L'une des principales considérations des entreprises lors de la mise en œuvre d'un progiciel de gestion intégré (ERP) est de savoir dans quelle mesure celui-ci affectera leurs processus actuels. Notre point de vue est que vous envisagez de mettre en œuvre un ERP parce que vous pensez que vos processus actuels doivent être optimisés.
Un ERP peut améliorer tous les aspects de votre entreprise, mais de nombreuses mises en œuvre présentent des problèmes. Il y a plusieurs raisons à cela, mais dans cet article, nous allons démystifier les mythes ou les mensonges populaires à leur sujet.
Voici neuf mythes sur la mise en œuvre des ERP et leurs vérités que vous devriez connaître.
Les 9 principaux mythes sur l’implémentation d’un ERP
Mythe 1 : L'ERP est uniquement destiné aux grandes entreprises
Par le passé, les solutions ERP étaient généralement mises en œuvre par les grandes entreprises. Mais aujourd'hui, les entreprises de toutes tailles peuvent bénéficier et explorer les solutions de planification des ressources d'entreprise grâce aux options croissantes rendues possibles par l'innovation technologique.
Avec l'avènement des logiciels basés sur le cloud, notamment, un ERP existe pour tout type d'entreprise. Parce que chaque entreprise a des ressources qu'elle doit gérer, un système de gestion des ressources, en d'autres termes, un ERP, devient nécessaire.
Aujourd'hui, les ERP se présentent sous différentes tailles et formes, et choisir le bon pour votre entreprise est vital pour la longévité et la mise en œuvre efficace.
Vérité : Aujourd'hui, les PME peuvent bénéficier d'un système ERP sans investir une fortune.
Mythe 2 : Une seule solution ERP convient à tous
Une solution ERP unique ne peut pas répondre à tous les types de besoins des entreprises. Une entreprise de fabrication, par exemple, aura des besoins uniques qui seront différents de ceux d'un commerce de détail. Si toutes deux peuvent avoir besoin d'un ERP pour améliorer leurs processus, le niveau de personnalisation et les fonctionnalités requises seront certainement différents.
Il faut donc comprendre les besoins de votre entreprise et les communiquer à un partenaire ERP compétent afin qu'il puisse vous recommander la bonne solution.
Vérité : Chaque entreprise doit déterminer la solution ERP qui lui convient le mieux.
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Mythe 3 : Le nouvel ERP fera tout ce que vous voulez (manque de définition des besoins)
La plupart des solutions ERP, comme Odoo, peuvent gérer tous les processus essentiels de l'entreprise. Mais il est également vrai que chaque entreprise est différente. C'est pourquoi il est important de définir correctement vos besoins et votre champ d'action avant même de contacter un partenaire ERP, afin d'éviter tout problème à l'avenir.
Vérité : L'objectif d'un système ERP est d'améliorer votre productivité, mais vous devez définir les exigences du nouveau système. Il se peut qu'il ne fasse pas tout ce que vous attendez de lui sans une personnalisation supplémentaire par un partenaire expérimenté.
Mythe 4 : L'ERP fonctionnera de la même manière que le système actuel
La solution ERP que vous avez l'intention de mettre en œuvre peut ne pas fonctionner comme votre solution actuelle ou précédente - ce n'est ni une bonne ni une mauvaise chose. Cela signifie simplement que le nouveau système fait son travail différemment, et lorsque ce nouveau processus permet d'économiser du temps et des ressources, votre entreprise vous en sera reconnaissante.
Vérité : Le nouvel ERP pourrait fonctionner différemment de votre système actuel. L'essence d'un système ERP n'est-elle pas d'accomplir le travail plus rapidement et plus facilement que votre ancien système ?
Mythe 5 : Le partenaire ERP fera tout pour vous
Un autre mythe que nous avons rencontré concerne les entreprises qui croient que leur partenaire ERP s'occupera de tous les aspects de la mise en œuvre. Non seulement c'est faux, mais cela peut aussi nuire à la réussite de votre entreprise.
Vous devez expliquer votre cas à votre partenaire, et c'est à lui qu'il incombe de vous indiquer la voie à suivre. Cela peut inclure l'amélioration des processus actuels, entre autres. Vous pouvez également être amené à fournir un sponsor de solution, une personne ou une équipe qui représentera votre entreprise et ses valeurs auprès du partenaire ERP.
La vérité : les deux parties ont des responsabilités. Tenez votre bout et laissez votre partenaire tenir le sien.
Mythe 6 : La mise en œuvre d'un ERP est trop longue
En raison de la complexité de la mise en œuvre d'un ERP, le calendrier du projet peut être influencé par plusieurs facteurs, notamment la taille de l'entreprise, les attentes de la direction, le degré de personnalisation, le nombre d'utilisateurs prévus, l'étendue de la mise en œuvre, et bien d'autres encore.
Un partenaire ERP fiable sera en mesure de donner une estimation de la mise en œuvre une fois que toutes les exigences, la portée et les ressources auront été triées. En général, la mise en œuvre d'un ERP peut prendre de quelques semaines à plusieurs mois.
