Đừng phí thời gian quản lý các hoạt động doanh nghiệp một cách thủ công, việc tự động hoá các quy trình doanh nghiệp chưa bao giờ dễ dàng như bây giờ. Ngày nay, thị trường cung cấp hàng trăm phần mềm quản lý doanh nghiệp và trong bài viết này, chúng tôi sẽ bật mí cho bạn một bí mật - tại sao Odoo là một trong những giải pháp ERP tốt nhất mà bạn có thể tìm thấy trên thị trường.
Với các chức năng đa dạng của ứng dụng Mua hàng trên Odoo bạn có thể tăng tốc độ mua các sản phẩm và nguyên liệu đầu vào nhằm tối ưu hoá hoạt động của công ty, tập trung tất cả các thông tin trong một hệ thống.
1. Đảm bảo các sản phẩm bán chạy luôn có hàng
Hãy tưởng tượng rằng bạn đang vận hành có một công ty xây dựng nhưng lại hết vật tư giữa một dự án xây dựng quan trọng. Điều này không chỉ làm chậm tiến độ và thời hạn của dự án, mà còn ảnh hưởng đến hình ảnh và danh tiếng của công ty bạn.
Là nhà Quản lý doanh nghiệp, bất kể ngành nghề kinh doanh, bạn muốn đảm bảo rằng những sản phẩm mà khách hàng ưa chuộng luôn sẵn có trong kho hàng. Đó là lý do tại sao Odoo đã phát triển chức năng Quy tắc tự động nhập hàng, đảm bảo sự sẵn có của các nguyên liệu đầu vào được cập nhật hàng ngày.
Việc xác định các Quy tắc tự động nhập hàng sẽ giúp bạn kịp thời nhập kho của mình khi mức hàng tồn đạt một mức tối thiểu Hãy cùng tìm hiểu cách cấu hình các quy tắc này trong Odoo.
Quy tắc tự động nhập hàng
Trước khi cấu hình Quy tắc tự động nhập hàng, bạn cần đảm bảo rằng bạn đã cấu hình chính xác các sản phẩm của mình. Vì khi sản phẩm đạt mức tồn kho tối thiểu, Odoo sẽ tìm cách đáp ứng nhu cầu dựa trên thông tin có sẵn về sản phẩm đó. Vì vậy, bạn cần chắc chắn rằng sản phẩm được tạo ra dưới dạng Sản phẩm có thể lưu trữ (Storable Product) và có ít nhất một nhà cung cấp được định hình trong hệ thống.
2. Mua nhiều hơn, Tiết kiệm nhiều hơn
Giả sử rằng doanh nghiệp của bạn là một chuỗi siêu thị và bạn muốn duy trì một số lượng trái cây tươi nhất định trong một năm, nhưng làm thế nào để bạn duy trì mức giá tốt nhất cho khách hàng trong suốt cả năm.
Các thỏa thuận mua hàng cho phép chúng ta đàm phán và thoả thuận việc mua hàng với các nhà cung cấp, liệu rằng mục tiêu chính của chúng ta là đảm bảo việc giao hàng kịp thời vào những ngày cụ thể hay chọn nhà cung cấp có đề xuất tốt nhất, Odoo có thể đáp ứng những điều này.
Trong Odoo, chúng ta có thể sử dụng hai dạng thoả thuận mua hàng:
Kêu gọi đấu thầu (Call for tender): ách thức này cho phép bạn yêu cầu các đề xuất từ các nhà cung cấp khác nhau nhằm nhận được mức giá tốt nhất.
Đơn đặt hàng theo lô (Blanket Order): Cách thức này cho phép bạn lên lịch nhiều ngày giao hàng trong một chu kỳ với mức giá được thoả thuận trước, nhằm đảm bào rằng mức giá sẽ không thay đổi, ngay cả khi việc mua hàng được thực hiện vào các ngày/mùa khác nhau.
Thiết lập Thoả thuận Mua hàng
Để kích hoạt chức năng này, bạn hãy vào menu Cấu hình → Cài đặt và chọn hộp checkbox ghi Thỏa thuận mua hàng (Purchase agreements)
→ Lưu. Tính năng này sẽ được bật trong menu Đơn hàng (Orders).
Đấu thầu minh bạch và hiệu quả trên Odoo
Trong Odoo, quy trình đặt giá thầu rất đơn giản, đảm bảo việc bạn có thể lấy được mức giá đề xuất tốt nhất chỉ trong một vài bước thực hiện. Để bắt đầu quy trình đặt giá thầu trong Odoo, vào ứng dụng Mua hàng, từ menu Đơn hàng → Thỏa thuận mua hàng → Tạo. Chọn Dạng thỏa thuận mua hàng = Kêu gọi đấu thầu. Odoo cho phép bạn thêm các thông tin cần thiết cho nhà thầu, chẳng hạn Thời gian, Ngày đặt hàng, Ngày giao hàng, Sản phẩm, Số lượng.
Ngay khi Kêu gọi đấu thầu được tạo, bạn có thể chia sẻ thông tin này với các nhà cung cấp sẽ tham gia quá trình đầu thầu đơn giản bằng cách nhấn nút Ngân sách mới (New budget), sau đó thêm Nhà cung cấp và Gửi qua email. Nhà cung cấp sẽ nhận được yêu cầu ngân sách qua thư, họ sẽ phải ấn định mức giá tốt nhất của mình và gửi lại, mặt khác bạn sẽ có thể truy cập và so sánh phản hồi của các nhà cung cấp từ nút thông minh Đề nghị mời thầu/Đơn hàng (RFQ/Orders) và chọn người trả giá cao nhất.
