Lorsque le gouvernement singapourien a lancé un réseau de facturation électronique à l'échelle nationale en 2019, la raison était simple : améliorer l'efficacité des entreprises et réduire les coûts. Bien que beaucoup de choses aient changé depuis, l'objectif est resté le même.

Parmi les changements, le réseau de facturation électronique a été renommé InvoiceNow depuis septembre 2020, et maintenant quelques subventions sont disponibles pour les entreprises qui s'alignent sur les initiatives du gouvernement singapourien d'utiliser le réseau Peppol pour accélérer l'adoption des factures électroniques.

Avant d'aborder les subventions, discutons de ce qu'est la facturation électronique, de ses avantages, de Peppol, et de la façon dont votre entreprise peut en bénéficier.

Qu'est-ce qu'une facturation électronique ?

Une facturation électronique ou facture électronique est une facture qui est livrée électroniquement dans un format spécifique et normalisé.

Elle contient une représentation visuelle des données de facturation sous une forme structurée. Elle peut également être importée automatiquement dans le système comptable de l'entreprise acheteuse.

Il est important de noter que les e-factures ne sont pas :

• Images de factures papier dans des formats tels que .jpg ou .tiff ou envoyées par des machines à fax.

• Factures papier numérisées - par le biais de la reconnaissance optique de caractères (OCR).

• Données de factures non structurées en formats Word ou PDF.

• Factures HTML non organisées dans un e-mail ou sur une page web.

Qu'est-ce que la facturation électronique ?

La facturation électronique ou e-facturation se produit lorsqu'une facture sans papier est échangée entre un acheteur et un vendeur par le biais d'un échange de données électroniques prédéfini.

Dans le monde d'aujourd'hui, la facturation électronique est activée grâce à deux principales options. La première est une connexion directe entre le vendeur et l'acheteur.

La deuxième option implique un réseau de plusieurs vendeurs et acheteurs.

C'est ce qui se passe à Singapour. Avec l'effort de la IMDA (Autorité de développement des médias d'information et de communication) , un conseil statutaire sous le ministère singapourien des Communications et de l'Information, le gouvernement singapourien a mis en place le premier réseau national de facturation électronique sous l'autorité Peppol en dehors de l'Europe.

L'international Peppol Le réseau de livraison électronique permet aux entreprises de transiger à l'international avec d'autres entreprises liées.

Et maintenant, les entreprises à Singapour peuvent bénéficier de la facturation électronique dans le réseau Peppol avec d'autres entreprises à Singapour et en dehors, à condition que les deux parties rejoignent le réseau.

Avantages de la facturation électronique

• Augmente le flux de trésorerie

Parce que les factures électroniques sont livrées immédiatement aux services nécessaires, le délai de paiement est réduit, ce qui améliore le flux de trésorerie des entreprises.

• Réduit les coûts

Avec la facturation papier, les entreprises engagent plus de ressources pour le stockage et la récupération, ce qui augmente les coûts. La facturation électronique réduit ce coût.

• Améliore l'efficacité des entreprises

La facturation électronique réduit considérablement les risques d'erreurs humaines et de retards dans la soumission des factures. Cela, à son tour, augmente la précision et l'efficacité des entreprises.

• Permet une conformité plus élevée

La facturation électronique n'est pas seulement un moyen de remplir des factures numériques ; c'est plus que cela. La facturation électronique permet aux entreprises d'atteindre un niveau de conformité plus élevé sans tracas.

• Fournit transparence et visibilité

La facturation électronique offre une meilleure transparence car elle suit les factures et fournit des pistes d'audit détaillées. Elle améliore également la visibilité sur les factures, les contrats, les bons de commande et la documentation de support.

• Stimule le moral des employés

Avec la facturation électronique, la main-d'œuvre a moins de choses à s'inquiéter car l'autre partie recevra rapidement la facture, et elle peut gagner du temps et se concentrer sur d'autres tâches à forte valeur ajoutée.

Qu'est-ce que la facturation électronique Peppol à Singapour?

La facturation électronique Peppol à Singapour faisant partie du réseau mondial de facturation électronique Peppol. De nombreux pays européens, comme l'Allemagne, la Grande-Bretagne et la Norvège, utilisent le cadre Peppol pour faciliter l'échange électronique de documents commerciaux.

Elle permet également aux entreprises de communiquer électroniquement avec des acheteurs publics, y compris l'échange de factures électroniques via le réseau Peppol.

En tant qu'autorité Peppol à Singapour, l'IMDA approuve et certifie les points d'accès Peppol et les fournisseurs de solutions compatibles avec Peppol.

