- Tên công ty: Sport Nutrition
- Địa điểm: Bỉ
- Ngành: Bán lẻ và thương mại điện tử về dinh dưỡng thể thao
- Quy mô công ty: Trung bình
- Quy mô hiện tại:
- 16 cửa hàng tại Bỉ
- 2 trang web thương mại điện tử
- 40-50 nhân viên (25 người sử dụng Odoo)
- Hơn 2.200 sản phẩm
- Thời gian triển khai: 6 tháng
- Các hệ thống đã triển khai: POS, Thương mại điện tử, Website, Bán hàng, Kho vận, Mua hàng và Hóa đơn
- Phiên bản Odoo: Bắt đầu với V13, sau đó nâng cấp lên V16
Vào một sáng thứ Bảy tại Bỉ, hệ thống thanh toán của Sport Nutrition gặp sự cố. Các giao dịch thẻ ngừng hoạt động trên tất cả các điểm bán hàng (POS), đe dọa làm gián đoạn toàn bộ hoạt động kinh doanh.
Chỉ trong vài phút, một tin nhắn WhatsApp đã kết nối khoảng cách 9.600 km giữa Bỉ và Đông Nam Á. Một lập trình viên từ Portcities đã dành cả ngày thứ Bảy để giải quyết sự cố này.
Và đến sáng thứ Hai, vấn đề dường như chưa từng xảy ra.
"Chênh lệch múi giờ từng là mối lo ngại của chúng tôi, nhưng giờ đây lại trở thành lợi thế lớn," Ben Smet, lãnh đạo phụ trách Vận hành, Thương mại điện tử và Tiếp thị của Sport Nutrition chia sẻ Khi Bỉ đang ngủ, Portcities làm việc. Chúng tôi thức dậy với các bản cập nhật hệ thống hoàn tất và tin nhắn WhatsApp chi tiết về những cải tiến đã được triển khai trong đêm."
Từ thủ công đến số hóa: Câu chuyện chuyển đổi
Năm 2019, Sport Nutrition đứng trước một ngã rẽ quan trọng. Từ một doanh nghiệp nhỏ với 2-4 cửa hàng, công ty đặt ra mục tiêu mở rộng trên toàn quốc. Tuy nhiên, hệ thống vận hành dựa trên Excel và quy trình thủ công không còn đáp ứng được nhu cầu phát triển.
"Chúng tôi mất nguyên một ngày chỉ để nhập hàng cho một cửa hàng," Ben nhớ lại. Việc bổ sung hàng hóa với 200 mặt hàng tại POS tiêu tốn nửa ngày, trong khi việc đối soát doanh số hàng ngày với Bancontact phải thực hiện thủ công. Đối với một doanh nghiệp có tham vọng mở rộng, đây không chỉ là sự kém hiệu quả mà còn là trở ngại lớn cho tăng trưởng.
Triển khai từ xa: Biến khoảng cách thành lợi thế
Giải pháp đến từ một hướng không ngờ tới: hợp tác với Portcities, một công ty có trụ sở tại Đông Nam Á. Ban đầu, chênh lệch múi giờ 6-7 tiếng là một thách thức, nhưng sau đó lại trở thành yếu tố mang tính đột phá.
"Khi Portcities bắt đầu làm việc lúc 8 giờ sáng, thì ở Bỉ mới là 2 giờ sáng," Ben giải thích. Điều này tạo ra một quy trình làm việc tối ưu: các bản cập nhật hệ thống, bảo trì và thay đổi quan trọng diễn ra khi các cửa hàng của Sport Nutrition đóng cửa. Đội ngũ tại Bỉ mỗi sáng đều có thể kiểm tra các cải tiến đã hoàn tất.
Nhờ cách làm này, Ben đã thay đổi hoàn toàn lịch làm việc hàng ngày của mình. Buổi sáng (6 giờ đến 11:59) dành cho các dự án và phát triển hệ thống cùng đội ngũ Portcities, sau đó chuyển sang vận hành doanh nghiệp vào buổi chiều—một quy trình giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc theo múi giờ khác nhau.
