Sistem ERP untuk Manufaktur: Studi Kasus Histotech

• Nama Perusahaan: Histotech Engineering SDN. BHD.
• Lokasi : Malaysia
• Industri : Manufaktur
• Ukuran Perusahaan: Menengah
• Jumlah pengguna : 51-200 karyawan

• Spesialisasi : manufaktur, teknik mesin, perkakas presisi, mesin CNC, pengecoran, fabrikasi lembaran logam, industri semikonduktor, industri medis, industri otomasi
• Waktu pelaksanaan: Proyek ini dibagi menjadi 2 fase. Fase 1 berlangsung selama 5-6 bulan dan diluncurkan pada bulan April 2021. Fase 2 berlangsung hampir satu tahun dan diluncurkan pada bulan September 2022.
• Sistem yang diimplementasikan: Penjualan, Pembelian, Inventaris, Akuntansi, Manufaktur, PLM, Kualitas, Barcode, dan Pembelian
• Versi Odoo: Odoo 14

Bahkan produsen terkemuka mengalami kesulitan dengan ketidakefisienan dan proses yang ketinggalan zaman. Histotech Engineering Sdn Bhd menghadapi tantangan sehari-hari dari operasi yang terfragmentasi dan manajemen data yang rumit, yang menguras produktivitas.

Namun, Histotech menemukan cara untuk membebaskan diri. Dengan bermitra dengan Portcities, mereka beralih dari proses manual ke sistem Odoo ERP berbasis cloud, meningkatkan efisiensi hingga 50% dalam beberapa operasi kritis.

Transformasi ini meningkatkan alur kerja, memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih cepat, dan memfasilitasi manajemen jarak jauh.

Tertarik tentang bagaimana sistem ERP dapat merevolusi bisnis Anda ? Telusuri cerita transformasi Histotech untuk menemukan wawasan praktis yang dapat membuka potensi manufaktur Anda.

Tantangan Bisnis

Sebelum mengimplementasikan Odoo, Histotech Engineering, produsen suku cadang logam terkemuka yang didirikan pada tahun 1992, menghadapi beberapa tantangan kritis yang menghambat pertumbuhan dan efisiensi operasionalnya.

Operasi inti mereka, yang melibatkan produksi suku cadang logam dan komponen mesin untuk klien global, sangat bergantung pada proses manual, seperti dokumen kertas, lembar Excel, dan spreadsheet. Ketergantungan pada metode yang ketinggalan zaman ini menyebabkan beberapa ketidakefisienan di seluruh organisasi.

1. Kurangnya Integrasi dan Konsistensi Data : Karena tidak adanya sistem terintegrasi, departemen yang berbeda di Histotech bekerja secara terisolasi, yang menyebabkan inkonsistensi data dan kesalahan. Kurangnya pendekatan yang terpadu menyebabkan kesenjangan komunikasi, penundaan dalam pengambilan keputusan, dan alur kerja yang tidak efisien.
2. Manajemen Operasional yang Tidak Memadai : Tanpa sistem ERP, semua departemen beroperasi menggunakan proses yang terfragmentasi dan manual. Pendekatan yang tidak terkoordinasi ini membuat sulit untuk mengkoordinasikan produksi, mengelola sumber daya dengan efisien, dan memenuhi harapan pelanggan, terutama terkait pengiriman tepat waktu.
3. Manajemen Proyek yang Kontraproduktif: Manajemen proyek juga tidak efisien, karena tim kesulitan untuk mengkoordinasikan tugas dan proyek dengan efektif. Dengan setiap departemen bekerja secara terpisah, menjaga jadwal dan anggaran menjadi tantangan, terutama selama inisiatif kompleks seperti retensi penyewa, keberlanjutan, dan proyek pemasaran.
4. Manajemen Hubungan Pelanggan Manual : Tantangan lain adalah mengelola hubungan pelanggan karena proses manual yang tidak efisien. Metode-metode kuno ini sering kali menghasilkan layanan pelanggan yang kurang memuaskan, tingkat retensi yang lebih rendah, dan kesulitan dalam membangun dan mempertahankan hubungan pelanggan jangka panjang.

Ketidakadanya sistem yang terpadu menciptakan kesulitan yang signifikan bagi tim manajemen Histotech. Tanpa platform terpusat, melacak operasi di berbagai departemen menjadi sangat menantang, menyebabkan pelaporan dan analisis yang tidak akurat. Situasi ini membatasi kemampuan perusahaan untuk mengambil keputusan yang berdasarkan informasi dan beradaptasi dengan perubahan pasar secara efisien.

Implementasi Odoo

Mengakui kebutuhan akan solusi yang tangguh untuk menyederhanakan operasi mereka, Histotech beralih ke Odoo, sistem ERP serbaguna yang dapat mengatasi tantangan unik mereka.

Mengatasi Tantangan

Portcities menerapkan solusi ERP berbasis Odoo yang komprehensif yang disesuaikan dengan kebutuhan unik Histotech untuk mengatasi kebutuhan ini. Proyek ini mencakup:

