Hệ thống ERP chính là trụ cột của doanh nghiệp, hệ thống này không chỉ cần đáp ứng tất cả các yêu cầu hiện tại của doanh nghiệp, mà nó còn phải giúp doanh nghiệp mở rộng quy mô và phát triển lớn mạnh trong tương lai. Việc chọn một hệ thống CNTT có tầm ảnh hưởng đáng kể đến quy trình hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp chắc chắn là một nhiệm vụ không hề dễ dàng, đòi hỏi thời gian nghiên cứu và sự đồng thuận từ các bên liên quan.
Trong bài viết này, chúng tôi đưa ra các yếu tố bạn cần lưu ý để lựa chọn một hệ thống ERP phù hợp cho công ty của mình từ góc độ lâu dài, tập trung vào phần mềm ERP mã nguồn mở như Odoo. Việc so sánh các chức năng và tính năng của mọi hệ thống ERP hiện có trên thị trường là một giải pháp ngắn hạn hơn và rất có thể dẫn đến các vấn đề phức tạp trong tương lai.
Trước khi đi vào đánh giá các hệ thống ERP và Odoo, chúng ta hãy xem xét hai loại hệ thống ERP chính.
So sánh ERP Mã Nguồn Mở và ERP Độc Quyền
Phần mềm mã nguồn mở (OSS) sử dụng một “mã mở” được cung cấp miễn phí trên internet. Do phần mềm này được mở công khai, nên người dùng có thể tải xuống, sử dụng và sửa đổi mà không có bất kì hạn chế nào. Điều này có nghĩa là khi người dùng mua một hệ thống như vậy, họ sẽ có quyền truy cập suốt đời vào phần mềm.
Phần mềm mã nguồn đóng (CSS) hay phần mềm độc quyền là một phần mềm với mã nguồn được mã hoá. Chỉ chính người tạo ra phần mềm mới có thể truy cập, sao chép và thay đổi mã nguồn, nghĩa là các công ty không thể mua để sở hữu phần mềm, mà chỉ trả tiền cho quyền sử dụng phần mềm đó.
Một số hệ thống ERP cung cấp cả hai phiên bản. Lấy ví dụ như phần mềm Odoo cung cấp một phiên bản mã nguồn mở gọi là Odoo Cộng đồng, dành cho mọi người dùng nhưng giới hạn về các tính năng và chức năng. Mặt khác, Odoo Doanh nghiệp là phiên bản trả phí với nhiều tính năng và lợi ích bổ sung mà khách hàng nhận được khi thanh toán phí bản quyền, đồng thời phiên bản này có thể được tùy chỉnh bởi đội ngũ CNTT của doanh nghiệp hoặc đối tác chính thức của Odoo như Port Cities.
4 Yếu Tố Bạn Nên Lưu Ý Khi Lựa Chọn Một Hệ Thống ERP
Quy mô Doanh nghiệp
Quy mô doanh nghiệp của bạn gắn liền với ngân sách, số lượng người dùng cũng như số lượng quy trình mà bạn muốn hệ thống ERP của mình xử lý.
Giống như hầu hết các phần mềm ERP mã nguồn mở, Odoo ban đầu được thiết kế cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Doanh nghiệp nên triển khai phần mềm với quy mô nhỏ đầu trước và thêm các chức năng mới khi quy mô mở rộng hơn. Đối với các công ty đang phát triển, sự tự do thích ứng, khả năng ứng biến với các thay đổi và khả năng tiếp cận các cập nhật kịp thời là một số lợi thế cạnh tranh của Odoo.
Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là các doanh nghiệp lớn không nên áp dụng các hệ thống mã nguồn mở chất lượng cao làm ERP chính của họ. Trên thực tế, không ít các công ty lớn và các thương hiệu đa quốc gia, chẳng hạn như Gojek, hay AEON, hay Wardah Cosmetics Indonesia, đang sử dụng Odoo để điều hành hoạt động kinh doanh của họ và gặt hái nhiều lợi ích từ tính linh hoạt và khả năng mở rộng mà Odoo cung cấp.
Nhìn chung, SAP và Oracle là những giải pháp tuyệt vời cho các doanh nghiệp lớn và đã phát triển, họ cần triển khai một giải pháp ERP phức hợp mà không có nhu cầu tùy chỉnh đáng kể trong tương lai. Nhưng các hệ thống như vậy sẽ đi kèm với một chi phí mà hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ không đủ khả năng đầu tư hoặc duy trì.
Các tuỳ chỉnh
Theo nguyên tắc chung, trong quá trình lựa chọn một hệ thống ERP phù hợp, hãy xem xét số lượng yêu cầu và tùy chỉnh mà công ty của bạn sẽ cần trong tương lai.
Bộ ứng dụng tích hợp phong phú về tính năng của Odoo hoàn toàn có thể tùy chỉnh và có sẵn khả năng tích hợp với bên thứ ba qua API. Odoo và cộng đồng nhà phát triển của Odoo đã thiết kế thành công tổng cộng hơn 28.000 ứng dụng, bao gồm các giải pháp nội địa hóa cho các thị trường khác nhau.
