La facturation électronique en Malaisie: Un guide complet pour les entreprises

Le gouvernement malaisien encourage les entreprises à passer à la facturation électronique pour stimuler l'économie numérique et améliorer la collecte des impôts. À partir du 1er août 2024, les contribuables dont le chiffre d'affaires annuel dépasse RM100 millions devront se conformer à ce nouveau système.

À mesure que le monde devient de plus en plus numérique, il est essentiel que les entreprises, qu'elles soient B2B (Business-to-Business), B2C (Business-to-Company) ou B2G (Business-to-Government), fonctionnent efficacement et respectent les règles fiscales.

Cette transition peut réduire les erreurs, faciliter les paiements plus rapides et améliorer la gestion financière. Le processus permet également aux entreprises de suivre leurs finances en temps réel, de consolider leurs dossiers et de prendre des décisions éclairées basées sur des données précises.

Ce guide explique tout ce que vous devez savoir sur le nouveau système, y compris ses avantages, son fonctionnement, les directives techniques et comment Portcities peut vous aider à effectuer la transition.

Qu'est-ce que la facturation électronique en Malaisie ?

La facturation électronique, ou e-facturation, est une méthode numérique de création, d'envoi, de réception et de stockage de factures. Elle remplace les factures papier traditionnelles par des documents électroniques transmis et gérés électroniquement.

Les systèmes s'intègrent souvent à d'autres logiciels d'entreprise, tels que les systèmes de comptabilité et de planification des ressources d'entreprise (ERP), pour rationaliser les processus de facturation et améliorer l'efficacité. De plus, l'utilisation du système MyInvois, fourni par le gouvernement, simplifie le processus pour les contribuables en garantissant la conformité aux exigences de l'administration fiscale.

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Calendrier de mise en œuvre de la facturation électronique

Le déploiement progressif commencera le 1er août 2024 pour les entreprises dont le chiffre d'affaires annuel dépasse RM100 millions, pour aboutir à une mise en œuvre complète pour toutes les entreprises d'ici le 1er juillet 2025. Cela s'applique à différents types de contribuables, des grandes entreprises aux petites entités ayant besoin de consolider leurs processus financiers.

Avantages de la mise en œuvre de la facturation électronique pour les entreprises malaisiennes

L'adoption de ce système présente plusieurs avantages, en rationalisant les opérations et en améliorant les processus financiers, que vous opériez dans un environnement B2B ou B2G. Voici un détail de ces avantages:

Efficacité opérationnelle

• Réduction des erreurs humaines et des efforts manuels : L'automatisation de la saisie des données et l'élimination des tâches manuelles réduisent considérablement les risques d'erreurs humaines, telles que les fautes de frappe ou les calculs incorrects.
• Économies de coûts : La transition vers ce système élimine le besoin de papier, d'impression et d'affranchissement, ce qui entraîne des économies substantielles. Les processus rationalisés réduisent également les coûts de main-d'œuvre liés aux tâches de facturation manuelle.

Amélioration de l'exactitude et de la conformité

• Précision améliorée : Les systèmes intègrent souvent des formats de facture normalisés et des vérifications automatisées, garantissant que les factures sont précises et complètes.
• Simplification de la conformité : Ces systèmes sont conçus pour s'intégrer aux autorités fiscales, ce qui facilite la génération et la soumission de factures conformes aux exigences fiscales pour les contribuables, notamment grâce au système MyInvois. Cela aide les entreprises à se préparer à l'échéancier de facturation électronique à venir.

Performance financière améliorée

• Amélioration de la trésorerie : En accélérant le processus de facturation et de paiement, les entreprises peuvent recevoir des paiements plus rapidement. L'utilisation de codes QR dans ces systèmes peut également simplifier les transactions.
• Suivi en temps réel et transparence : Les systèmes offrent une visibilité en temps réel sur l'état des factures, permettant aux entreprises de suivre leur progression et d'identifier d'éventuels problèmes. Cette transparence améliore également la communication avec les fournisseurs et les clients.

Sécurité renforcée

• Sécurité renforcée : Les systèmes intègrent souvent des fonctionnalités de sécurité avancées, telles que des signatures numériques et des méthodes de transmission sécurisées, pour protéger les données sensibles des factures contre tout accès non autorisé ou toute altération, réduisant ainsi les risques de fraude et de violation de données.

Avantages supplémentaires

• Respect de l'environnement : En éliminant le besoin de factures papier, cela peut aider à réduire l'impact environnemental des entreprises.
• Amélioration de la satisfaction client : Cela peut améliorer l'expérience client en fournissant des factures plus rapides et plus précises.
• Scalabilité : Les systèmes sont hautement évolutifs, ce qui les rend adaptés aux entreprises de toutes tailles, des petites startups aux grandes entreprises.

