Số hoá giấy tờ: Cuộc cách mạng của SCID với hệ thống Odoo ERP

Khám phá hành trình từ quản lý công việc trên giấy tờ sang quản lý trên nền tảng kỹ thuật số của SCID từ với sự trợ giúp của các phân hê tùy chỉnh từ giải pháp Odoo của Portcities Vietnam.
1. Từ Giấy thành Pixels: Làm thế nào SCID đã Cách mạng hóa Quản lý Trung tâm thương mại với Odoo: Logo SCID
  • Tên doanh nghiệp: Công ty Phát triển Đầu tư Saigon Co.op
  • Vị trí : Việt Nam
  • Ngành : Kinh doanh bất động sản thương mại, quản lý và vận hành trung tâm mua sắm
  • Quy mô công ty: Lớn
  • Số lượng người dùng: 20
  • Thời gian triển khai: 5-8 tháng
  • Phân hệ triển khai: Trung tâm mua sắm, Cho thuê, Liên hệ, Kế toán, Hóa đơn

Tổ chức Phát triển Đầu tư Saigon Co.op (SCID) là một nhà quản lý hàng đầu trong lĩnh vực bán lẻ  đang bùng nổ tại Việt Nam. Là một nhà quản lý chính trong lĩnh vực bất động sản thương mại, phát triển dự án và đầu tư tài chính, phân khúc bất động sản thương mại của SCID bao gồm chuỗi trung tâm thương mại SenseCity và SenseMarket.

Nhưng ngay cả những người khổng lồ cũng có thể gặp khó khăn, và SCID đã phải đối mặt với một vấn đề liên quan đến hiệu quả quản lý: một quy trình hoạt động kinh doanh truyền thống dựa trên giấy tờ cần được số hoá.

Để giải quyết những thách thức này, SCID đã hợp tác với Portcities và tham khảo giải pháp phần mềm doanh nghiệp đa dạng của chúng tôi, Odoo. Chúng tôi đã cố gắng đưa quy trình quản lý trung tâm thương mại của SCID vào thời đại kỹ thuật số, biến một mê cung giấy tờ thành một hệ sinh thái kỹ thuật số liền mạch.

Thách thức kinh doanh

Trước khi sử dụng Odoo, hoạt động của SCID chủ yếu dựa vào giấy tờ. Quy trình cho thuê của họ không hiệu quả, với việc phê duyệt chậm và thường xuyên xảy ra lỗi. Mỗi trung tâm thương mại hoạt động riêng lẻ, thiếu tiêu chuẩn hóa.

  1. Dữ liệu rời rạc:  Dữ liệu không nhất quán và thiếu tích hợp giữa các hệ thống và phòng ban khác nhau dẫn đến việc xảy ra lỗi, chậm trễ và không hiệu quả khi đưa ra quyết định.
  2. Quản lý tài chính không đầy đủ: Quy trình kế toán thủ công dẫn đến việc SCID đối mặt với vấn đề chậm trễ và không chính xác trong báo cáo tài chính. Việc đưa ra quyết định tài chính liên quan đến điều chỉnh giá thuê, xác định thời điểm tối ưu để triển khai chiến dịch thuê linh hoạt hoặc các sáng kiến về thực thi hợp đồng thuê trở nên khó khăn hơn đối với ban quản lý của doanh nghiệp.
  3. Quản lý dự án không hiệu quả: Các phương pháp quản lý dự án không phối hợp dẫn đến trì hoãn và vượt quá ngân sách, dẫn đến khó khăn để hoàn thành các dự án của họ, bao gồm các chiến lược giữ chân khách hàng, các dự án bền vững và các dự án tiếp thị bất động sản khác - trong giai đoạn và ngân sách quy định.
  4. Quản lý mối quan hệ khách hàng thủ công: Quy trình thủ công không hiệu quả để quản lý mối quan hệ dẫn đến dịch vụ khách hàng kém chất lượng và tỷ lệ giữ chân thấp, làm khó khăn trong việc phát triển và duy trì mối quan hệ khách hàng mạnh mẽ theo thời gian.