Au moment de son lancement, le réseau de facturation électronique avait 11 fournisseurs de points d'accès et seulement quelques entreprises qui étaient des fournisseurs de solutions prêtes pour Peppol.

Aujourd'hui, en raison des avantages que les entreprises tirent de la conformité, InvoiceNow, le nom officiel du réseau de facturation électronique de Singapour, a maintenant plus de 150 fournisseurs de solutions prêts pour Peppol - dont l'un est Port Cities Singapore .

D'autres fonctions de l'IMDA incluent la spécification des spécifications SG Peppol BIS , régissant la conformité au réseau et promouvant l'adoption de la facturation électronique.

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Voir comment cela fonctionne

Comment fonctionne la facturation électronique à Singapour ?

Avant l'IMDA, les entreprises émettaient des factures après avoir extrait les informations nécessaires de leurs systèmes ERP/comptables et les formataient dans un format lisible par un humain. Une fois fait, elles envoyaient les factures par papier ou par e-mail.

Vous conviendrez que ce n'est pas la meilleure approche, mais les entreprises réceptrices ne font pas mieux non plus.

Les entreprises réceptrices saisissent manuellement les informations ou lesnumérisent dans leurs systèmes - une approche sujette à erreurs, chronophage et qui gaspille des ressources.

InvoiceNow accélère le traitement des factures en transmettant directement les factures électroniques d'un système comptable à un autre, facilitant un paiement plus rapide.

Cela se fait grâce au format de document XML connu sous le nom de BIS (Business Interoperability Specifications) Billing 3.0 UBL.

Cette norme permet aux entreprises (tant acheteur que vendeur) d'utiliser leur système ERP/comptable de choix à des fins de facturation électronique sans que leurs homologues n'utilisent le même système. Cela est possible une fois que les systèmes des deux côtés répondent aux exigences de l'IMDA.

En raison de sa commodité, de nombreuses entreprises sont des utilisateurs vérifiés Peppol. Vous pouvez trouver une liste d'entreprises dans l'annuaire Peppol de Singapour en visitant https://www.peppoldirectory.sg/.

Différence entre les fournisseurs prêts pour Peppol et les points d'accès

Les fournisseurs de solutions prêts pour Peppol sont des systèmes tels qu'une solution ERP ou comptable capables d'envoyer et de recevoir des e-factures via le réseau Peppol.

En plus des capacités d'e-facturation, la solution doit également garantir l'exactitude des ID Peppol des partenaires commerciaux. Des informations sur l'enregistrement du système en tant que solution prête pour Peppol peuvent être trouvées ici.

D'autre part, les fournisseurs de points d'accès ou de services créent et maintiennent des passerelles de connectivité sur le réseau d'e-facturation.

Ils doivent rester conformes aux normes Peppol, enregistrer et mettre à jour les détails des utilisateurs dans le Singapore Service Metadata Publisher (SMP) et acheminer les e-factures vers la bonne destination.

De plus amples informations sur la façon d'être un fournisseur de points d'accès à Singapour peuvent être trouvées ici .

Subventions actuelles du gouvernement singapourien

Le gouvernement singapourien est prêt à accélérer l'adoption du réseau de facturation électronique. Par l'intermédiaire de l'IMDA, ils ont introduit les subventions suivantes :

• Prime de transaction InvoiceNow (ITB)

Le ITB est une prime de 200 $ disponible pour toutes les entreprises dès qu'elles envoient dix factures sur le réseau InvoiceNow dans les 12 premiers mois de la première facture.

Une fois qu'une entreprise envoie la première facture, peu importe le montant, l'IMDA lui verse 50 $. Un supplément de 150 $ est versé une fois qu'elle envoie les neuf factures restantes.

Pour commencer, vous devez s'inscrire sur le réseau via un fournisseur de solutions certifiées Peppol-ready comme Port Cities. Ensuite, vous pouvez trouver vos clients dans le annuaire Peppol de Singapour et récupérer leurs informations d'identification Peppol.

Une fois cela fait, vous pouvez utiliser votre système ERP/comptable préféré pour leur envoyer une facture, à condition qu'il soit enregistré sur le réseau avec l'aide d'un fournisseur de Point d'Accès.

• Subvention LEAD Connect & Transact

Cette subvention se compose de deux volets, les subventions LEAD Connect et LEAD Transact. Elles s'appliquent uniquement aux grandes entreprises.

• Subvention LEAD Connect

Les grandes organisations avec leur solution ERP/finance peuvent accéder à une subvention de 30 000 $ via la subvention LEAD Connect.