Modèles de facturation électronique offrent une large gamme d'avantages pour les entreprises malaisiennes, de l'efficacité améliorée et des économies de coûts à la sécurité et à la conformité renforcées. En l'adoptant, les entreprises peuvent rationaliser leurs opérations, améliorer leurs performances financières et rester compétitives à l'ère numérique d'aujourd'hui.

Comprendre le système de facturation électronique malaisien

Le gouvernement malaisien déploie la facturation électronique dans le cadre de son effort plus large de numérisation des processus commerciaux et d'amélioration du système fiscal du pays. En introduisant le système MyInvois, le gouvernement garantit que les transactions commerciales , que ce soit B2B ou B2C sont plus transparents et efficaces. Le système aidera également les contribuables ayant des chiffres d'affaires annuels de différentes tailles à se conformer aux réglementations fiscales.

À partir de juin 2024, il deviendra obligatoire pour les entreprises malaisiennes, avec une mise en œuvre progressive du plan de facturation électronique basé sur la taille et le chiffre d'affaires des entreprises. Les grandes entreprises devraient adopter le système en premier, suivies des petites et moyennes entreprises (PME).

Ce déploiement national est conforme aux tendances mondiales où de nombreux pays, dont l'Indonésie et Singapour, ont déjà mis en œuvre des cadres similaires pour moderniser leurs systèmes de déclaration fiscale et financière.

Ne pas appliquer le système pourrait avoir de graves conséquences. Les entreprises qui ne se conforment pas pourraient faire face à des amendes, des pénalités, voire des poursuites judiciaires, car les autorités considèrent cela comme essentiel pour la conformité fiscale.

De plus, les entreprises qui tardent à adopter la facturation électronique pourraient prendre du retard par rapport à leurs concurrents. Le système permet non seulement de réduire les erreurs et d'accélérer les processus de paiement, mais il apporte également une efficacité globale dont de nombreuses entreprises bénéficieront. Ainsi, l'adopter tôt est une décision intelligente pour les entreprises souhaitant rester compétitives dans le monde des affaires d'aujourd'hui, qui évolue rapidement.

Le système de facturation électronique malaisien comprend plusieurs composants clés:

• Portail MyInvois : Cette plateforme gratuite, fournie par l'IRBM (Inland Revenue Board of Malaysia), permet aux entreprises de créer, soumettre et gérer manuellement leurs factures électroniques.
• Interface de programmation d'application (API) : Les entreprises peuvent l'intégrer directement dans leurs systèmes comptables pour l'échange automatisé de factures avec MyInvois.
• Réseau PEPPOL : Le réseau en ligne de passation de marchés publics paneuropéen est une norme largement adoptée qui facilite les transactions transfrontalières.

Mise en œuvre de la facturation électronique dans votre entreprise

L'adoption de la facturation électronique peut considérablement rationaliser les opérations de votre entreprise. Voici comment faire :

1. Évaluez vos besoins
   • Évaluez vos processus actuels : Analysez vos procédures de facturation existantes pour identifier les domaines où elles peuvent améliorer l'efficacité et la précision.
   • Tenez compte de la taille de votre entreprise : Déterminez si votre entreprise est soumise aux exigences obligatoires, en particulier si vous êtes un contribuable dont le chiffre d'affaires annuel dépasse le seuil de 100 millions de RM.
   • Évaluez votre infrastructure informatique : Évaluez votre infrastructure informatique actuelle pour vous assurer de sa compatibilité avec les solutions. Tenez compte de facteurs tels que la connectivité Internet, la sécurité du système et la capacité de votre logiciel de comptabilité.
2. Choisissez la bonne solution
   • Portail MyInvois : Cette plateforme fournie par le gouvernement est idéale pour les petites entreprises avec un volume de facturation modéré.
   • Intégration API : Pour les grandes entreprises avec un volume élevé de facturation. transaction volumes et infrastructure informatique existante, l'intégration de l'API offre une plus grande flexibilité et personnalisation.
3. Choisissez un fournisseur de services fiable
   • Collaborez avec un expert : Choisissez un fournisseur de services réputé comme Portcities qui peut offrir des conseils, un soutien et garantir la conformité aux réglementations gouvernementales.
   • Envisagez des services d'intégration : Recherchez un fournisseur capable d'aider à intégrer la facturation électronique dans vos systèmes d'entreprise existants, tels que les logiciels de comptabilité ou les systèmes ERP.
4. Mettez à jour les systèmes et formez le personnel
   • Mettez à niveau le logiciel de comptabilité : Assurez-vous que votre logiciel de comptabilité est compatible avec la facturation électronique et peut s'intégrer parfaitement à la solution choisie.
   • Fournissez une formation complète : Organisez des sessions de formation pour votre personnel afin de les familiariser avec les nouvelles procédures de facturation électronique, les fonctionnalités du système et les meilleures pratiques.
5. Mettez en œuvre et testez
   • Mise en œuvre pilote : Envisagez une mise en œuvre pilote pour tester le système de facturation électronique dans un environnement contrôlé avant un déploiement à grande échelle.
   • Surveillez et optimisez : Surveillez en permanence les performances du système de facturation électronique et apportez les ajustements nécessaires pour optimiser son efficacité et son efficience.