Việc không có một hệ thống thống nhất đã tạo ra những thách thức đáng kể cho các phòng kế toán và tài chính của SCID. Cùng với đó, quy trình theo dõi thu nhập ctừ nhiều trung tâm thương mại cũng gặp trở ngại tương tự, ảnh hưởng đến báo cáo tài chính và phân tích chính xác.


Cần hỗ trợ tùy chỉnh các phân hệ cho quy trình quản lý cho thuê của bạn?

Chúng tôi sẵn sàng.

Liên hệ với chúng tôi


Tổng quan về giải pháp

Portcities cung cấp một giải pháp quản lý cho thuê cho trung tâm mua sắm SenseMarket Cái Bè. Dự án thử nghiệm đã diễn ra tốt, do đó công ty đã lên kế hoạch triển khai nó trên tất cả các trung tâm mua sắm SCID trên toàn quốc, bao gồm:

  1. Hệ thống quản lý bao gồm tất cả các khía cạnh của quy trình cho thuê, bao gồm xử lý hợp đồng, xử lý gia hạn, quản lý chấm dứt, xin phê duyệt và sử dụng khả năng lưu trữ và chữ ký điện tử để quản lý hồ sơ hiệu quả và quản lý tài liệu.
  2. Cài đặt Hệ thống Quản lý Quan hệ Khách hàng (CRM) cho quản lý người thuê, bao gồm việc sử dụng chiến lược của các công cụ bán hàng và tiếp thị. Nó được thiết kế bởi Portcities cho Saigon Co.op Investment để quản lý, phân tích và cải thiện tương tác với người thuê trong suốt vòng đời của khách hàng.
  3. Ứng dụng Kế toán hiện đại Odoo và các công cụ tự động hóa để tối ưu hóa và chuẩn hóa các quy trình kế toán. Nó được thiết kế với mục tiêu tạo ra các quy trình tài chính hiệu quả và liên kết trong toàn bộ tổ chức.
  4. Cải thiện hệ thống báo cáo và phân tích của CSID để cung cấp khả năng phân tích toàn diện cho quyết định kinh doanh thông minh. Điều này bao gồm cải tiến báo cáo tài chính, báo cáo cho thuê, báo cáo theo dõi hàng tháng và báo cáo di chuyển.

Giải pháp được triển khai trên Odoo 16 với các ứng dụng đã cài đặt:

  • Trung tâm mua sắm (module tùy chỉnh bởi Portcities)
  • Cho thuê (module tùy chỉnh bởi Portcities)
  • Liên hệ
  • Kế toán
  • Lập hóa đơn

Tuy nhiên, tính năng quan trọng nhất là một API được xây dựng theo yêu cầu kết nối Odoo với hệ thống S-Invoice của Viettel. Việc tích hợp này cho phép SCID phát hành hóa đơn điện tử tuân thủ quy định của nhà nước một cách hiệu quả.

Quy trình triển khai

Quá trình chuyển đổi từ hệ thống dựa trên giấy sang một khung công nghệ số cho SCID kéo dài từ 5 đến 8 tháng. Quá trình này bao gồm một loạt các bước phương pháp hệ thống bao gồm đánh giá, tùy chỉnh hệ thống và đào tạo nhân viên.

Ban đầu, Portcities đã tiến hành phân tích sâu về quy trình hiện có của SCID để đề xuất một chiến lược biến đổi số toàn diện.

Sau đó, nhóm tập trung vào cấu hình hệ thống Odoo ERP, tùy chỉnh nó để đáp ứng các yêu cầu cụ thể của SCID. Một khía cạnh quan trọng của dự án là di chuyển dữ liệu, được quản lý một cách chính xác để đảm bảo việc chuyển giao an toàn tất cả thông tin quý giá từ hệ thống dựa trên giấy sang nền tảng số.

Hiệu quả của hệ thống mới phụ thuộc nhiều vào khả năng của người dùng vận hành nó một cách hiệu quả. Do đó, các buổi đào tạo chi tiết đã được tiến hành để nâng cao khả năng số hóa của nhân viên SCID, trang bị cho họ những kỹ năng cần thiết để sử dụng Odoo một cách hiệu quả cho nhu cầu hoạt động của họ.

Kết quả và tác động

2. Từ Giấy thành Pixels: Làm thế nào SCID đã Cách mạng hóa Quản lý Trung tâm thương mại với Odoo: Thư cảm ơn từ SCID đến Portcities Việt Nam

Quá trình biến đổi đã cải thiện đáng kể hiệu suất hoạt động.