Xóa bỏ rào cản giao tiếp
"Nhiều doanh nghiệp châu Âu sử dụng Slack, nhưng điều này đôi khi tạo ra rào cản giữa lập trình viên và khách hàng. Trong khi đó, Portcities dùng WhatsApp," Ben nhận xét. "Cách làm này có thể không phổ biến, nhưng với chúng tôi, nó thực sự mang lại sự khác biệt."
Quá trình triển khai cũng có những thách thức riêng. Khi Worldline không được hỗ trợ trên Odoo, đội ngũ đã phát triển một plugin tùy chỉnh sử dụng Raspberry Pi, sau đó thay thế bằng tích hợp Stripe đơn giản hơn. Hơn 80 bản cập nhật hệ thống đã được triển khai để đáp ứng các yêu cầu đặc thù của thị trường Bỉ.
Tác Động Đo Lường Được
Ngày nay, sự chuyển đổi của Sport Nutrition được thể hiện rõ qua các con số:
- Mạng lưới cửa hàng: Từ 2-4 cửa hàng mở rộng lên 16 cửa hàng tại Bỉ
- Hiện diện số: Vận hành thành công 2 trang web thương mại điện tử
- Tăng trưởng đội ngũ: 40-50 nhân viên, trong đó 25 người sử dụng Odoo hàng ngày
- Hiệu suất vận hành:
- Thời gian bổ sung hàng POS giảm từ 4-5 giờ xuống còn 2,5 giờ
- Tích hợp máy quét Zebra với Odoo để theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực
- Thông báo tự động khi hàng sắp hết, giúp quản lý tồn kho thông minh hơn
- Phạm vi sản phẩm: Tăng từ vài chục lên hơn 2.200 sản phẩm
- Tốc độ giao hàng: Giao hàng trong 24 giờ cho khách hàng tại Bỉ đặt trước 14:00
Yếu Tố Con Người
"Điều làm nên sức mạnh của sự hợp tác giữa chúng tôi chính là mối quan hệ giữa khách hàng và đội ngũ của bạn," Ben chia sẻ. "Khi căng thẳng—như lúc cập nhật từ Odoo V13 lên V16—chúng tôi không ngại gửi một meme hoặc GIF vui nhộn để giảm bớt áp lực. Chính sự kết hợp giữa chuyên nghiệp và một chút hài hước đã giúp mọi thứ diễn ra suôn sẻ."
Dù không phải là khách hàng lớn nhất của Portcities, nhưng các yêu cầu đặc thù của Sport Nutrition—ba ngôn ngữ, nhu cầu thị trường cụ thể, và quy trình phức tạp—đã giúp tạo nên một mối quan hệ hợp tác bền chặt.
Bài Học Rút Ra
Hành trình của Sport Nutrition mang đến những bài học quan trọng cho các doanh nghiệp đang cân nhắc triển khai từ xa:
- Tư duy dài hạn: "Hãy nghĩ về vị trí bạn muốn đạt được trong 5 năm tới," Ben khuyên. "Lập kế hoạch trước giúp bạn thiết kế hệ thống và yêu cầu phát triển theo cách tối ưu nhất."
- Chấp nhận sự khác biệt: Chênh lệch múi giờ và khoảng cách địa lý có thể trở thành lợi thế chiến lược khi có cách tiếp cận đúng.
- Giá trị của mối quan hệ hợp tác: Thành công đến từ việc tìm một đối tác thực sự hiểu tầm nhìn của bạn và cam kết đồng hành cùng bạn.
"Yếu tố con người là điều tạo nên sự khác biệt," Ben kết luận. "Đó là lý do chúng tôi tiếp tục phát triển mạnh mẽ với sự hỗ trợ từ Portcities."
Bạn lo lắng về triển khai từ xa? Hãy để chúng tôi cho bạn thấy cách khoảng cách địa lý có thể trở thành lợi thế chiến lược của bạn..
Truy cập portcities.net/r/contact để bắt đầu hành trình chuyển đổi số ngay hôm nay...
