Gửi “cold email” (hay email nguội) bán hàng là một hoạt động tiếp thị đòi hỏi rất nhiều kế hoạch từ các nhà tiếp thị và nếu không được thực hiện đúng cách, cách thức tiếp thị này có thể gây khó chịu cho người nhận. Dù nội dung email của bạn có hay đến đâu thì việc tiếp cận những khách hàng chưa quen sẽ luôn kém hiệu quả hơn việc “làm quen’ với những khách hàng tiềm năng bằng nội dung và truyền thông trước đó, mà không cố tình ‘sales’ sản phẩm của bạn.
Mặc khác, việc gửi “cold email” bán hàng có thể giúp bạn vượt qua những thời điểm mà bạn không có quá nhiều khách hàng tiềm năng, hoặc khi bạn vừa mở một chi nhánh mới và chưa kịp tạo dựng thương hiệu tại thị trường đó.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ đưa ra những hướng dẫn cụ thể cách chuẩn bị một chiến dịch email, những điều nên nhớ và cách tối ưu hoá chiến dịch để đạt được kết quả tốt nhất.
Gửi “cold email” là gì?
Giống như tên gọi của nó, gửi “cold email” chỉ việc gửi một thông điệp giới thiệu qua email cho một liên hệ “nguội” - là người không biết đến doanh nghiệp của bạn, chưa tiếp xúc, hoặc chưa quan tâm đến sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.
Cơ hội đối tượng này sẽ quan tâm đến sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn là không cao, hoặc chưa nghĩ đến việc mua sản phẩm/dịch vụ của bạn. Do không phải lúc nào bạn cũng có được lợi thế trong chiến lược này, nên cách bạn thực hiện các chiến dịch thế nào là rất quan trọng.
Chúng tôi đã tổng hợp 9 bí quyết về cách lên kế hoạch và thiết kế chiến dịch, cũng như cách sử dụng Odoo để tự động hóa chiến dịch bán hàng bằng “cold email”,
Hướng dẫn cách gửi một chiến dịch “cold email” thành công
Tiêu đề email quyết định liệu người nhận sẽ đọc mail hay không
Tiêu đề email là yếu tố đầu tiên và thường là yếu tố duy nhất mà người nhận mail sẽ nhìn thấy, nhưng một tiêu đề hấp dẫn sẽ khiến người đọc tò mò và click vào email của bạn.
Một tiêu đề hay sẽ thúc đẩy người nhận mở thư và khơi gợi sự quan tâm về lý do bạn viết thư cho họ.
Dưới đây là một số mẹo làm thế nào để viết một dòng tiêu đề email hay, giúp tăng tỉ lệ mở thư cho bạn:
Ngắn gọn và hấp dẫn. Một dòng tiêu đề không nên dài hơn 60 ký tự (bao gồm dấu cách). Những dòng tiêu đề email dài sẽ không được hiển thị toàn bộ.
Cá nhân hóa dòng tiêu đề. Đề cập tên người nhận hoặc tên công ty của họ để thể hiện rằng bạn biết bạn đang giao tiếp với ai.
Tạo tiêu đề email phù hợp với người nhận. Hãy cho họ thấy rằng bạn có các thông tin mới và thú vị, có thể giúp họ giải quyết được vấn đề họ đang gặp phải trong công việc.
Thể hiện một chút tính cấp bách trong tiêu đề email. Vì bạn muốn người nhận mở email càng sớm càng tốt. Một email chưa được mở và chưa được đọc tồn tại càng lâu thì khả năng người đọc không bao giờ đọc nó càng cao.
Tạo nội dung email chân thực và đáng tin cậy
Mục đích tương tác của bạn với khách hàng tiềm năng là giúp họ giải quyết được một tình huống khó khăn. Ý định bán hàng và tăng hiệu suất bán hàng cũng là một động lực quan trọng, tuy nhiên, bạn cần thể hiện rằng bạn đang tiếp cận khách hàng với thiện chí.
Đừng ngại bày tỏ ý định giúp đỡ họ qua email của bạn. Nhìn chung, hầu hết mọi người đều đang tìm kiếm sự giúp đỡ và họ muốn thấy rằng ai đó hiểu vấn đề của họ và có thể đưa ra giải pháp cho họ.
Đảm bảo email của bạn nghe như thể bạn (nhân viên bán hàng) tự viết từng email và gửi chúng qua Gmail/Outlook. Mọi người không thích bị đối xử theo cách robot hoá và không mang tính cá nhân, vì vậy đừng để họ xem email của bạn là email đại trà.
