatan Akurasi dan Kepatuhan

• Peningkatan Akurasi : Sistem ini sering menggabungkan format faktur standar dan pemeriksaan validasi otomatis, memastikan faktur akurat dan lengkap.
• Pemenuhan Kepatuhan yang Disederhanakan : Sistem ini dirancang untuk terintegrasi dengan otoritas pajak, memudahkan wajib pajak dalam menghasilkan dan mengirimkan faktur yang sesuai dengan persyaratan administrasi pajak, terutama melalui sistem MyInvois. Ini membantu bisnis mempersiapkan jadwal e-invoicing yang akan datang.

Kinerja Keuangan yang Ditingkatkan

• Peningkatan Arus Kas : Dengan mempercepat proses faktur dan pembayaran, bisnis dapat menerima pembayaran lebih cepat. Penggunaan kode QR dalam sistem ini juga dapat menyederhanakan transaksi.
• Pelacakan dan Transparansi Real-time : Sistem ini memberikan visibilitas real-time terhadap status faktur, memungkinkan bisnis untuk melacak kemajuannya dan mengidentifikasi masalah potensial. Transparansi ini juga meningkatkan komunikasi dengan pemasok dan pelanggan.

Keamanan yang Ditingkatkan

• Penguatan Keamanan : Sistem ini sering menggabungkan fitur keamanan canggih, seperti tanda tangan digital dan metode transmisi yang aman, untuk melindungi data faktur yang sensitif dari akses atau manipulasi yang tidak sah, mengurangi risiko penipuan dan pelanggaran data.

Manfaat Tambahan

• Kesahihan Lingkungan : Dengan menghilangkan kebutuhan faktur kertas, dapat membantu mengurangi dampak lingkungan bisnis.
• Peningkatan Kepuasan Pelanggan : Dapat meningkatkan pengalaman pelanggan dengan menyediakan faktur yang lebih cepat dan akurat.
• Skalabilitas : Sistem ini sangat dapat ditingkatkan, sehingga cocok untuk bisnis dengan berbagai ukuran, mulai dari startup kecil hingga perusahaan besar.

Model E-invoicing menawarkan berbagai manfaat bagi bisnis Malaysia, mulai dari efisiensi dan penghematan biaya hingga keamanan dan kepatuhan yang ditingkatkan. Dengan mengadopsinya, bisnis dapat menyederhanakan operasional mereka, meningkatkan kinerja keuangan, dan tetap kompetitif di era digital saat ini.

Memahami Sistem E-Invoicing Malaysia

Pemerintah Malaysia sedang meluncurkan e-invoicing sebagai bagian dari upaya lebih luas untuk mendigitalisasi proses bisnis dan meningkatkan sistem perpajakan negara. Dengan memperkenalkan sistem MyInvois, pemerintah memastikan bahwa transaksi bisnis , baik B2B maupun B2C menjadi lebih transparan dan efisien. Sistem ini juga akan membantu para pembayar pajak dengan omset tahunan berbagai ukuran mematuhi peraturan perpajakan.

Mulai Juni 2024, penggunaan e-invoicing akan menjadi wajib bagi bisnis Malaysia, dengan implementasi bertahap berdasarkan ukuran dan omset perusahaan. Perusahaan besar diharapkan mengadopsi sistem ini terlebih dahulu, diikuti oleh usaha kecil dan menengah (UKM).

Pengenalan nasional ini sejalan dengan tren global di mana banyak negara, termasuk Indonesia dan Singapura, telah mengimplementasikan kerangka serupa untuk memodernisasi sistem pelaporan keuangan dan perpajakan mereka.

Tidak mengadopsi sistem ini dapat memiliki konsekuensi serius. Bisnis yang tidak mematuhi dapat menghadapi denda, sanksi, atau bahkan tindakan hukum, karena otoritas melihat hal ini sebagai hal yang penting untuk kepatuhan perpajakan.

Selain itu, perusahaan yang lambat mengadopsi e-invoicing dapat tertinggal oleh pesaing mereka. Sistem ini tidak hanya membantu mengurangi kesalahan dan mempercepat proses pembayaran, tetapi juga membawa efisiensi secara keseluruhan yang akan banyak bermanfaat bagi bisnis. Jadi, mengadopsinya lebih awal adalah langkah cerdas bagi perusahaan yang ingin tetap kompetitif di dunia bisnis yang cepat saat ini.