En suivant ces étapes et en travaillant en étroite collaboration avec un prestataire de services de confiance, vous pouvez le mettre en œuvre avec succès dans votre entreprise et profiter des avantages d'une efficacité, d'une précision et d'une conformité améliorées.

Portcities : Votre partenaire pour une intégration transparente de la facturation électronique.

Portcities est spécialisé dans l'intégration d'Odoo avec MyInvois, la plateforme obligatoire du gouvernement en Malaisie, garantissant que les entreprises se conforment à la facturation électronique en Malaisie. Que vous opériez dans un environnement B2B, B2C ou B2G, Portcities dispose de l'expertise nécessaire pour vous aider.

Portcities propose une gamme complète de services pour aider les entreprises malaisiennes à mettre en œuvre avec succès les solutions. Voici un aperçu plus détaillé de la manière dont Portcities peut aider votre organisation :

Expertise dans l'intégration d'Odoo et de MyInvois.

• Système ERP Odoo. En tant que partenaire Odoo de premier plan, Portcities exploite la puissance de ce système ERP polyvalent pour rationaliser les processus métier et améliorer l'efficacité. Odoo propose une large gamme de modules, notamment la comptabilité, les ventes, l'inventaire et la gestion de projet, ce qui en fait un choix adapté aux entreprises de toutes tailles.
• Intégration transparente avec MyInvois. : Portcities se spécialise dans l'intégration d'Odoo avec MyInvois, la plateforme obligatoire du gouvernement en Malaisie. Cette intégration garantit la conformité aux réglementations locales et rationalise le processus de facturation.

Services complets

• Conseil en technologie : Portcities fournit des services de conseil d'experts pour aider les entreprises à évaluer leurs besoins spécifiques et à identifier la solution la plus adaptée.
• Mise en œuvre de la solution : Notre équipe de professionnels expérimentés peut vous aider à mettre en œuvre Odoo et MyInvois, garantissant une transition en douceur.
• Formation et support : Portcities propose des programmes de formation pour votre personnel, garantissant qu'ils sont bien équipés pour naviguer dans les nouveaux systèmes. Nous fournissons également un support continu pour répondre à toutes les questions ou difficultés qui pourraient survenir pendant la transition.

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Historique éprouvé

Portcities a aidé avec succès de nombreuses entreprises de différents secteurs en Malaisie dans leurs mises en œuvre. Notre engagement envers l'excellence et la satisfaction de la clientèle nous a valu une réputation de partenaire de confiance pour les entreprises cherchant à moderniser leurs processus de facturation.

En vous associant à Portcities, vous pouvez bénéficier de :

• Des opérations rationalisées
• Une efficacité améliorée
• Une conformité renforcée
• Des coûts réduits
• Une satisfaction client améliorée

Contactez Portcities dès aujourd'hui pour en savoir plus sur la façon dont nous pouvons aider votre entreprise à mettre en œuvre la facturation électronique et atteindre vos objectifs.

Séminaires sur la facturation électronique en Malaisie

En tant qu'expert de premier plan dans l'intégration Odoo et MyInvois, Portcities vous invite à notre séminaire, Reliez votre entreprise à la facturation électronique via MyInvois x Odoo le 16 octobre 2024. Plongez profondément dans la façon dont notre solution intégrée peut révolutionner vos processus de facturation.

En tirant parti de notre vaste expérience dans la mise en œuvre d'Odoo dans diverses industries, nous partagerons les meilleures pratiques et les idées sur la façon d'exploiter pleinement la puissance de MyInvois et d'Odoo pour:

1. Expert Insights: Écoutez les leaders de l'industrie sur la mise en œuvre de la facturation électronique et les réglementations affectant les entreprises malaisiennes.
2. Aperçu exclusif de la solution: Soyez parmi les premiers à découvrir notre solution ERP intuitive avec une intégration sur mesure de MyInvois - nous sommes le seul partenaire Odoo en Malaisie à proposer cela!
3. Opportunité de réseautage: Connectez-vous avec d'autres leaders de l'industrie et innovateurs.