Cá nhân hoá tin nhắn của bạn
Nội dung email của bạn cần phù hợp với người nhận. Sử dụng các ví dụ và tài liệu tham khảo phù hợp trong ngành của nhóm khách hàng tiềm năng này, nhằm thể hiện rằng bạn có kinh nghiệm và kiến thức trong ngành. Trước khi bạn viết email, hãy tìm hiểu những chủ đề mà đối tượng của bạn sẽ quan tâm và những vấn đề họ đang cố gắng giải quyết.
Thứ hai, làm cho email trông như được tạo riêng cho họ. Sử dụng tiêu đề chính xác, gọi họ bằng tên, đề cập đến thông tin bạn đã nghiên cứu về họ. Điều này cho thấy rằng bạn đã dành thời gian tìm hiểu trước khi liên hệ với họ ngay từ lúc đầu. Khách hàng sẽ không cảm thấy đây là một phương thức tiếp cận “lạnh nhạt” nữa.
Nhắm đến đúng đối tượng khách hàng giúp tăng tỷ lệ phản hồi
Đối tượng khách hàng của bạn càng cụ thể, bạn càng có thể điều chỉnh nội dung email của sao cho phù hợp hơn với nhu cầu của họ. VÍ dụ, nếu bạn có một chiến dịch email hoàn hảo với dòng tiêu đề, nội dung, và thông điệp hành động tuyệt vời, nhưng kết quả mở mail vẫn rất thấp, có thể bạn cần xem xét lại đối tượng khách hàng mình đang chọn.
Điều đầu tiên cần xem xét (nếu bạn bán sản phẩm/dịch vụ B2B) là làm thế nào để nhắm đến các doanh nghiệp phù hợp. Các doanh nghiệp lớn sẽ cần cách thức tiếp cận hoàn toàn khác so với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, cũng như các công ty khởi nghiệp.
Bước quan trọng thứ hai là xác định đúng người có thể quan tâm đến sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn. Những người ở vị trí hoặc cấp bậc thấp hơn trong công ty thường không có quyền ảnh hướng đến các quyết định mua hàng trực tiếp. Ngay cả khi bạn nhắm đến đúng công ty, nhưng nếu bạn không tiếp cận đúng người nhận email, những người sẽ quan tâm đến sản phẩm / dịch vụ của bạn và có quyền ra quyết định, email của bạn sẽ rất có thể bị bỏ qua.
Chúng tôi đặc biệt khuyên bạn nên nghiên cứu kỹ lưỡng về đối tượng người nhận email, qua hồ sơ LinkedIn và trang web công ty của họ. Hãy chắc rằng bạn tìm kiếm địa chỉ email công ty của họ và tránh làm phiền họ qua email cá nhân.
Tập trung vào việc đưa ra cách giải quyết pain point của khách hàng
Cho dù bạn gặp trực tiếp khách hàng, hay tiếp cận họ theo những cách khác, khả năng cao họ đang nghĩ đến những vấn đề khó khăn của mình. Cách tốt nhất để xây dựng mối quan hệ là tìm hiểu nhu cầu của họ, biết khách hàng cần gì và và làm thế nào bạn có thể đưa ra giải pháp phù hợp.
Đừng cố gắng bán sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn lúc đầu - vẫn còn nhiều thời gian để cho việc đó sau này, khi bạn biết chính xác bạn có thể đóng góp như thế nào để giải quyết vấn đề của họ.
Bạn nên tiến hành nghiên cứu sâu rộng về những điểm khó chung của các công ty / cá nhân trong ngành mà bạn nhắm đến. Điều này sẽ giúp bạn viết những email bổ ích, thu hút sự chú ý của người nhận.
Tạo một elevator pitch phù hợp
Elevator pitch hay nhất thường được cá nhân hóa theo nhu cầu của đối tượng khách hàng bạn nhắm đến. Hãy viết ngắn gọn và hấp dẫn - bạn không cần phải nói về mọi thứ mà công ty bạn làm, chỉ nên tập trung vào phần thú vị, mang lại lợi ích và phù hợp với người nhận email.
Mẹo số 6 - điều chỉnh elevator pitch của bạn cho từng chiến dịch, ngành nghề, và từng đối tượng nhận email.
Tối ưu hoá thời điểm bạn gửi email
Gửi email vào một số ngày nhất định trong tuần và thời điểm nhất định trong ngày sẽ mang lại hiệu quả cao hơn những thời điểm khác. Nói chung, mọi người không thích quay lại mở những email cũ mà họ đã nhận được vào cuối tuần hoặc trong kỳ nghỉ.