Sistem e-invoicing Malaysia terdiri dari beberapa komponen utama:

• Portal MyInvois : Platform gratis ini, yang disediakan oleh IRBM (Inland Revenue Board of Malaysia), memungkinkan bisnis untuk secara manual membuat, mengirimkan, dan mengelola e-invoice mereka.
• Antarmuka Pemrograman Aplikasi (API) : Bisnis dapat mengintegrasikannya langsung ke sistem akuntansi mereka untuk pertukaran faktur otomatis dengan MyInvois.
• Jaringan PEPPOL : Pan-European Public Procurement Online Network adalah standar yang banyak diadopsi yang memfasilitasi transaksi lintas batas.

Mengimplementasikan E-Invoicing di Bisnis Anda

Mengadopsi e-invoicing dapat secara signifikan menyederhanakan operasional bisnis Anda. Berikut cara melakukannya:

1. Evaluasi Kebutuhan Anda
   • Evaluasi Proses Saat Ini: Analisis prosedur faktur yang ada untuk mengidentifikasi area di mana dapat meningkatkan efisiensi dan akurasi.
   • Perhatikan Ukuran Bisnis Anda: Tentukan apakah bisnis Anda termasuk dalam persyaratan wajib, terutama jika Anda adalah pembayar pajak dengan omset tahunan melebihi ambang batas RM100 juta.
   • Evaluasi Infrastruktur TI: Tinjau infrastruktur TI Anda saat ini untuk memastikan kompatibilitas dengan solusi-solusi tersebut. Pertimbangkan faktor-faktor seperti konektivitas internet, keamanan sistem, dan kapasitas perangkat lunak akuntansi Anda.
2. Pilih Solusi yang Tepat
   • Portal MyInvois: Platform yang disediakan pemerintah ini ideal untuk bisnis kecil dengan volume faktur yang sedang.
   • Integrasi API: Untuk bisnis besar dengan volume transaksi tinggi dan infrastruktur TI yang sudah ada, integrasi API memberikan fleksibilitas dan penyesuaian yang lebih besar. transaction volumes dan infrastruktur TI yang sudah ada, integrasi API memberikan fleksibilitas dan penyesuaian yang lebih besar.
3. Pilih Penyedia Layanan Terpercaya
   • Bekerjasama dengan Ahli: Pilih penyedia layanan terkemuka seperti Portcities yang dapat menawarkan panduan, dukungan, dan memastikan kepatuhan terhadap peraturan pemerintah.
   • Pertimbangkan Layanan Integrasi: Cari penyedia yang dapat membantu mengintegrasikan e-invoicing ke dalam sistem bisnis Anda yang sudah ada, seperti perangkat lunak akuntansi atau sistem ERP.
4. Perbarui Sistem dan Latih Staf
   • Tingkatkan Perangkat Lunak Akuntansi: Pastikan perangkat lunak akuntansi Anda kompatibel dengan e-invoicing dan dapat terintegrasi dengan solusi yang dipilih.
   • Berikan Pelatihan Komprehensif: Lakukan sesi pelatihan untuk staf Anda agar terbiasa dengan prosedur e-invoicing baru, fungsionalitas sistem, dan praktik terbaik.
5. Implementasikan dan Uji
   • Implementasi Percobaan: Pertimbangkan implementasi percobaan untuk menguji sistem e-invoicing dalam lingkungan yang terkontrol sebelum diterapkan secara menyeluruh.
   • Monitor dan Optimalkan: Terus pantau kinerja sistem e-invoicing dan lakukan penyesuaian yang diperlukan untuk mengoptimalkan efisiensi dan efektivitasnya.

Dengan mengikuti langkah-langkah ini dan bekerja sama dengan penyedia layanan terpercaya, Anda dapat berhasil mengimplementasikannya dalam bisnis Anda dan mendapatkan manfaat peningkatan efisiensi, akurasi, dan kepatuhan.

Portcities: Mitra Anda untuk Integrasi E-Invoicing yang Mulus

Portcities mengkhususkan diri dalam mengintegrasikan Odoo dengan MyInvois, platform yang diwajibkan pemerintah di Malaysia, memastikan bahwa bisnis mematuhi e-invoicing di Malaysia. Baik Anda beroperasi dalam lingkungan B2B, B2C, atau B2G, Portcities memiliki keahlian untuk membantu Anda.