1. Sistem Manajemen Terintegrasi: Portcities menggantikan metode manual yang sudah ketinggalan zaman dengan platform tunggal berbasis cloud yang mencakup semua aspek inti operasi Histotech. Sistem terintegrasi ini menangani manajemen produksi, pelacakan inventaris, dan pemrosesan pesanan, menghilangkan alur kerja terisolasi dan mendorong komunikasi yang lancar di semua departemen.
2. Dasbor Kustom dan Analitik Real-Time: Fitur utama yang dikembangkan oleh pengembang perangkat lunak internal Histotech, dengan dukungan Portcities, mencakup dasbor kustom yang memberikan umpan balik real-time tentang tren penjualan, memungkinkan manajemen untuk membuat keputusan yang lebih cepat dan lebih terinformasi. Fitur ini mendukung pemantauan kinerja penjualan harian, mingguan, bulanan, dan tahunan, yang sebelumnya tidak mungkin dilakukan dengan sistem lama.
3. Fleksibilitas Kerja Jarak Jauh : Sifat berbasis awan Odoo memungkinkan karyawan mengelola pekerjaan mereka tidak hanya dari pabrik atau kantor tetapi juga dari rumah atau luar negeri. Fleksibilitas ini secara signifikan meningkatkan efisiensi operasional dan kepuasan karyawan dengan mengurangi kesalahan, mencegah kehilangan data, dan memastikan alur kerja yang lebih lancar.
4. Proses Akuntansi Modern : Portcities mengintegrasikan Aplikasi Akuntansi Odoo dan alat otomatisasi untuk mengoptimalkan operasi keuangan Histotech. Ini meningkatkan prosedur akuntansi standar di seluruh organisasi, meningkatkan akurasi dan menghemat waktu.
5. Peningkatan Pelaporan dan Pengambilan Keputusan : Dengan kemampuan pelaporan dan analisis yang lebih baik, Odoo menyediakan laporan keuangan komprehensif, pelacakan produksi, dan status pesanan pelanggan, yang memungkinkan perencanaan strategis dan manajemen operasional yang lebih baik.

Tantangan Implementasi

Proses implementasi dimulai pada tahun 2021 selama pandemi COVID-19, yang menghadapi tantangan signifikan akibat pembatasan perjalanan.

Proyek harus dikelola secara remote, menciptakan hambatan awal terkait perbedaan budaya di antara anggota tim dari Indonesia, Singapura, dan Malaysia.

Meskipun tantangan awal ini, Portcities menunjukkan manajemen proyek yang efektif, dengan pemimpin tim mereka, Stan, memainkan peran penting dalam menjembatani kesenjangan dan membimbing proyek hingga berhasil diselesaikan.

Perbaikan Spesifik

Dampak Odoo pada operasi Histotech sangat signifikan, membawa perbaikan yang terukur di beberapa area kinerja utama.

• Peningkatan Pengiriman Pelanggan: Sejak mengimplementasikan Odoo, Histotech telah mencapai peningkatan setidaknya 50% dalam memenuhi persyaratan pengiriman pelanggan. Integrasi dan otomatisasi proses dalam Odoo telah memungkinkan pengiriman yang lebih dapat diandalkan dan tepat waktu, meningkatkan kepuasan pelanggan.
• Peningkatan Pengambilan Keputusan: Data real-time yang disediakan oleh Odoo dan aplikasi kustom yang dikembangkan in-house telah memungkinkan Histotech untuk mengambil keputusan yang lebih cepat dan lebih terinformasi. Apa yang dulunya memakan waktu berhari-hari sekarang dapat diselesaikan dalam beberapa jam saja, sangat meningkatkan kecepatan dan responsivitas perusahaan.
• Peningkatan Produktivitas dan Efisiensi: Secara keseluruhan, implementasi Odoo telah memiliki dampak positif pada produktivitas dan efisiensi Histotech. Perusahaan telah menghilangkan proses yang redundan, mengurangi kesalahan, dan meningkatkan alur kerja di semua departemen dengan menggabungkan semua operasi dalam satu sistem.

Alasan Memilih dan Merekomendasikan Portcities

Ketika Histotech memutuskan untuk mengadopsi Odoo, mereka bekerja sama dengan Portcities, sebuah perusahaan yang sangat direkomendasikan oleh Odoo Hong Kong karena rekam jejaknya yang terbukti dalam mengimplementasikan solusi Odoo di seluruh Asia Tenggara.

Beberapa faktor kunci mempengaruhi keputusan Histotech untuk memilih Portcities:

• Keahlian Odoo yang Kuat: Pengalaman Portcities yang telah terbukti dalam mengimplementasikan solusi Odoo terutama untuk usaha kecil dan menengah (UKM), membuat mereka menjadi mitra yang menarik.
• Kesesuaian untuk UKM: Sifat modular dan scalable Odoo yang cocok dengan kebutuhan perusahaan kecil, memberikan keseimbangan yang tepat antara fungsionalitas dan fleksibilitas.

Pengalaman Positif: Kolaborasi Histotech dengan Portcities ditandai dengan profesionalisme dan keahlian, dengan tim, terutama Bambang, analis bisnis, mendapatkan pujian tinggi atas kemampuan dan fleksibilitas mereka. Selain itu, dukungan pasca-implementasi yang diberikan oleh Portcities responsif dan efektif, menangani sebagian besar masalah hingga kepuasan Histotech.

Kesimpulan

Evolusi Histotech dari proses manual yang terpisah menjadi sistem ERP yang mulus dan terintegrasi adalah bukti kekuatan transformasi teknologi digital dalam industri manufaktur.

Dengan mengadopsi Odoo, Histotech telah menyederhanakan operasinya dan secara signifikan meningkatkan kemampuannya untuk memenuhi permintaan pelanggan, membuat keputusan yang terinformasi, dan meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.

Pergeseran ini menyoroti bagaimana bahkan produsen yang sudah mapan dapat beradaptasi dengan teknologi baru, mencapai hasil yang luar biasa melalui implementasi strategis dan bimbingan ahli.

Dengan Portcities sebagai mitra terpercaya, Histotech telah menghadapi perubahan ini dengan profesionalisme dan keahlian, menetapkan standar baru untuk efisiensi dan pertumbuhan di sektor ini.

Sekarang adalah saat bagi bisnis Anda untuk menjelajahi peluang serupa. Hubungi para ahli kami dan pelajari bagaimana Anda dapat mengulangi kesuksesan Histotech dalam operasi manufaktur Anda!