Odoo Inventory (Odoo Kho vận) là gì? Đây là một trong những ứng dụng phổ biến nhất của Odoo có khả năng tự động hóa những tác vụ kho vận quan trọng. Lợi ích của ứng dụng Kho vận có thể khác nhau tùy thuộc vào đặc điểm và ngành nghề của mỗi doanh nghiệp. Vậy, Odoo Kho vận sẽ mang lại lợi ích như thế nào cho doanh nghiệp của bạn?
Đối với các doanh nghiệp thuộc ngành Bán lẻ và Sản xuất , lợi ích của ứng dụng Odoo Inventory là cung cấp các tính năng kiểm kê thông minh, quản lý nhiều kho hàng, khả năng dự báo hàng hóa, v.v. Ngoài ra, những lĩnh vực kinh doanh khác như phân phối và bán buôn cũng có thể sử dụng các tính năng dễ dùng và được tối ưu hoá của ứng dụng Odoo Inventory để tùy chỉnh các báo cáo và hoạt động phân tích hàng tồn kho của doanh nghiệp.
Khi bạn đã hiểu rõ hơn về Odoo Inventory, bạn có thể nhận thấy ứng dụng này được đánh giá là 'phương pháp theo dõi hàng hóa hiệu quả,' đáng tin cậy', 'hệ thống quản lý tồn kho nhập kép thông minh', 'bổ sung hàng hóa hoàn toàn tự động'. Đây là những tính năng nổi bật giúp Odoo Inventory trở thành là một trong những hệ thống quản lý kho vận tốt nhất năm 2022 cho các doanh nghiệp.
Việc trực tiếp trải nghiệm những lợi ích mà ứng dụng mang lại sẽ giúp bạn xác định chính xác những đánh giá trên. Và hơn hết, khi bạn có thể tận dụng tất cả tính năng của Odoo Inventory cho doanh nghiệp, bạn sẽ nhận thấy triển khai ứng dụng Quản lý Kho vận là khoản đầu tư rất giá trị.
Odoo Inventory là gì?
Odoo Inventory là hệ thống quản lý tồn kho nhập kép độc đáo của Odoo ERP, cho phép truy xuất toàn diện quá trình luân chuyển từ nhà cung ứng đến khách hàng. Hoạt động xuất nhập kho được thực hiện theo dạng luân chuyển hàng hoá tự động giữa các địa điểm.
Đầu vào được tự động trừ đi từ kho của nhà cung cấp (được thiết lập trong Odoo) và đầu ra được tự động thêm vào kho của bạn, hoặc ngược lại. Nhờ đó, người dùng không phải chuyển đổi hàng trữ kho thủ công nhiều lần. Các luân chuyển hàng hoá tự động này trong Odoo Inventory giúp người dùng dễ dàng lập lịch giao dịch và hỗ trợ tự động hóa quy trình ghi sổ.
Khả năng tích hợp liền mạch của Odoo Inventory với các ứng dụng Odoo khác cũng đảm bảo chu trình quản lý kho vận được hoàn thành suôn sẻ giữa các bộ phận liên quan.
Các Tính năng của Odoo Inventory
Lô hàng
Odoo Inventory hỗ trợ các doanh nghiệp quản lý quy trình mua hàng hàng ngày từ các nhà cung cấp và các lô hàng được vận chuyển một cách hợp lý.
Đây chính là một trong những tính năng nổi bật và là nhiệm vụ quan trọng nhất của Odoo Inventory. Mô-đun này được thiết lập nhằm đảm bảo hiệu suất và hiệu quả của quy trình mua hàng và vận chuyển các lô hàng.
Lấy ví dụ, khi nhà bán lẻ nhận được đơn đặt hàng, hệ thống quản lý kho vận sẽ tự động kiểm tra tình trạng còn hàng trước khi đơn đặt hàng được xác nhận. Bất kể sản phẩm còn hàng hay hết hàng, khách hàng đều nhận được thông báo trên trang web mua hàng, và nhân viên bán hàng sẽ xem được số lượng hàng tồn khi trên hệ thống POS (Điểm bán hàng) tại cửa hàng.
