KABAM đã hợp tác với Portcities để chuyển đổi một hệ thống Odoo chưa được khai thác hiệu quả thành một nền tảng đáng tin cậy, hỗ trợ các hoạt động sản xuất, cho thuê, sửa chữa, quản lý tồn kho và kế toán. Dự án đã cải thiện độ chính xác của báo cáo tài chính, tinh gọn quy trình làm việc và giúp công ty khai thác nhiều giá trị hơn từ khoản đầu tư vào Odoo.
- Company Name: KABAM Pte Ltd
- Industry: Sản xuất máy móc robot và tự động hóa
- Location: Singapore
- Company Size: 51–200 nhân sự
- Systems Implemented: Bán hàng, Mua hàng, Tồn kho, Sản xuất, Cho thuê, Sửa chữa và Kế toán
KABAM phát triển và cung cấp các giải pháp tự động hóa bằng robot hỗ trợ khách hàng trong nhiều ngành khác nhau. Khi doanh nghiệp mở rộng, việc quản lý nhiều quy trình vận hành đòi hỏi một hệ thống có khả năng kết nối bán hàng, mua sắm, sản xuất, dịch vụ và tài chính trên cùng một nền tảng.
Mặc dù công ty đã triển khai Odoo, hệ thống lại không được sử dụng hiệu quả, gây ra những kém hiệu quả trong vận hành và làm giảm độ tin cậy của báo cáo tài chính.
1. Khi đã có hệ thống ERP nhưng thách thức kinh doanh vẫn tồn tại
Nhiều doanh nghiệp cho rằng chỉ cần triển khai phần mềm ERP là tự động giải quyết được các vấn đề vận hành. Trên thực tế, hiệu quả của một hệ thống ERP phụ thuộc rất lớn vào việc hệ thống đó được cấu hình, được người dùng áp dụng và được căn chỉnh với quy trình kinh doanh tốt đến mức nào.
Đây chính là tình huống mà KABAM gặp phải.
Mặc dù Odoo đã được triển khai, các cấu hình hệ thống lại không phản ánh chính xác yêu cầu vận hành của công ty. Kết quả là các báo cáo kế toán được tạo ra từ hệ thống thiếu độ tin cậy, khiến ban lãnh đạo khó có thể hoàn toàn tin tưởng vào thông tin tài chính phục vụ cho việc ra quyết định.
Đồng thời, KABAM cần một cách tiếp cận có cấu trúc hơn để quản lý mua sắm, giao dịch bán hàng, luồng di chuyển tồn kho, hoạt động lắp ráp robot, dịch vụ sửa chữa, vận hành cho thuê và các quy trình kế toán.
Công ty nhận ra rằng chỉ sở hữu Odoo là chưa đủ. Họ cần một đối tác triển khai có thể giúp tối đa hóa giá trị của nền tảng và căn chỉnh nó với các nhu cầu kinh doanh thực tế.
2. Lý do KABAM lựa chọn Portcities
KABAM đã lựa chọn Portcities dựa trên năng lực của đội ngũ trong việc đề xuất một giải pháp thực tiễn, bền vững, được hậu thuẫn bởi kinh nghiệm triển khai Odoo sâu rộng.
Thay vì khuyến nghị tùy chỉnh không cần thiết, chúng tôi tập trung hỗ trợ công ty tận dụng các tính năng tiêu chuẩn của Odoo và các thông lệ tốt nhất trong ngành.
Cách tiếp cận này giúp dự án duy trì hiệu quả về chi phí, dễ bảo trì và sẵn sàng hơn cho các nâng cấp trong tương lai, đồng thời vẫn đáp ứng được yêu cầu vận hành của công ty.
Mục tiêu rất rõ ràng: ổn định hệ thống hiện có, cải thiện mức độ căn chỉnh quy trình và xây dựng một nền tảng tin cậy có thể hỗ trợ hoạt động hàng ngày trên nhiều phòng ban.
3. Xây dựng hệ thống kết nối xuyên suốt các chức năng kinh doanh cốt lõi
Để đáp ứng yêu cầu của KABAM, chúng tôi triển khai một giải pháp Odoo tích hợp hoàn toàn dựa trên các chức năng tiêu chuẩn.
Giải pháp đã kết nối nhiều quy trình kinh doanh quan trọng vào một hệ thống duy nhất:
Quản lý bán hàng và mua hàng
Các đội ngũ bán hàng và mua hàng có được khả năng quan sát tốt hơn đối với các giao dịch, giúp phối hợp nhịp nhàng hơn giữa nhu cầu khách hàng và hoạt động mua sắm.
Kiểm soát tồn kho
Quản lý tồn kho theo thời gian thực giúp cải thiện khả năng theo dõi hàng hóa và tăng cường kiểm soát nguyên vật liệu sử dụng trong lắp ráp robot và hoạt động dịch vụ.
Vận hành sản xuất
Odoo Manufacturing được triển khai để hỗ trợ quy trình lắp ráp robot, giúp các đội ngũ quản lý hoạt động sản xuất trên một nền tảng tập trung.
