Salah satu pertimbangan terbesar perusahaan dalam implementasi Enterprise Resource Planning (ERP) adalah seberapa besar pengaruhnya terhadap proses mereka saat ini. Pendirian kami adalah bahwa Anda mempertimbangkan untuk menerapkan ERP karena Anda yakin proses Anda saat ini membutuhkan pengoptimalan.
ERP dapat meningkatkan semua aspek bisnis Anda, tetapi banyak implementasi memiliki masalah. Ada beberapa alasan untuk ini, tetapi dalam artikel ini, kami akan menyanggah mitos atau kebohongan populer tentang mereka.
Berikut adalah sembilan mitos implementasi ERP dan kebenarannya yang harus Anda ketahui.
9 Mitos Implementasi ERP Teratas
Mitos 1: ERP hanya untuk bisnis besar
Di masa lalu, solusi ERP biasanya diterapkan oleh organisasi besar. Namun saat ini, bisnis dari semua ukuran dapat memperoleh manfaat dan mengeksplorasi solusi Perencanaan Sumber Daya Perusahaan berkat opsi yang berkembang yang dimungkinkan oleh inovasi teknologi.
Dengan munculnya perangkat lunak berbasis cloud, yang paling signifikan, ERP ada untuk semua jenis bisnis. Karena setiap perusahaan memiliki sumber daya yang perlu dikelola, sistem manajemen sumber daya, dengan kata lain, ERP, menjadi perlu.
Saat ini, ERP hadir dalam berbagai ukuran dan bentuk, dan memilih yang tepat untuk bisnis Anda sangat penting untuk umur panjang dan implementasi yang efektif.
Kebenaran: Saat ini, UKM dapat memperoleh manfaat dari ERP system tanpa harus menginvestasikan banyak uang.
Mitos 2: Satu solusi ERP cocok untuk semua
Satu solusi ERP tidak dapat memenuhi semua jenis kebutuhan bisnis. Sebuah perusahaan manufaktur, misalnya, akan memiliki kebutuhan unik yang akan berbeda dari bisnis ritel. Meskipun keduanya mungkin memerlukan ERP untuk meningkatkan proses mereka, tingkat penyesuaian dan fitur yang diperlukan pasti akan berbeda.
Oleh karena itu, pahami kebutuhan bisnis Anda dan komunikasikan kepada mitra ERP yang kompeten sehingga mereka dapat merekomendasikan solusi yang tepat.
Kebenaran: Setiap bisnis perlu menentukan solusi ERP yang akan memenuhi tujuannya.
Jelajahi ERP yang tepat untuk industri Anda
Mitos 3: ERP baru akan melakukan semua yang Anda inginkan (kurangnya definisi persyaratan)
Sebagian besar solusi ERP, seperti Odoo, dapat mengelola semua proses bisnis. Tetapi juga benar bahwa setiap bisnis berbeda. Oleh karena itu, pentingnya mendefinisikan kebutuhan dan ruang lingkup Anda dengan benar bahkan sebelum mendekati mitra ERP akan membantu menghindari masalah di masa depan.
Kebenaran: Tujuan dari sistem ERP adalah untuk meningkatkan produktivitas Anda, tetapi Anda harus menentukan persyaratan untuk sistem baru. Ini mungkin tidak melakukan semua yang Anda harapkan tanpa penyesuaian lebih lanjut dari mitra yang berpengalaman.
Mitos 4: ERP akan bekerja dengan cara yang sama seperti sistem saat ini
Solusi ERP yang ingin Anda terapkan mungkin tidak berfungsi seperti solusi Anda saat ini atau sebelumnya - itu bukan hal yang baik atau buruk. Ini berarti bahwa sistem baru melakukan tugasnya secara berbeda, dan ketika proses baru ini menghemat waktu dan sumber daya, bisnis Anda akan berterima kasih karenanya.
Kebenaran: ERP baru mungkin bekerja secara berbeda dari sistem Anda saat ini. Bukankah inti dari sistem ERP untuk menyelesaikan pekerjaan lebih cepat dan lebih mudah dari yang sebelumnya?
Mitos 5: Mitra ERP akan melakukan segalanya untuk Anda
Mitos lain yang kami temui adalah perusahaan yang percaya bahwa mitra ERP mereka akan menangani semua bidang implementasi. Ini tidak hanya salah, tetapi juga dapat merusak kesuksesan bisnis Anda.
Anda harus menjelaskan kasus bisnis Anda kepada mitra Anda, dan merupakan tanggung jawab mereka untuk memberikan jalan ke depan. Ini dapat mencakup penyempurnaan proses saat ini, di antara banyak lainnya. Anda juga mungkin diminta untuk menyediakan sponsor solusi, seseorang, atau tim untuk mewakili perusahaan Anda dan nilai-nilainya dengan mitra ERP.
Kebenaran: Kedua belah pihak memiliki tanggung jawab. Pegang ujung Anda dan biarkan pasangan Anda memegang ujungnya.
Mitos 6: ERP membutuhkan waktu terlalu lama untuk diimplementasikan
Karena kompleksitas implementasi ERP, timeline proyek dapat dipengaruhi oleh beberapa faktor, termasuk ukuran bisnis, ekspektasi manajemen, tingkat penyesuaian, jumlah pengguna yang diharapkan, ruang lingkup implementasi, dan banyak lainnya.