Quy tắc bổ sung hàng
Quy tắc bổ sung hàng tồn kho của Odoo Inventory đảm bảo tính sẵn có của hàng hoá trong kho của bạn. Tính năng này hỗ trợ doanh nghiệp dự trữ sản phẩm một cách tự động, đồng thời kiểm soát tình trạng tồn kho quá mức một cách hiệu quả.
Cụ thể, khi một sản phẩm đạt đến số lượng tối thiểu nhất định trong kho hàng hoặc cửa hàng, hệ thống sẽ gửi thông báo đến nhân viên chịu trách nhiệm quản lý. Trong trường hợp hàng hoá đạt mức tồn kho tối thiểu, hệ thống sẽ đề xuất ba thao tác có thể lựa chọn. Bạn có thể thiết lập tính năng mua sắm tự động, drop-ship (lấy hàng) từ một kho hàng khác nếu bạn sở hữu nhiều kho hàng, hoặc đặt lệnh sản xuất sản phẩm.
Báo cáo
Odoo cung cấp tính năng báo cáo linh hoạt trong hầu hết các ứng dụng, bao gồm cả Odoo Inventory. Tính năng nổi bật cho phép bạn tạo và tùy chỉnh báo cáo kiểm kê hàng hóa dựa trên các nhu cầu và thông số khác nhau.
Tính năng báo cáo còn có các bộ lọc có thể thay đổi dựa trên biến thể sản phẩm, ngày tháng, loại sản phẩm, v.v. Bạn cũng có thể hiệu chỉnh dữ liệu Hàng tồn kho và tạo các dạng biểu đồ cột, đường và biểu đồ tròn trong báo cáo của mình.
Tích hợp Quét Mã vạch
Khi tùy chọn tích hợp quét mã vạch được kích hoạt trong menu cài đặt, người dùng có thể sử dụng máy quét mã vạch để quét sản phẩm. Hai khả năng vượt trội của tích hợp này có thể kể đến là; đầu tiên, người dùng có thể tạo mã vạch cho từng sản phẩm khác nhau dựa trên ký hiệu danh mục có sẵn trên hệ thống. Thứ hai, Odoo cung cấp tính năng in ảnh mã vạch đã tạo trên bao bì sản phẩm.
Truy xuất
Quy trình quản lý Kho vận sẽ gặp khó khăn rất lớn nếu các chuyển động của hàng hoá và các lô hàng trong kho không được theo dõi chặt chẽ. Với Odoo Inventory, bạn có thể đảm bảo tính minh bạch của quá trình dịch chuyển hàng hóa.
Người dùng có thể gán số sê-ri và số lô cho từng sản phẩm khi nhận được đơn giao hàng từ nhà cung cấp.
Các lộ trình hoạt động
Odoo Inventory cho phép người dùng tạo các lộ trình di chuyển của sản phẩm giữa các bộ phận liên quan trong doanh nghiệp. Chuyển động này có thể bao gồm mua hàng, bán hàng và sản xuất, và có khả năng được định cấu hình dựa trên quy trình hoặc phương thức hoạt động của doanh nghiệp.
Quản lý Đa kho
Odoo Inventory có phù hợp với doanh nghiệp đang sở hữu nhiều kho hàng tại các địa điểm khác nhau trên toàn cầu không? Hoàn toàn phù hợp Ứng dụng này cho phép bạn quản lý nhiều kho hàng chỉ trên một nền tảng duy nhất mà không gặp bất kỳ vấn đề nào.
Toàn bộ chuyển động và chuyển đổi của mỗi sản phẩm đều được theo dõi chặt chẽ, từ giai đoạn nhận hàng từ nhà cung cập đến khi sản phẩm được giao đến tận tay khách hàng.