Ngoài ra, nếu bạn nhìn vào một tuần làm việc bình thường, Thứ Hai thường là ngày mọi người lên lịch cho các hoạt động trong tuần và bắt kịp các cuộc họp cũng như kế hoạch, trong khi đó vào Thứ Sáu, mọi người thường không muốn nghĩ về các chủ đề mới vì họ đã đang trong “tâm trạng cuối tuần ”.
Vì lý do này, những ngày tốt nhất để gửi các chiến dịch email là Thứ Ba, Thứ Tư và Thứ Năm. Và khoảng thời gian mà mọi người làm việc hiệu suất nhất là vào buổi sáng (8h - 10h sáng) hoặc ngay sau bữa trưa (1h - 3h chiều).
Nếu bạn thực hiện chiến dịch cho nhiều khu vực/thị trường, hãy luôn lưu ý các múi giờ khác nhau và các ngày lễ địa phương.
Tự động hoá các email nhắc nhở
Khách hàng hiếm khi trả lời email đầu tiên mà họ nhận được từ một người hoàn toàn xa lạ. Do vậy, bạn nên lên kế hoạch 2-3 email follow-up lịch sự, trong đó bạn khéo léo nhắc người nhận trả lời email của bạn cho dù họ có quan tâm hay không và để chứng minh một vài lý do tại sao bạn là người phù hợp giúp họ giải quyết các vấn đề của mình.
Tuy nhiên, khi bạn đang tiếp cận hàng chục hoặc hàng trăm khách hàng tiềm năng, việc theo dõi có thể trở thành một quá trình tốn thời gian nhưng mang lại ít giá trị gia tăng.
Lời khuyên của chúng tôi là - tự động hóa! Bạn nên sử dụng một hệ thống có thể gửi email follow-up, SMS hoặc lên lịch cuộc gọi cho bạn, trong trường hợp bạn không nhận được câu trả lời. Nó cho phép bạn theo dõi những khách hàng bạn vẫn cần tương tác, những người đã trả lời và những người đang quan tâm.
Đảm bảo mọi thông tin được lưu lại trong ứng dụng CRM của bạn
Điều cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, các chiến dịch email được tạo ra nhằm thử nghiệm nội dung nào đánh trúng tâm lý đối tượng khách hàng của bạn và bạn nên điều chỉnh chúng để có kết quả tốt hơn. Vì thế bạn cần một nơi có thể thu thập và lưu trữ tất cả thông tin về các tương tác của bạn với khách hàng tiềm năng và khách hàng cơ hội, lịch sử các tin nhắn của bạn, cũng như để xem mức độ tương tác của họ,
Mẹo số 8 - đảm bảo rằng công cụ tự động hóa email được kết nối với CRM của bạn.
Odoo - công cụ hiệu quả cho các chiến dịch email
Một hệ thống ERP hiệu quả, chẳng hạn như Odoo, luôn hỗ trợ tính năng tự động hoá gửi email. Trong một vài trường hợp, bạn thậm chí có thể áp dụng nó hoàn toàn miễn phí, bất kể số lượng khách hàng tiềm năng (leads) trong cơ sở dữ liệu của bạn là bao nhiêu.
Tất cả thông tin quan trọng trong CRM hoặc sổ Liên hệ của bạn
Odoo cho phép bạn lưu trữ thông tin từ toàn bộ sổ Liên hệ của bạn, cũng như thông tin về các cơ hội bán hàng cụ thể. Bạn có thể lưu tất cả thông tin quan trọng ở đó, từ chi tiết liên hệ đến quy mô công ty, ngành, sự lựa chọn của khách hàng, lịch sử bán hàng và hóa đơn,… Các thông tin này sẽ giúp bạn lọc ra những người nhận phù hợp từng chiến dịch email.
Ứng dụng Marketing Automation
Marketing Automation (Tự động hoá Tiếp thị) là một ứng dụng trong Odoo phiên bản Doanh nghiệp. Mục đích chính của ứng dụng này là theo dõi các chiến dịch marketing của bạn, thiết lập các trình tự & các hoạt động follow-up thích hợp, khi nào chúng cần khởi chạy và đâu sẽ là yếu tố kích hoạt một email hoặc SMS tiếp theo được gửi đi. Crozdesk, một trang web so sánh phần mềm, đã chỉ định Odoo Marketing Automation là một trong những ứng cử viên hàng đầu cho phần mềm Marketing Automation tốt nhất năm 2021.
Đồng thời, ứng dụng này cũng cho phép bạn xem xét và đánh giá các thao tác của bạn trong chiến dịch, liệu các email bạn gửi đi có đang mang lại hiệu quả hay không và bạn nhận được bao nhiêu chuyển đổi (conversion) từ chúng.
Vậy các bước quan trọng nhất trong việc định cấu hình công cụ Marketing Automation của bạn là gì?