Hỗ trợ
Một yếu tố quan trọng khác ban cần cân nhắc là khả năng và dịch vụ hỗ trợ sau khi triển khai phần mềm CNTT. Các doanh nghiệp lớn có bộ phận CNTT nội bộ có thể tự ứng phó với các vấn đề có thể xảy ra đối với một hệ thống ERP độc quyền. Dù vậy, hầu hết các công ty lớn sử dụng SAP hoặc Oracle luôn lựa chọn triển khai với một đối tác với chuyên môn đặc thù. Trong khi đó, các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường thiếu các nguồn lực nội bộ và kiến thức cần thiết cho một hệ thống CNTT nhất định, và đây là lúc họ cần một đội ngũ hỗ trợ hoặc đối tác triển khai.
Odoo, một trong những hệ thống ERP mã nguồn mở tốt nhất trên thị trường, đang có hơn 730 đối tác, bao gồm Port Cities, chúng tôi cung cấp trọn gói dịch vụ hỗ trợ cho khách hàng, từ các tùy chọn lưu trữ server, tùy chỉnh, triển khai phần mềm, đào tạo người dùng, và hỗ trợ sau triển khai.
Ngân sách
Các ứng dụng dọc (hoặc các ứng dụng dành cho một quy trình kinh doanh/ngành nghề cụ thể) như Trello, Hubspot hoặc Mailchimp hay thậm chí các hệ điều hành như Zoho đều rẻ hơn so với các hệ thống ERP truyền thống như SAP hoặc Oracle, và thường là sự lựa chọn hàng đầu cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, hay các startups trong giai đoạn mới thành lập. Vì vậy, đây cũng là lý do tại sao các doanh nghiệp này đôi khi phải vật lộn với việc mất dữ liệu, việc không tuân thủ các quy định và luật lệ địa phương, hay nhập dữ liệu thủ công và trùng lặp, dẫn đến việc tốn thời gian cho các quy trình rườm rà không cần thiết và lãng phí tài nguyên.
Từ góc độ đánh giá dài hạn, tổng chi phí tiêu tốn cho việc dùng nhiều ứng dụng sử dụng một lần thường cao rất nhiều so với lúc đầu. Ngoài việc trả các giấy phép bản quyền ứng dụng khác nhau, các doanh nghiệp đang phát triển thường sẽ cần thêm các phần mềm bổ sung khác để theo dõi quy trình và hiệu suất của họ. Điều này dẫn đến các chi phí cơ hội, chi phí cho việc tốn thời gian và các hao phí khác có thể đội lên cao bằng mức giá phải chi trả cho một hệ thống quản lý kinh doanh all-in-one như Odoo.
Cấu trúc mô-đun của Odoo (bạn chỉ trả tiền cho các ứng dụng bạn sử dụng) giúp Odoo trở thành giải pháp tiết kiệm chi phí nhất cho đến nay. Tuy nhiên, đối với một số doanh nghiệp, mô hình định giá như vậy có vẻ phức tạp. Chi phí cuối cùng để triển khai Odoo là bao nhiêu khi bảng giá được tính trên cơ chế mỗi người dùng và mỗi ứng dụng? Để cung cấp đầy đủ thông tin về chi phí bản quyền dựa trên số ứng dụng và số người dùng, Odoo đã phát triển riêng một công cụ tính chi phí.
Ngoài ra, Odoo Doanh nghiệp còn cung cấp gói miễn phí, khi người dùng chọn một ứng dụng hoặc kết hợp một số ứng dụng (ví dụ: Trang web + Thương mại điện tử + Lập Hóa đơn, Dự án + Bảng chấm công). Bạn sẽ chỉ phải trả phí nếu bạn cần thêm ứng dụng hoặc nếu bạn muốn thay đổi các tùy chọn (gói miễn phí chỉ áp dụng cho Odoo Online - SAAS).
Tham khảo ý kiến chuyên gia để chọn hệ thống ERP tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn
Với số lượng lớn các hệ thống ERP trên thị trường, việc quyết định một hệ thống phần mềm, đáp ứng tốt nhất cho mọi nhu cầu kinh doanh của bạn trong hiện tại và trong tương lai có thể là một quá trình dài tốn nhiều công sức. Vì vậy, bạn nên chọn một đối tác triển khai có đầy đủ chuyên môn và hiểu biết sâu sắc về lĩnh vực, để có thể đưa ra giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn.
Với tư cách đối tác Odoo tốt nhất tại Châu Á Thái Bình Dương, chúng tôi sẵn sàng tư vấn giúp bạn rút ngắn quy trình lựa chọn này và giới thiệu cho bạn các tiềm năng của Odoo, một trong phần mềm ERP mã nguồn mở tốt nhất trên thị trường qua một buổi tư vấn trực tiếp và hoàn toàn miễn phí. Đặt lịch với chúng tôi ngay hôm nay.