Tìm hiểu về Odoo Inventory
Tạo Sản phẩm
Bạn có thể tự thiết lập ứng dụng Odoo Inventory hoặc nhờ đến sự hỗ trợ từ một đối tác Odoo như Tìm hiểu. Khi hệ thống đã được cài đặt, việc đầu tiên cần làm là tạo sản phẩm.
Để tạo một sản phẩm mới, bạn chọn mục Sản phẩm → Sản phẩm trên thanh công cụ. Sau đó, nhấp chọn nút Tạo.
Trong mẫu sản phẩm mới, bạn điền các thông tin cần thiết, như: tên sản phẩm đầu vào, hình ảnh sản phẩm, loại sản phẩm, chính sách lập hóa đơn và các tùy chọn khác.
Sau đó, nhấp chọn Lưu. Ngoài ra, Odoo Inventory cho phép bạn tạo các biến thể của sản phẩm (product variants). Lấy ví dụ, sản phẩm áo thun có 4 kích cỡ và 3 màu sắc khác nhau, bạn có thể tạo ra 15 biến thể cho sản phẩm này trong ứng dụng.
Lưu trữ Hàng hoá
Các mặt hàng/sản phẩm sẽ được lưu trữ trong mục Kho hàng (Warehouse) trong ứng dụng Odoo Inventory. Hơn hết, Odoo còn cung cấp chức năng quản lý đa kho (nhiều kho hàng) hoặc nhiều địa điểm dự trữ trong cùng một kho hàng cho doanh nghiệp.
Làm sao để tạo một kho hàng hoặc nhiều kho hàng?
Bạn vào Cấu hình → Kho hàng → Tạo
Odoo sẽ yêu cầu bạn điền thông tin Tên kho hàng, Biệt danh kho và Địa chỉ. Đối với các phiên bản Odoo mới nhất, bạn không phải kích hoạt các Địa điểm Dự trữ trong kho theo cách thủ công trong phần Cài đặt. Khi kho hàng mới được tạo, Odoo sẽ tự động tạo một địa điểm dự trữ hàng hóa trong kho hàng ấy.
Tạo Địa điểm Dự trữ
Địa điểm dự trữ là vị trí cụ thể trong kho hàng (tầng hoặc kệ) dùng để sắp xếp và dự trữ hàng hoá. Một kho hàng có thể tạo nhiều địa điểm dự trữ, nhưng mỗi địa điểm chỉ thuộc một kho hàng duy nhất.
Để tạo địa điểm lưu trữ, bạn vào Cấu hình → Địa điểm
Tại tuỳ chọn Địa điểm, bạn có thể theo dõi tất cả các địa điểm dự trữ của từng kho hàng và các phân loại địa điểm (ví dụ: nội bộ kho, nhà cung cấp, khách hàng,...). Tại đây, bạn có thể tạo một địa điểm mới và thiết lập các quy tắc di chuyển hàng hóa giữa các địa điểm.
Quy tắc Chuyển kho (Putaway)
Quy tắc Putaway (Chuyển kho) trong Odoo Inventory sẽ giúp bạn tránh việc lưu trữ hàng hóa nhằm địa điểm. Odoo thực hiện các thao tác di chuyển hàng hoá nhận được đến vị trí dự trữ chính xác trong kho hàng.
Lấy ví dụ, cửa hàng của bạn chuyên cung cấp bút lông và bàn học đa năng. Trong kho hàng sẽ phân ra hai địa điểm: địa điểm dự bút và địa điểm dự trữ bàn học. Khi bạn nhận hàng hóa từ nhà cung cấp, bạn có thể áp dụng quy tắc Putaway để sắp xếp sản phẩm vào đúng địa điểm dự trữ đã thiết lập.
Để tạo lệnh Putaway, vào Cấu hình → Putaway Rules → Tạo
Tại cửa sổ tạo quy tắc Putaway Rules, bạn thiết lập lộ trình di chuyển của từng sản phẩm đến kho hàng và địa điểm cụ thể. Khi nhận được lô hàng bút lông, bạn có thể di chuyển lô hàng này vào trong kho WH và dự trữ tại địa điểm WH/Stock/Shelf1.