Mitra ERP yang andal akan dapat memberikan perkiraan implementasi setelah semua persyaratan, ruang lingkup, dan sumber daya diurutkan. Biasanya, implementasi ERP dapat memakan waktu beberapa minggu hingga beberapa bulan.
Kebenaran: Jadwal implementasi ERP tergantung pada beberapa faktor.
Mitos 7: Kita tidak perlu membuat rencana karena hal-hal akan berubah selama proyek berlangsung
Menerapkan ERP dapat mengambil beberapa putaran karena banyak faktor yang tidak terduga - dukungan eksekutif dan pengujian yang memadai, antara lain, tetapi itu tidak berarti Anda tidak boleh merencanakan.
Perencanaan membantu Anda mencapai tujuan Anda, meningkatkan kesadaran dan kepositifan, dan mengurangi stres. Perencanaan implementasi ERP bisnis Anda juga membantu menilai tujuan Anda untuk melihat apakah itu realistis.
Kebenaran: Rencanakan setiap detail implementasi ERP dengan pasangan Anda.
Mitos 8: ERP, CRM, SCM, dan MRP semuanya sama
Enterprise Resource Planning (ERP), Customer Relationship Management (CRM), Supply Chain Management (SCM), dan Manufacturing Resource Planning (MRP) adalah sistem yang berbeda dengan fitur yang berbeda.
Sementara ruang lingkup orang lain sempit dengan tujuan tertentu, ruang lingkup ERP luas dan mencakup banyak proses bisnis. Sementara ERP saat ini mencakup fitur-fitur dari sistem lain ini, semuanya juga dapat diimplementasikan secara terpisah tergantung pada kebutuhan perusahaan.
Kebenaran: Mereka adalah sistem yang berbeda yang menargetkan proses bisnis yang berbeda.
Mitos 9: ERP termasuk dalam departemen TI karena merupakan sistem TI
Masukan dan kepemilikan Enterprise Resource Planning tidak terbatas pada departemen TI. Ini adalah seluruh aset bisnis yang berharga di seluruh departemen dan di seluruh hierarki perusahaan, mulai dari pekerja lapangan hingga eksekutif C-suite.
Sementara implementasi dan pemeliharaan ERP mungkin dilakukan oleh departemen TI, keberhasilannya hanya terlihat ketika setiap fungsi bisnis memainkan perannya, terutama dengan penggunaan.
Kebenaran: ERP bermanfaat untuk semua unit bisnis.
Ingin merasakan bagaimana ERP bekerja?
Aplikasi yang diperlukan terlebih dahulu
Aplikasi yang diperlukan terlebih dahulu
Anda dapat mencari solusi ERP untuk masalah spesifik berdasarkan kebutuhan bisnis Anda. Jika bisnis Anda perlu mengelola pesanan inventaris secara akurat atau lebih memahami data keuangan, menerapkan inventaris dan akuntansi dapat menjadi semua yang Anda butuhkan untuk memulai kehidupan yang mudah dengan solusi ERP.
Intinya di sini Anda tidak harus menggunakan aplikasi yang belum Anda butuhkan. Namun, bentuk implementasi ini hanya dapat dilakukan dengan ERP modular seperti Odoo.
Menetapkan persyaratan dan KPI utama
Sebuah bisnis di mana persyaratan ERP dan KPI tidak didefinisikan dengan jelas akan gagal. Apa sebenarnya tujuan Anda, dan hasil apa yang ingin Anda capai dengan implementasi ERP?
Apakah Anda ingin meningkatkan kepuasan pelanggan dan produktivitas bisnis atau mendorong pertumbuhan pendapatan? Tetapkan persyaratan dan KPI ini dengan karyawan dan mitra ERP Anda. Melakukan hal itu meningkatkan efisiensi bisnis dan memberikan dasar yang kuat untuk pengambilan keputusan.
Proses implementasi dokumen Dokumentasi implementasi
ERP adalah peta jalan dan panduan praktik untuk kesuksesan bisnis. Meskipun ini terutama merupakan tanggung jawab mitra ERP Anda, Anda juga harus menyadari setiap langkah yang diambil untuk mencapai tujuan Anda.
Melakukan hal ini membantu semua orang melakukan yang terbaik, dan setiap pemangku kepentingan jelas tentang harapan. Mendokumentasikan proses Anda juga memastikan efisiensi, konsistensi, dan standarisasi.
Meminta masukan dari semua kelompok pengguna
Alasan utama kegagalan implementasi ERP adalah kurangnya komitmen terhadap sistem. Dan ini biasanya terjadi karena kelompok pengguna tidak mengetahui solusi sampai diimplementasikan.
Sebelum menerapkan ERP, mintalah masukan dari semua kelompok pengguna. Dengan begitu, Anda dapat memastikan keterlibatan karyawan dan membuka lingkungan umpan balik yang positif.
Kesimpulan
Garis antara mitos dan fakta implementasi ERP bisa jadi sulit untuk dibedakan. Tapibegitu Anda dan mitra ERP Anda melakukan semua yang diperlukan untuk memastikan kesuksesan, Anda akan sering menemukan bahwa mitos tidak lebih dari mitos.
Praktik terbaik implementasi ERP yang harus Anda ikuti kemudian hanya mengimplementasikan aplikasi yang diperlukan, menetapkan persyaratan utama, mendokumentasikan proses, dan meminta umpan balik.
