Một trong những quan tâm lớn nhất của các doanh nghiệp hiện nay là " Triển khai hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) sẽ ảnh hưởng đến các quy trình hiện tại trong công ty của chúng tôi như thế nào?”. Tuy nhiên trên thực tế, việc triển khai ERP chính là giúp quy trình hiện tại của bạn được tối ưu hóa.
Một hệ thống ERP có thể cải thiện các quy trình hoạt động của doanh nghiệp nhưng không phải tất cả các phương pháp triển khai đều đúng và hiệu quả. Lý do là vì một số doanh nghiệp vẫn có những quan niệm sai lầm về việc triển khai hệ thống ERP.
Bài viết này sẽ đề cập đến chín lầm tưởng phổ biến nhất và nhận định đúng đắn mà chúng ta cần biết.
9 Quan niệm Sai lầm về Triển khai Hệ thống ERP
Lầm tưởng #1: ERP chỉ dành cho những doanh nghiệp lớn
Trước đây, các giải pháp ERP hầu hết chỉ được triển khai bởi các doanh nghiệp lớn. Tuy nhiên hiện nay, thị trường cung cấp ngày càng nhiều giải pháp Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp phù hợp hơn cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô nhờ sự đổi mới công nghệ.
Cùng với sự ra đời của phần mềm điện toán đám mây, ERP là cái tên nổi bật nhất cho khả năng đáp ứng với mọi loại hình kinh doanh. Các doanh nghiệp đều có nhu cầu quản lý các nguồn lực của họ do đó một hệ thống quản lý tài nguyên hay nói cách khác là ERP trở nên cần thiết hơn bao giờ hết.
Ngày nay, ERP được phát triển với nhiều tính năng và mô hình khác nhau. Vì vậy, việc lựa chọn một giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn là yếu tố quan trọng cho quy trình triển khai hiệu quả.
Sự thật: Ngày nay, các DNVVN đều có thể triển khai hệ thống ERP mà không phải đầu tư quá nhiều.
Lầm tưởng #2: Một giải pháp ERP đáp ứng cho tất cả nhu cầu
Một giải pháp ERP không thể đáp ứng với tất cả các nhu cầu khác nhau của doanh nghiệp. Ví dụ, một công ty sản xuấtsẽ có những nhu cầu riêng biệt so với một công ty bán lẻ. Mặc dù cả hai đều có thể cần một hệ thống ERP để cải thiện quy trình kinh doanh của họ, nhưng phạm vi tùy chỉnh và các tính năng cần thiết chắc chắn sẽ khác nhau.
Do đó, bạn cần hiểu rõ nhu cầu kinh doanh và nên trao đổi với một đối tác ERP có chuyên môn để họ đề xuất giải pháp phù hợp nhất.
Sự thật: Mỗi doanh nghiệp cần xác định rõ ràng giải pháp ERP phù hợp với mục tiêu của mình.
Khám phá hệ thống ERP phù hợp cho nghành kinh doanh của bạn
Lầm tưởng #3: Hệ thống ERP mới sẽ đáp ứng mọi thứ bạn cần
Hầu hết các giải pháp ERP, như Odoocó thể quản lý tất cả các quy trình kinh doanh thiết yếu. Tuy nhiên, quy trình của các doanh nghiệp có thể mang tính đặt thù riêng mà hệ thống cơ bản không thể đáp ứng. Do đó, việc xác định các yêu cầu và phạm vi cần cải thiện trong quy trình trước khi liên hệ đối tác triển khai rất quan trọng, điều này sẽ giúp bạn tránh các vấn đề về hệ thống trong tương lai.
Sự thật: Mục đích của hệ thống ERP là cải thiện hiệu suất của doanh nghiệp. Tuy nhiên, một hệ thống mới có thể không đáp ứng hết mọi thứ bạn mong đợi và cần thêm các tuỳ chỉnh được thực hiện từ một đối tác triển khai giàu kinh nghiệm. Hãy xác định các yêu cầu đối với hệ thống mới một cách rõ ràng.
Lầm tưởng #4: Hệ thống ERP mới sẽ hoạt động như hệ thống hiện tại của bạn
Bạn không thể mong đợi một giải pháp ERP mới sẽ hoạt động giống như hệ thống hiện tại hoặc trước đây của bạn. Lý do là vì hệ thống mới sẽ làm việc theo quy trình tiết kiệm thời gian và tài nguyên hơn, đáp ứng yêu cầu cải thiện hiệu suất của doanh nghiệp.