Lưu ý, quy tắc Putaway chỉ được áp dụng nếu kho hàng có nhiều địa điểm dự trữ khác nhau.
Phía trên là những điểm cơ bản và nổi bật của Odoo Inventory. Song, bạn có thể tìm hiểu thêm về ứng dụng này từ những tài liệu chính thức được Odoo cung cấp.
1. Tài liệu Odoo Inventory
Tài liệu Odoo Inventory cung cấp hướng dẫn chi tiết cách sử dụng Odoo Inventory và quản lý Kho vận. Hướng dẫn này liệt kê các đơn vị đo lường khác nhau có sẵn trong Odoo, cách chọn chiến lược bổ sung hàng hoá phù hợp, lập hóa đơn chi phí vận chuyển cho khách hàng của bạn, và hơn thế nữa.
2. Tài liệu Trình chiếu Odoo Inventory
Odoo Inventory Slides (dạng trình chiếu) là khóa học video về Odoo Inventory. Người dùng có thể truy cập vào các video hướng dẫn ngắn của đội ngũ Odoo với chủ đề xoay quanh cách điều chỉnh Kho vận và theo dõi các di chuyển sản phẩm.
Tích hợp với các Ứng dụng khác
Odoo Inventory có thể tích hợp với các ứng dụng khác của Odoo và cả ứng dụng của bên thứ ba.
Các ứng dụng Odoo như Mua hàng, Bán hàng, Trang web và Kế toán sẽ được tích hợp tự động với Odoo Kho vận (Inventory) để tối đa hóa quy trình hoạt động kinh doanh. Bạn sử dụng ứng dụng Odoo Bán hàng để tạo đơn đặt hàng, theo dõi tình trạng còn hàng của sản phẩm thông qua ứng dụng Odoo Kho vận, và tạo bút toán cho doanh số bán hàng trên Odoo Kế toán.
Ngoài ra, Odoo Inventory có khả năng tích hợp với nhiều ứng dụng của bên thứ ba . Chẳng hạn như, bạn có thể liên kết Odoo Inventory với một phần mềm kế toán và tính lương hiện có, thay vì dùng ứng dụng Kế toán của Odoo. Các giải pháp tích hợp như vậy sẽ cần có sự hỗ trợ từ đối tác Odoo.
Bạn có thể tham khảo một số ứng dụng của bên thứ ba như Shopify, QuickBooks, KeyPay, HubSpot, v.v. Ngoài ra, Odoo Inventory cũng tích hợp được với các ứng dụng thuộc lĩnh vực khác như CRM, thương mại điện tử, cổng thanh toán, chợ thương mại, hay các công cụ truyền thông và phương tiện truyền thông xã hội.
Lời kết
Odoo Kho vận sẽ mang lại lợi ích như thế nào cho doanh nghiệp của bạn? Hầu hết những khách hàng của Port Cities đã và đang sử dụng công cụ này để đơn giản hóa quy trình quản lý kho vận của họ. Bài viết này là phần mở đầu cho series hướng dẫn người dùng cách tận dụng những tính năng hữu ích của các mô-đun Odoo nổi bật.
Trong phần mở đầu của series, chúng tôi đã giới thiệu cách Odoo Inventory hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi toàn bộ quá trình di chuyển của sản phẩm, từ thời điểm bạn đặt hàng đến khi sản phẩm được giao đến kho hàng của bạn. Và trong bài viết tiếp theo, chúng tôi sẽ tiết lộ những tính năng nâng cao của ứng dụng này, giúp bạn tối đa hóa hiệu suất quản lý kho vận của doanh nghiệp.
Cùng tìm hiểu các bước quản lý sản phẩn và tự động hoá chiến lược xuất kho trong phần 2 của chuỗi series này.
Tìm hiểu về Odoo Kho vận với Port Cities.