Vérité : Le calendrier de mise en œuvre d'un ERP dépend de plusieurs facteurs.
Mythe 7 : Nous n'avons pas besoin de planifier car les choses changeront de toute façon pendant le projet
La mise en œuvre d'un ERP peut prendre plusieurs tours en raison de nombreux facteurs imprévisibles - soutien de la direction et tests suffisants, entre autres, mais cela ne veut pas dire que vous ne devez pas planifier.
La planification vous aide à atteindre votre objectif, favorise la prise de conscience et la positivité, et réduit le stress. La planification de la mise en œuvre de votre ERP d'entreprise permet également d'évaluer votre objectif pour voir s'il est réaliste.
Vérité : Planifiez chaque détail de la mise en œuvre de l'ERP avec votre partenaire.
Mythe 8 : ERP, CRM, SCM, et MRP sont tous les mêmes
Les progiciels de gestion intégrés (ERP), la gestion de la relation client (CRM), la gestion de la chaîne d'approvisionnement (SCM) et la planification des ressources de fabrication (MRP) sont des systèmes différents dotés de caractéristiques différentes.
Alors que le champ d'application d'autres systèmes est étroit et vise des objectifs spécifiques, celui d'un ERP est large et couvre de multiples processus d'entreprise. Si les ERP englobent aujourd'hui les fonctionnalités de ces autres systèmes, ils peuvent également être mis en œuvre séparément en fonction des besoins de l'entreprise.
Vérité : Ce sont des systèmes différents qui visent des processus d'entreprise différents.
Mythe 9 : L'ERP appartient au département informatique car il s'agit d'un système informatique
L'entrée et la propriété de la planification des ressources d'entreprise ne sont pas limitées au département informatique. Il s'agit d'un actif commercial à part entière, qui a de la valeur dans tous les départements et dans toute la hiérarchie de l'entreprise, du personnel de terrain aux cadres supérieurs.
Si la mise en œuvre et la maintenance d'un ERP peuvent relever du département informatique, sa réussite n'est évidente que lorsque chaque fonction de l'entreprise joue son rôle, notamment en ce qui concerne l'utilisation.
Vérité : L'ERP est bénéfique pour toutes les unités commerciales.
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Meilleures pratiques pour la mise en œuvre d'un ERP
Meilleures pratiques pour la mise en œuvre d'un ERP
Vous pouvez rechercher une solution ERP pour des problèmes spécifiques en fonction des besoins de votre entreprise. Si votre entreprise a besoin de gérer avec précision les commandes de stock ou de mieux comprendre les données financières, la mise en œuvre de systèmes de gestion des stocks et de la comptabilité pourrait être tout ce dont vous avez besoin pour démarrer en douceur avec une solution ERP.
L'idée est que vous n'êtes pas obligé d'utiliser des applications dont vous n'avez pas encore besoin. Toutefois, cette forme de mise en œuvre n'est possible qu'avec des ERP modulaires comme Odoo.
Établir les exigences et les indicateurs clés de performance (KPI)
Une entreprise dont les exigences et les KPI de l'ERP ne sont pas clairement définis est vouée à l'échec. Quel est exactement votre objectif, et quels résultats souhaitez-vous obtenir avec l'implémentation d'un ERP ?
Voulez-vous améliorer la satisfaction des clients et la productivité de l'entreprise ou augmenter le chiffre d'affaires ? Définissez ces exigences et ces indicateurs clés de performance avec vos employés et votre partenaire ERP. Vous augmenterez ainsi l'efficacité de l'entreprise et disposerez d'une base solide pour prendre des décisions.
Documenter les processus de mise en œuvre
La documentation de la mise en œuvre d'un ERP est une feuille de route et un guide de pratique pour la réussite de l'entreprise. Bien que cette responsabilité incombe principalement à votre partenaire ERP, vous devez également être conscient de chaque étape franchie pour atteindre votre objectif.
Cela permet à chacun de donner le meilleur de lui-même et à toutes les parties prenantes de connaître clairement leurs attentes. La documentation de vos processus est également un gage d'efficacité, de cohérence et de normalisation.
Sollicitez l'avis de tous les groupes d'utilisateurs
L'une des principales raisons de l'échec de la mise en œuvre d'un ERP est le manque d'engagement envers le système. Et cela se produit généralement parce que les groupes d'utilisateurs n'ont pas connaissance d'une solution avant qu'elle ne soit mise en œuvre.
Avant de mettre en œuvre un ERP, sollicitez l'avis de tous les groupes d'utilisateurs. De cette façon, vous pourrez garantir l'engagement des employés et créer un environnement de feedback positif.
Conclusion
La ligne de démarcation entre les mythes et les faits concernant la mise en œuvre d'un ERP peut être difficile à discerner. Mais une fois que vous et votre partenaire ERP aurez fait tout ce qui est nécessaire pour assurer le succès, vous découvrirez souvent que les mythes ne sont rien d'autre que des mythes.
Les meilleures pratiques de mise en œuvre d'un ERP que vous devriez alors suivre sont les suivantes : mettre en œuvre uniquement les applications nécessaires, établir les exigences clés, documenter les processus et solliciter des commentaires.