Quản lý sửa chữa
Hệ thống đã tinh gọn quy trình sửa chữa sau lắp đặt, cho phép khách hàng quản lý yêu cầu dịch vụ và hoạt động sửa chữa hiệu quả hơn.
Vận hành cho thuê
Với Odoo Rental, công ty có được khả năng giám sát tốt hơn đối với hoạt động cho thuê robot, giúp đảm bảo minh bạch hơn trong suốt vòng đời hợp đồng cho thuê.
Quản lý tài chính
Các quy trình kế toán được tái cấu trúc và tối ưu hóa để cải thiện độ chính xác của báo cáo và tăng cường khả năng kiểm soát tài chính trên toàn tổ chức.
Bằng cách tích hợp các chức năng này trên một nền tảng duy nhất, họ đã giảm được sự phụ thuộc vào các quy trình rời rạc và cải thiện tính nhất quán thông tin giữa các phòng ban.
4. Vượt qua thách thức triển khai thông qua giao tiếp rõ ràng
Giống như nhiều dự án ERP khác, thành công không chỉ phụ thuộc vào công nghệ mà còn ở việc quản lý kỳ vọng và duy trì sự đồng thuận trong suốt hành trình triển khai.
Một trong những thách thức chính là cân bằng giữa yêu cầu kinh doanh và các khả năng tiêu chuẩn của Odoo. Đội ngũ của chúng tôi làm việc chặt chẽ với các bên liên quan để xác định những điều chỉnh quy trình cho phép đội ngũ tại KABAM đạt được mục tiêu mà không cần đưa vào các tùy chỉnh không cần thiết.
Dự án cũng thường xuyên phải xử lý các thay đổi về dữ liệu gốc và yêu cầu kinh doanh. Bên cạnh đó, việc thay đổi nhân sự phụ trách dự án phía khách hàng đôi khi ảnh hưởng đến quá trình ra quyết định và tính liên tục của dự án.
Để giữ cho dự án đi đúng hướng, chúng tôi tập trung duy trì trao đổi thường xuyên, thiết lập các quy trình quản lý phạm vi rõ ràng và đảm bảo tất cả các bên liên quan đều hiểu tác động của mọi thay đổi đề xuất đối với tiến độ và ngân sách dự án.
Cách tiếp cận hợp tác này giúp giảm thiểu gián đoạn và duy trì sự đồng thuận trong suốt quá trình triển khai.
5. Kết quả: Môi trường Odoo ổn định hỗ trợ vận hành hàng ngày
Sau khi triển khai, KABAM đã chuyển đổi thành công môi trường Odoo hiện có thành một nền tảng quản trị doanh nghiệp có cấu trúc và đáng tin cậy hơn.
Các kết quả chính bao gồm:
- Nâng cao hiệu quả quy trình làm việc giữa các phòng ban
- Tăng năng suất nhờ quy trình được căn chỉnh tốt hơn
- Giảm lỗi vận hành thông qua việc sử dụng hệ thống theo chuẩn thống nhất
- Cải thiện độ chính xác của báo cáo kế toán và tài chính
- Tăng cường khả năng quan sát đối với hoạt động sản xuất, tồn kho, sửa chữa, cho thuê, bán hàng và mua hàng
- Gia tăng mức độ tin tưởng vào dữ liệu sử dụng cho việc ra quyết định kinh doanh
Quan trọng hơn cả, dự án đã giúp khách hàng chuyển từ một hệ thống ERP chưa được khai thác hết sang một hệ thống chủ động hỗ trợ hoạt động vận hành hàng ngày.
Vượt qua giai đoạn Go-Live: Tiếp tục đồng hành hợp tác
Sự hợp tác giữa KABAM và Portcities tiếp tục được duy trì sau giai đoạn triển khai. Hiện nay, đội ngũ Portcities Singapore của chúng tôi cung cấp dịch vụ hỗ trợ sau triển khai liên tục, hỗ trợ người dùng và xử lý sự cố nhằm đảm bảo hệ thống ổn định và được áp dụng lâu dài.
Bằng việc tiếp tục làm việc chặt chẽ với KABAM, chúng tôi giúp công ty tối đa hóa giá trị khoản đầu tư vào Odoo đồng thời hỗ trợ các cải tiến vận hành trong tương lai.
6. Khai mở thêm giá trị từ khoản đầu tư Odoo của bạn
Việc sở hữu một hệ thống ERP không tự động đảm bảo thành công trong kinh doanh. Giá trị thực sự đến từ việc đảm bảo nền tảng được cấu hình đúng, căn chỉnh với quy trình kinh doanh và được hỗ trợ bởi một đối tác triển khai phù hợp.
Dù bạn đang lên kế hoạch triển khai Odoo mới hay muốn tối ưu hóa hệ thống hiện có, Portcities có thể giúp bạn đạt được khả năng quan sát, hiệu quả và kiểm soát tốt hơn trên toàn bộ hoạt động.
Contact us today to learn how we can help you get more from Odoo.