Portcities menawarkan rangkaian layanan komprehensif untuk membantu bisnis di Malaysia mengimplementasikan solusi dengan sukses. Berikut adalah pandangan yang lebih rinci tentang bagaimana Portcities dapat membantu organisasi Anda:

Keahlian dalam Integrasi Odoo dan MyInvois

• Sistem ERP Odoo : Sebagai mitra Odoo terkemuka, Portcities memanfaatkan kekuatan sistem ERP serbaguna ini untuk menyederhanakan proses bisnis dan meningkatkan efisiensi. Odoo menawarkan berbagai modul, termasuk akuntansi, penjualan, inventaris, dan manajemen proyek, sehingga menjadi pilihan yang cocok untuk bisnis dari segala ukuran.
• Integrasi yang Mulus dengan MyInvois : Portcities mengkhususkan diri dalam mengintegrasikan Odoo dengan MyInvois, platform yang diwajibkan pemerintah di Malaysia. Integrasi ini memastikan kepatuhan terhadap peraturan lokal dan menyederhanakan proses faktur.

Layanan Komprehensif

• Konsultasi Teknologi : Portcities menyediakan layanan konsultasi ahli untuk membantu bisnis menilai kebutuhan khusus mereka dan mengidentifikasi solusi yang paling cocok.
• Implementasi Solusi : Tim kami yang berpengalaman dapat membantu dalam implementasi Odoo dan MyInvois, memastikan transisi yang lancar ke dalamnya.
• Pelatihan dan Dukungan : Portcities menawarkan program pelatihan untuk staf Anda, memastikan mereka terampil dalam mengoperasikan sistem baru. Kami juga menyediakan dukungan berkelanjutan untuk menjawab pertanyaan atau tantangan yang mungkin timbul selama transisi.

Pelajari lebih lanjut tentang 5 Fitur ERP Teratas untuk Akuntansi dan Manajemen Keuangan Efisien

Rekam Jejak Terbukti

Portcities telah berhasil membantu banyak bisnis di berbagai industri di Malaysia dengan implementasi mereka. Komitmen kami terhadap keunggulan dan kepuasan pelanggan telah membuat kami diakui sebagai mitra terpercaya bagi bisnis yang ingin memodernisasi proses penagihan mereka.

Dengan bermitra bersama Portcities, Anda dapat mendapatkan manfaat berikut:

• Operasi yang lebih efisien
• Efisiensi yang meningkat
• Kepatuhan yang ditingkatkan
• Biaya yang lebih rendah
• Kepuasan pelanggan yang lebih baik

Hubungi Portcities hari ini untuk mempelajari lebih lanjut tentang bagaimana kami dapat membantu bisnis Anda mengimplementasikan e-invoicing dan mencapai tujuan Anda.

Seminars E-Invoicing Malaysia

Sebagai ahli terkemuka dalam integrasi Odoo dan MyInvois, Portcities mengundang Anda ke seminar kami, "Menghubungkan Bisnis Anda ke E-Invoicing melalui MyInvois x Odoo" pada 16 Oktober 2024. Telusuri lebih dalam bagaimana solusi terintegrasi kami dapat merevolusi proses penagihan Anda.

Dengan memanfaatkan pengalaman kami yang luas dalam mengimplementasikan Odoo di berbagai industri, kami akan berbagi praktik terbaik dan wawasan tentang bagaimana mengoptimalkan MyInvois dan Odoo untuk:

1. Wawasan Ahli: Dengarkan para pemimpin industri tentang implementasi e-invoicing dan regulasi yang mempengaruhi bisnis di Malaysia.
2. Pratinjau Solusi Eksklusif: Jadilah yang pertama melihat solusi ERP intuitif kami dengan integrasi MyInvois yang disesuaikan - kami adalah satu-satunya mitra Odoo di Malaysia yang menawarkan ini!
3. Kesempatan Jaringan: Terhubunglah dengan para pemimpin industri dan inovator lainnya.

Kesimpulan

E-invoicing telah menjadi standar baru dalam lanskap bisnis Malaysia. Bisnis perlu menyesuaikan diri dengan regulasi tersebut. Namun, menerapkannya pada bisnis Anda dapat menimbulkan masalah karena kompleksitas integrasi dan memastikan kepatuhan.