Conclusion

La facturation électronique est devenue la nouvelle norme dans le paysage des affaires malaisien. Les entreprises doivent se mettre à jour avec les réglementations. Cependant, l'appliquer à votre entreprise peut poser des problèmes en raison de la complexité de l'intégration et de la garantie de la conformité.

C'est là que Portcities peut aider Avec son expertise dans l'intégration d'Odoo et de MyInvois, Portcities propose des solutions complètes pour rationaliser votre transition, facilitant ainsi la satisfaction des exigences réglementaires tout en améliorant l'efficacité et en réduisant les coûts de votre entreprise.

Grâce à nos séminaires et consultations, vous acquerrez une compréhension plus approfondie de la facturation électronique et de la manière de la mettre en œuvre de manière efficace. N'hésitez pas à contacter notre équipe d'experts pour discuter de vos besoins spécifiques en matière d'entreprise. Travaillons ensemble pour construire un avenir commercial plus intelligent et plus efficace.

Questions fréquemment posées

1. L'e-facturation est-elle obligatoire en Malaisie ?

À l'heure actuelle, l'e-facturation n'est pas obligatoire pour toutes les entreprises en Malaisie. Cependant, le gouvernement malaisien, par le biais de la Lembaga Hasil Dalam Negeri Malaysia (LHDNM), a annoncé des plans pour mettre en œuvre progressivement les factures électroniques. Les grandes entreprises seront probablement les premières à être obligées, suivies des petites et moyennes entreprises (PME) dans les années à venir. Les entreprises doivent rester informées de toute future date limite obligatoire.

2. Qui est obligé d'utiliser une facture électronique ?

Actuellement, aucun groupe spécifique n'est tenu de l'utiliser, mais il est prévu que les grandes entreprises l'adoptent en premier, les PME étant progressivement intégrées. Les autorités sont encore en train d'élaborer le calendrier et les critères exacts.

3. Quelles sont les exigences pour une facture en Malaisie ?

Une facture valide en Malaisie doit inclure les informations suivantes :

• Numéro de facture
• Date d'émission
• Nom et adresse du fournisseur
• Le nom et l'adresse du client
• Numéro d'identification fiscale (TIN) ou numéro d'enregistrement GST/VAT
• Description des biens ou services fournis
• Prix unitaire et montant total
• Taux de taxe (le cas échéant) et montant de la taxe

4. Y a-t-il une période de grâce pour la facture électronique en Malaisie?

Étant donné que la facturation électronique n'est pas encore obligatoire, aucune période de grâce officielle n'a été annoncée. Une fois que le système deviendra obligatoire, le gouvernement pourra accorder une période de grâce ou une mise en œuvre progressive, permettant aux entreprises de se conformer aux nouvelles réglementations.

5. Quelle est la différence entre la facturation électronique et la facturation électronique?

• Facturation électronique : Cela fait référence à la livraison électronique des factures (demandes de paiement) aux clients. Cela peut être fait par e-mail ou via un portail web.
• Facturation électronique est un concept plus large qui implique la création, l'échange et le traitement de factures dans un format électronique structuré (tel que XML ou UBL). Il garantit que les factures sont conformes aux exigences légales et fiscales et peuvent être intégrées directement dans les systèmes comptables de l'acheteur et du vendeur.

6. Que se passe-t-il si la facturation électronique n'est pas effectuée?

Une fois qu'elle devient obligatoire, le non-respect peut entraîner des pénalités, des amendes ou des intérêts imposés par les autorités fiscales. Les entreprises peuvent également rencontrer des problèmes opérationnels, tels que des difficultés avec les déclarations fiscales ou les audits. Il est essentiel de suivre les réglementations une fois qu'elles sont en place.

7. Qui doit générer une facture électronique en Malaisie?

En général, c'est le vendeur ou le fournisseur de biens ou de services qui est responsable de la génération de la facture électronique. Si cela est obligatoire, les entreprises doivent adopter des systèmes qui génèrent et transmettent des factures électroniques conformément aux règles de la LHDNM.

8. Puis-je générer une facture électronique après la date de la facture?

Dans la plupart des cas, les factures électroniques doivent être générées et émises au moment de la transaction. Cependant, certains systèmes peuvent permettre la rétrogradation si les contrôles et les justifications appropriés sont en place. Pour éviter les problèmes de conformité, il est toujours préférable d'émettre les factures dès que la transaction est terminée.