Sự thật: Hệ thống ERP mới có thể hoạt động khác với hệ thống hiện tại của bạn nhưng đây sẽ là giải pháp phù hợp, giúp bạn hoàn thành công việc nhanh hơn và dễ dàng hơn rất nhiều.
Lầm tưởng #5: Đối tác triển khai ERP sẽ phụ trách toàn bộ dự án
Một quan niệm không đúng khác mà chúng tôi nhận thấy là các doanh nghiệp nghĩ rằng đối tác triển khai ERP của họ sẽ phụ trách toàn bộ dự án triển khai. Lầm tưởng này thậm chí có thể gây ra những tác động không nên có cho sự thành công của bạn.
Trong mọi dự án hợp tác, bạn cần giải thích các trường hợp kinh doanh của mình cho đối tác. Họ sẽ có trách nhiệm đưa ra giải pháp tiềm năng hoặc các cải tiền cần thiết cho các quy trình hiện tại của bạn. Đối tác cũng có thể yêu cầu bạn cung cấp một nhà tài trợ dự án, một cá nhân hoặc đội ngũ sẽ phụ trách làm việc trực tiếp với họ trong toàn bộ dự án triển khai.
Sự thật: Cả hai bên doanh nghiệp và đối tác triển khai đều có trách nhiệm và đóng góp trong dự án ERP.
Lầm tưởng #6: Triển khai ERP mất nhiều thời gian
Tiến trình dự án ERP có thể bị ảnh hưởng bởi một số yếu tố, bao gồm quy mô của doanh nghiệp, kỳ vọng của ban quản lý, mức độ tùy chỉnh, số lượng người dùng dự kiến, phạm vi triển khai và một loạt các yếu tố khác, tuỳ thuộc vào mức độ phức tạp của việc triển khai ERP.
Một đối tác triển khai đáng tin cậy có thể giúp bạn ước lượng thời gian cho dự án sau khi tất cả các yêu cầu, phạm vi và nguồn lực để thực hiện dự án được xác định. Thông thường, việc triển khai ERP có thể mất vài tuần đến vài tháng.
Sự thật: Tiến độ triển khai ERP phụ thuộc vào nhiều yếu tố.
Lầm tưởng #7: Dự án không cần phải lập kế hoạch do các yêu cầu thay đổi sẽ diễn ra
Quá trình triển khai ERP có thể kéo dài hơn do các yêu cầu thay đổi, thử nghiệm hệ thống đầy đủ, hỗ trợ vận hành hoặc từ các yếu tố khác không lường trước được.
Việc lập kế hoạch giúp bạn đạt được mục tiêu nhanh chóng và hiệu quả hơn, thúc đẩy tinh thần và sự tích cực của đội ngũ dự án, đồng thời giảm các căng thẳng không đáng có trong quá trình triển khai. Lập kế hoạch triển khai ERP cho doanh nghiệp cũng giúp bạn đánh giá mức độ thực tế của mục tiêu đề ra.
Sự thật: Lập kế hoạch chi tiết cho dự án triển khai ERP với đối tác của bạn là điều rất cần thiết.
Lầm tưởng #8: ERP, CRM, SCM và MRP là các hệ thống tương tự nhau
Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP), Quản lý Quan hệ Khách hàng (CRM), Quản lý Chuỗi Cung ứng (SCM) và Hoạch định Nguồn lực Sản xuất (MRP) là các hệ thống khác nhau với các tính năng khác nhau.
Các hệ thống CRM, SCM hay MRP chỉ áp dụng cho các quy trình cụ thể; trong khi đó, phạm vị của hệ thống ERP rộng và bao gồm nhiều quy trình kinh doanh. Hơn nữa, tùy thuộc vào yêu cầu của công ty, hệ thống ERP cũng hoàn toàn có thể được thiết kế riêng biệt.
Sự thật: Các hệ thống thường khác nhau và tập trung vào các quy trình kinh doanh khác nhau.