Il y a quelques conditions d'éligibilité à remplir :

• • L'entreprise doit avoir des UEN d'affaires actifs et valides.

  • Ils doivent achever l'intégration à InvoiceNow avec leur système financier dans les 12 mois.

  • Le processus d'intégration doit commencer après le 1er novembre 2022.

  • Ils doivent avoir au moins 200 fournisseurs et clients.

• Subvention LEAD Transact

Les entreprises éligibles à la subvention LEAD Transact peuvent obtenir jusqu'à 40 000 $. Elles peuvent également recevoir des incitations en tant que facturateur et acheteur.

Critères d'éligibilité :

• • Les grandes entreprises qui peuvent atteindre le niveau de transaction minimum de 25 UEN en tant qu'acheteurs et/ou 250 UEN en tant que facturateurs.

  • La période de financement est d'un an après la première demande, et les dates de début en tant que facturateur ou acheteur n'ont pas besoin d'être les mêmes.

  • Les facturateurs recevant la subvention LEAD Transact sont exonérés du bonus de transaction InvoiceNow.

  • Le tableau ci-dessous montre les niveaux de transaction auxquels les entreprises peuvent appartenir et les paiements correspondants.

Vous pouvez trouver plus d'informations sur l'enregistrement et les termes et conditions ici.

L'intégration avec une solution ERP / Comptabilité comme Odoo est cruciale

Odoo est un ERP modulaire qui a commencé en 2005 pour aider les entreprises à améliorer leurs processus grâce à la technologie.

Aujourd'hui, Odoo est l'une des principales solutions de planification des ressources d'entreprise (ERP), avec plus de 7 millions d'utilisateurs et des centaines d'applications et de modules.

Parmi ceux-ci figurent la comptabilité, l'inventaire, le CRM, le créateur de sites Web, les ventes, et bien plus encore - tous partageant des données sans couture une fois installés.

Grâce à ses Application de comptabilité , Odoo aide les entreprises à Singapour à se conformer aux nouvelles exigences de facturation électronique de l'IMDA.

À part ses fonctionnalités de comptabilité supérieures et sa connectivité instantanée avec d'autres applications Odoo , Odoo Accounting constitue un excellent investissement pour toute entreprise à Singapour pour les raisons suivantes :

Conforme à l'exigence de l'IRAS

Odoo Accounting est l'un des logiciels répertoriés sur le registre des logiciels de comptabilité de l'IRAS (« ASR+ »). Il est également capable de produire le fichier d'audit IRAS (IAF).

La prise de décision devient fluide

L'application aide à la prise de décision en rendant les données opérationnelles et financières facilement accessibles et sous des formats conviviaux. Les rapports peuvent être instantanés, génériques ou dynamiques ; vous pouvez désormais gérer correctement vos états financiers et juridiques.

Intégration avec d'autres applications Odoo

Odoo Comptabilité est aux autres applications Odoo pertinentes ce que les oreilles sont à une paire de lunettes. Lorsqu'elles sont combinées, les organisations de toutes tailles peuvent utiliser Odoo pour mieux gérer les ressources, réduire le gaspillage et améliorer les processus comptables.

Localisation dans d'autres pays

Odoo Comptabilité répond aux normes comptables en Singapour et d'autres pays tels que la Malaisie, l'Indonésie, le Vietnam et la Thaïlande. L'application éradiquent les problèmes de compatibilité si vous avez des affaires dans d'autres pays ou si vous prévoyez d'étendre.

Commencer avec la facturation électronique

Les avantages de la facturation électronique ne peuvent pas être surestimés. Les entreprises peuvent fonctionner de manière plus transparente, économiser de l'argent et travailler avec plus de liquidités.

Cependant, les entreprises à Singapour ont un avantage supplémentaire avec InvoiceNow soutenu par Peppol.

Bien que rejoindre le réseau ne soit pas obligatoire au moment où j'écris ces lignes, il est juste que les entreprises, quelle que soit leur taille ou leur secteur, adoptent la facturation électronique.

Nous pouvons vous aider que vous ayez déjà utilisé un système comptable et vouliez vous inscrire sur InvoiceNow, ou que vous cherchiez à commencer.

Port Cities Singapore se compose d'experts qui peuvent vous aider à intégrer Odoo Accounting avec Peppol et répondre à d'autres questions sur la facturation électronique et la demande de subventions gouvernementales.

Envoyez-nous un message , et un membre de l'équipe vous contactera dès que possible.