Lọc đúng nhóm khách hàng mục tiêu
Trước tiên, bạn cần chọn đối tượng muốn gửi chiến dịch email này. Một trong những lợi thế lớn nhất của việc sử dụng hệ thống ERP tất cả trong một (All-in-one) chẳng hạn như Odoo, là có cơ sở dữ liệu tích hợp. Bạn có thể lọc ra các contact dựa trên bất kỳ tiêu chí nào, bất kỳ trường thông tin nào bạn đang lưu trữ trong cơ sở dữ liệu.
Bạn có thể thiết lập các bộ lọc nâng cao hoặc các điều kiện bằng cách sử dụng quy tắc “và” & “hoặc”. Ngoài ra, tất cả các trường thông tin bạn sẽ sử dụng trong mẫu thư gửi của mình cũng cần được liện kết với vào một khách hàng tiềm năng cụ thể, nhờ đó bạn có thể tránh việc Odoo tự động nhập "false" thay vì giá trị thực.
Chuỗi thao tác
Trước khi bạn bắt đầu lập kế hoạch chiến dịch, điều quan trọng là phải xác định:
Những kênh bạn muốn sử dụng để tiếp cận khách hàng tiềm năng của mình là gì? Chỉ qua kênh email hay bạn muốn kết hợp email, SMS, gọi điện hoặc LinkedIn để mang lại tỷ lệ phản hồi cao hơn?
Các email nên được gửi cách nhau bao lâu?
Điều gì sẽ xảy ra tiếp theo khi khách hàng gửi lại một phản hồi theo ý muốn? Ví dụ: nếu họ trả lời họ có quan tâm, thì ai nên theo dõi? Và làm như thế nào?
Bạn có nên đánh dấu lại những người đã đọc email nhưng không trả lời?
Điều gì sẽ xảy ra với khách hàng tiềm năng, khi tất cả các thao tác đã chạy và bạn không có bất kỳ phản hồi nào? Bạn có nên đánh dấu lại và thêm họ vào các chiến dịch khác, ví dụ: trong 3 tháng nữa?
Sau khi có câu trả lời cho những câu hỏi quan trọng này, bạn có thể bắt đầu định cấu hình chuỗi thao tác trong Odoo.
Đối với mọi thao tác (email, SMS hoặc hành động máy chủ), bạn có thể thiết lập thao tác con và các điều kiện để thao tác tiếp theo sẽ được thực hiện (ví dụ: nếu ai đó trả lời email hoặc không trả lời email trong một khoảng thời gian nhất định, nếu ai đó mở email, hoặc nếu email bị trả lại,…)
Thông thường, một vài yếu tố kích hoạt phổ biến nhất cho các thao tác con là:
Đã mở email - nếu một email được mở nhưng không được trả lời, bạn có thể lên lịch cuộc gọi thay vì gửi một email khác.
Email không được trả lời - nếu email không được phản hồi trong một khoảng thời gian nhất định, email follow-up tiếp theo sẽ được gửi.
Email được trả lời - bạn có thể thiết lập thao tác tiếp theo để nhân viên bán hàng theo dõi.
Các mẫu email
Cuối cùng bạn cần định cấu hình các mẫu email, các mẫu này sẽ lấy thông tin động trực tiếp từ Liên hệ (Contact) hoặc Khách hàng tiềm năng (Lead), và cá nhân hoá nội dung email một cách tối ưu nhất.
Điều này có thể thực hiện được bằng cách sử dụng một đoạn mã ngắn - snippet, nhằm cho Odoo biết thông tin cụ thể nên được lấy từ đâu.
Odoo có chức năng Dynamic Placeholder Generator, có thể giúp bạn tạo đoạn mã, và sẽ được liên kết với nội dung của một trường rất cụ thể trong Odoo.
Trợ giúp thiết lập công cụ Marketing Automation
Odoo Marketing Automation là một ứng dụng giúp bạn tiết kiệm công sức và thời gian trong việc chuẩn bị các chiến dịch email tự động, lập kế hoạch các cuộc gọi/hoạt động cho nhân viên bán hàng hoặc các SMS follow-up. Tuy nhiên, để đảm bảo rằng công cụ của bạn được thiết lập chính xác, chiến dịch của bạn sẽ chạy trơn tru và bạn sẽ gặt hái được kết quả tốt nhất, bạn nên tìm đến các chuyên gia để nhận được tư vấn về cách thiết lập hệ thống tự động hóa hoạt động marketing.
Hãy liên hệ với chúng tôi và tối ưu hóa các chiến dịch Marketing Automation trên Odoo của bạn với Port Cities