Lầm tưởng #9: ERP là hệ thống CNTT chỉ thuộc bộ phận CNTT
Phần mềm Hoạch Nguồn lực Doanh nghiệp không chỉ thuộc bộ phận CNTT, mà đây là tài nguyên kinh doanh của tất cả các phòng ban và toàn bộ nhân sự, từ nhân viên đến giám đốc điều hành cấp cao.
Mặc dù việc triển khai và bảo trì hệ thống ERP sẽ được bộ phận CNTT phụ trách, nhưng ERP chỉ thật sự hiệu quả khi mọi chức năng của phần mềm được tận dụng một cách toàn diện từ các phòng ban khác.
Sự thật: ERP mang đến lợi ích cho tất cả các đơn vị kinh doanh.
Bạn muốn hiểu cách phần mềm ERP làm việc?
Triển khai các ứng dụng cần thiết trước
Triển khai các ứng dụng cần thiết trước
Bạn có thể tìm kiếm một giải pháp ERP giải quyết các vấn đề cụ thể dựa trên nhu cầu kinh doanh của mình. Nếu bạn muốn quản lý các đơn đặt hàng tồn kho hoặc dữ liệu tài chính động, bạn chỉ cần triển khai các ứng dụng quản lý kho vận và kế toán cho giải pháp ERP ban đầu của doanh nghiệp.
Hãy triển khai các ứng dụng cần thiết trước và mở rộng khi có nhu cầu. Tuy nhiên, bạn cần lưu ý, hình thức triển khai theo từng mô-đun chỉ có thể được áp dụng với các hệt hống ERP phân hệ mô-đun như Odoo.
Thiết lập các yêu cầu và KPI cụ thể để triển khai ERP
Một doanh nghiệp có thể thất bại nếu các yêu cầu và KPI đặt ra cho việc triển khai hệ thống ERP không được xác định rõ ràng . Bạn cần trả lời các câu hỏi sau: mục tiêu triển khai hệ thống là gì và kết quả bạn muốn đạt được sau khi triển khai ERP là gì?
Để tăng sự hài lòng của khách hàng và năng suất kinh doanh, đồng thời thúc đẩy tăng trưởng doanh thu của doanh nghiệp, bạn cần thiết lập các yêu cầu và KPI cụ thể cho dự án triển khai ERP với nhân viên và đối tác triển khai của mình.
Ghi chép lại quy trình triển khai
Tài liệu triển khai ERP là một lộ trình và hướng dẫn thực hành được cung cấp cho doanh nghiệp. Mặc dù đây chủ yếu là trách nhiệm của bên đối tác triển khai ERP, nhưng bạn cũng nên nắm rõ từng bước thực hiện trong quá trình triển khai dự án.
Việc ghi chép các quy trình triển khai sẽ đảm bảo mọi bên liên quan có thể nắm rõ những mong muốn của đối tác. Nhờ đó, dự án hợp tác sẽ đạt được tính hiệu quả, nhất quán và được tiêu chuẩn hóa.
Khuyến khích các phản hồi từ tất cả các nhóm người dùng
Nguyên nhân chính dẫn đến việc triển khai ERP không thành công là thiếu sự cam kết sử dụng hệ thống. Hay nói cách khác, các nhóm người dùng không nắm được thông tin về một giải pháp ERP mới. Và khi hệ thống được triển khai, họ không muốn sử dụng nó.
Vì vậy, trước khi triển khai một phần mềm ERP, bạn nên tham khảo các ý kiến đóng góp từ tất cả các nhóm người dùng. Bằng cách đó, bạn có thể mở ra một môi trường phản hồi tích cực và đảm bảo nhân viên sẵn sàng sử dụng hệ thống quản lý công việc mới.
Kết luận
Các quan niệm sai lầm và sự thật về việc triển khai hệ thống ERP rất khó để phân biệt. Song, một khi bạn và đối tác triển khai áp dụng các quy tắc cơ bạn để thực hiện dự án ERP, bạn sẽ nhận ra sự sai sót của các quan niệm không đúng trước đó.
Các phương pháp triển khai ERP hiệu quả không phúc tạp và rất dễ để áp dụng, bạn chỉ cần triển khai các ứng dụng cần thiết, thiết lập các yêu cầu chính cho dự án triển khai, ghi chép quy trình triển khai và thu thập các phản hồi từ người dùng.