Di sinilah Portcities dapat membantu. Dengan keahliannya dalam integrasi Odoo dan MyInvois, Portcities menawarkan solusi komprehensif untuk menyederhanakan transisi Anda, membuatnya lebih mudah bagi bisnis Anda untuk memenuhi persyaratan regulasi sambil meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya.

Melalui seminar dan konsultasi kami, Anda akan memperoleh pemahaman yang lebih mendalam tentang e-invoice dan cara mengimplementasikannya dengan efektif. Jangan ragu untuk menghubungi tim ahli kami untuk membahas kebutuhan bisnis Anda secara khusus. Mari kita bekerja sama untuk membangun masa depan bisnis yang lebih cerdas dan efisien.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

1. Apakah e-invoicing wajib di Malaysia?

Saat ini, e-invoicing belum wajib bagi semua bisnis di Malaysia. Namun, pemerintah Malaysia, melalui Lembaga Hasil Dalam Negeri Malaysia (LHDNM), telah mengumumkan rencana untuk secara bertahap mengimplementasikan e-invoice. Perusahaan besar kemungkinan akan diwajibkan terlebih dahulu, diikuti oleh usaha kecil dan menengah (UKM) dalam beberapa tahun mendatang. Bisnis perlu tetap mengikuti perkembangan mengenai batas waktu wajib di masa depan.

2. Siapa yang wajib menggunakan e-invoice?

Saat ini, tidak ada kelompok tertentu yang diwajibkan menggunakannya, tetapi perusahaan besar diharapkan mengadopsinya terlebih dahulu, dengan UMKM akan diperkenalkan kemudian. Otoritas masih mengembangkan jadwal dan kriteria yang tepat.

3. Apa persyaratan untuk faktur di Malaysia?

Faktur yang valid di Malaysia harus mencantumkan informasi berikut:

• Nomor faktur
• Tanggal penerbitan
• Nama dan alamat pemasok
• Nama dan alamat pelanggan
• Nomor Identifikasi Pajak (TIN) atau nomor registrasi GST/VAT
• Deskripsi barang atau jasa yang disediakan
• Harga satuan dan jumlah total
• Tarif pajak (jika berlaku) dan jumlah pajak

4. Apakah ada masa tenggang untuk e-invoice di Malaysia?

Karena e-invoicing belum wajib, belum ada masa tenggang resmi yang diumumkan. Setelah sistem menjadi wajib, pemerintah mungkin memberikan masa tenggang atau implementasi bertahap, memberikan waktu kepada bisnis untuk mematuhi peraturan baru.

5. Apa perbedaan antara e-billing dan e-invoicing?

• E-billing : Ini mengacu pada pengiriman tagihan (permintaan pembayaran) secara elektronik kepada pelanggan. Ini dapat dilakukan melalui email atau portal web.
• E-invoicing adalah konsep yang lebih luas yang melibatkan pembuatan, pertukaran, dan pemrosesan faktur dalam format elektronik terstruktur (seperti XML atau UBL). Ini memastikan bahwa faktur mematuhi persyaratan hukum dan pajak dan dapat diintegrasikan langsung ke sistem akuntansi pembeli dan penjual.

6. Apa yang terjadi jika e-invoicing tidak dilakukan?

Setelah menjadi wajib, ketidakpatuhan dapat mengakibatkan denda, sanksi, atau bunga yang dikenakan oleh otoritas pajak. Bisnis juga dapat menghadapi masalah operasional, seperti kesulitan dalam pelaporan pajak atau audit. Penting untuk mengikuti peraturan begitu mereka diberlakukan.

7. Siapa yang harus menghasilkan e-invoice di Malaysia?

Umumnya, penjual atau pemasok barang atau jasa bertanggung jawab untuk menghasilkan e-invoice. Jika diwajibkan, bisnis harus mengadopsi sistem yang menghasilkan dan mengirimkan e-invoice sesuai dengan aturan LHDNM.

8. Bisakah saya menghasilkan e-invoice setelah tanggal faktur?

Dalam kebanyakan kasus, e-invoice harus dihasilkan dan dikeluarkan saat transaksi terjadi. Namun, beberapa sistem mungkin memungkinkan untuk pengisian tanggal mundur jika kontrol dan justifikasi yang tepat ada. Untuk menghindari masalah kepatuhan, selalu lebih baik mengeluarkan faktur segera setelah transaksi selesai.