SCID đã chuyển từ quy trình dựa trên giấy sang một hệ thống hoàn toàn số hóa, giảm đáng kể thời gian xử lý các nhiệm vụ trước đây mất nhiều ngày chỉ còn vài phút. Cuộc cải tổ số hóa này cũng dẫn đến sự giảm đáng kể lỗi, khiến các sự cố như vậy trở nên rất hiếm.


Việc giới thiệu một hệ thống thống nhất đã cho phép các nhóm Kế toán và Tài chính của SCID quản lý và theo dõi thu nhập trên các trung tâm thương mại khác nhau một cách hiệu quả. Hệ thống này cung cấp một cái nhìn tổng quan về tài chính, đơn giản hóa việc quản lý hoạt động đa trung tâm.


Có một sự tăng đáng kể về hiệu suất và năng suất trong hoạt động của SCID, như được chứng minh bằng sự chính xác và phối hợp tốt hơn của các trung tâm thương mại.

Bài học rút ra và các phương pháp tốt nhất

Quá trình biến đổi được thực hiện bởi SCID cho thấy một hiểu biết quan trọng: trong cảnh quan kỹ thuật số đương đại, sự phụ thuộc vào quy trình dựa trên giấy tờ hạn chế thay vì là một cơ chế hỗ trợ.

Dự án đã đạt được mục tiêu của mình chủ yếu nhờ sự áp dụng toàn diện và nhiệt tình của SCID đối với các giải pháp kỹ thuật số. Điều này càng nhấn mạnh tầm quan trọng của việc chuyển đổi này là tích hợp chiến lược được thực hiện bởi SCID.

Bằng cách liên kết hiệu quả Odoo, một hệ thống ERP toàn diện, với S-Invoice, một giải pháp lập hóa đơn chuyên dụng, SCID đã có thể tự động hóa và làm chảy các hoạt động từ hoạt động vận hành đến tuân thủ quy định.

Trường hợp này minh chứng cho sự cần thiết của khả năng tương tác và hợp tác giữa các nền tảng kỹ thuật số khác nhau trong môi trường kinh doanh hiện đại.

Kết luận

Sự chuyển đổi của SCID từ việc phụ thuộc vào các phương pháp truyền thống dựa trên giấy tờ sang việc hoàn toàn om sòm công nghệ số đại diện cho một thành tựu đáng chú ý, đồng thời là một mô hình cho sự tiến hóa của ngành bán lẻ.

Thông qua việc triển khai Odoo, SCID không chỉ đơn giản là thích ứng với thời đại số; họ đã xác lập mình là những người đi đầu trong đó.

Điều hướng trên mảnh đất bán lẻ và bất động sản thay đổi liên tục, SCID đã xây dựng một cơ sở hạ tầng kỹ thuật số mạnh mẽ không chỉ đáp ứng các yêu cầu hiện tại mà còn dự đoán và chuẩn bị cho những thách thức trong tương lai.

Sự chuyển đổi đáng kinh ngạc này cho thấy rằng ngay cả các ông lớn bán lẻ đã thành lập có thể thích ứng và phát triển bằng cách chấp nhận công nghệ mới, đặc biệt là khi những công nghệ đó liên quan đến việc thay thế các quy trình thủ công bằng hệ thống kỹ thuật số hiệu quả.

Vậy bạn còn chờ gì nữa? Liên hệ với các chuyên gia của chúng tôi để có thông tin chi tiết về cách bạn có thể tái tạo kết quả tương tự cho doanh nghiệp quản lý cho thuê của bạn!

Số hoá giấy tờ: Cuộc cách mạng của SCID với hệ thống Odoo ERP
Devina Anglingdarma 8 tháng 8, 2024
Chia sẻ bài Viết
Tag

Đăng ký để nhận thêm mẹo về Odoo​

Tham gia bản tin của chúng tôi để luôn được cập nhật

Cách Central Retail Vietnam đã biến đổi quản lý trung tâm mua sắm với Odoo ERP
Cách Portcities tối ưu quản lý trung tâm mua sắm cho Central Retail Việt Nam.