Bằng cách xác nhận Đề nghị mời thầu phù hợp nhất với bạn, các báo giá khác sẽ bị hủy và báo giá được chọn sẽ tự động chuyển thành Đơn đặt hàng, chỉ trong một cú nhấp chuột.
Đơn đặt hàng theo lô (Blanket Order)
Tất cả ngân sách liên quan đến Đơn đặt hàng theo lô sẽ có sẵn bằng cách nhấp chọn nút Đề nghị mời thầu (RFQ)/Đơn hàng.
3. Chuẩn bị trước các giao dịch mua hàng
Hãy tưởng tượng một xưởng cơ khí nhận một chiếc ô tô để sửa chữa, sau khi xác định thời gian giao lại ô tô lại cho khách hàng là bảy ngày, họ cần mua phụ tùng để sửa chữa. Tuy nhiên, một trong những phụ tùng phải mất năm ngày mới đến nơi. Làm thế nào để họ đảm bảo rằng họ có tất cả các bộ phận cần thiết để có thể kịp sửa chữa và giao xe như đã hứa cho khách hàng?
Với Odoo, bạn có thể kiểm soát được thời gian nhận những vật liệu mà doanh nghiệp cần. Chức năng này sẽ giúp bạn biết thời gian giao hàng của nhà cung cấp, ngoài ra, bạn cũng có thể tăng tốc độ tiếp nhận hàng và hẹn lịch giao hàng trước để tránh bị chậm trễ.
Đặt thời gian giao hàng
Để kích hoạt tính năng này, truy cập vào Mô-đun Mua hàng, trong menu Sản phẩm → Sản phẩm và chọn các sản phẩm bạn muốn ấn định thời gian giao hàng và từ tab Mua hàng, chọn nhà cung cấp và ấn định thời gian giao hàng cho nhà cung cấp.
Ngay khi thời gian giao hàng của các nhà cung cấp được ấn định, lần tới khi đơn đặt hàng hàng được tạo, Odoo sẽ định ra thời gian cụ thể bạn sẽ nhận được hàng.
4. Chỉ trả tiền cho những gì bạn nhận được
ĐIều gì sẽ xảy ra nếu bạn là một công ty chuyên sản xuất cá ngừ đóng hộp nhận được một đơn hàng, trong đó chỉ một nửa số sản phẩm đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng và nửa còn lại phải trả lại cho nhà cung cấp. Tuy nhiên, hóa đơn bạn nhận đã tính giá trên 100% số lượng sản phẩm. Làm thế nào để biết điều gì đã xảy ra và liệu rằng công ty sẽ phải thanh toán cho toàn bộ đơn hàng hay không?
Chức năng Mua hàng Odoo đưa ra chức năng đối sánh 3 chiều, cho phép bạn xác định hóa đơn nào phải thanh toán bằng cách so sánh thông tin xuất hiện trong Đơn đặt hàng, Hóa đơn nhà cung cấp gửi và Phiếu thu trong kho. Chức năng đối sánh 3 chiều giúp bạn tránh việc phải thanh toán cho những sản phẩm mà bạn chưa nhận được hoặc chưa đặt.
Đối sánh 3 chiều: Mua hàng, Nhận hàng và hoá đơn
Để kích hoạt chức năng xác minh 3 bước, vào Mô-đun Mua hàng trong Odoo, từ menu Cài đặt → Cài đặt, xác định và đánh dấu hộp checkbox có tên đối sánh 3 chiều. Việc kích hoạt chức năng này chỉ mất vài giây và những lợi ích của nó sẽ giúp bạn tránh khỏi những hiểu lầm, tiền bạc và thời gian.
Cách thức hoạt động
5. Sản xuất theo đơn đặt hàng (MTO)
Hãy tưởng tượng rằng một công ty sản xuất dệt may muốn tung ra một sản phẩm mới, tuy nhiên, họ muốn sản xuất theo yêu cầu. Nghĩa là, chỉ khi sản phẩm này được bán, các nguồn đầu vào cần thiết mới được đặt mua để sản xuất.
The Make-to-Order functionality triggers a draft Purchase Order related to a specific product, whether for logistical or economic reasons you decide not to keep stocks of that product, unless needed. Odoo allows you to do it easily in one step.
Set up an MTO product
The configuration in Odoo can be performed from an existing product, from the product template go to the Inventory tab and check the checkboxes Replenish on Order (MTO) and Buy.
The next time this product is sold, when confirming the order, a RFQ related to the Purchase Order will be automatically triggered.
6. Dropship
Suppose that an import company is growing rapidly and due to lack of storage, it cannot keep an inventory of all products or carry out all shipments. For these kinds of situations where you cannot or do not want to keep certain products in your inventory, Odoo introduces the Dropship functionality, allowing us to make a purchase from a supplier and have it delivered directly to the customer.
Activate Dropshipping feature
To have this functionality available in the Odoo Purchase app, go to the menu Configuration → Settings and mark the checkbox with the legend Dropshipping. This box will enable a new route for the products.
Configuration of a Dropship Product
Once the Dropshipping option is activated, it is essential to configure the desired product(s) for this modality and only two steps are necessary. Once the product has been selected in the Inventory tab, check the box with the legend Dropship, once the box is checked, make sure you have a supplier defined for the product in the Purchase tab.
Next time you create a quote or an order, you will have the option to send the product directly to the customer.
Experience Odoo Purchase App with Port Cities
Working with a strategic implementation partner such as Port Cities, guarantees that you will be accompanied, supported and constantly guided throughout the installation or integration process by an experienced team of experts. Schedule a demonstration with us today so you can be provided with solutions customized to the purchase requirements of your company.