Tăng trưởng không phải lúc nào cũng dẫn đến lợi nhuận cao hơn, mặc dù nhiều công ty dịch vụ vẫn tiếp tục giành được hợp đồng, mở rộng đội ngũ và tăng doanh thu, nhưng vẫn gặp khó khăn trong việc cải thiện biên lợi nhuận.
Vấn đề thường không phải là nhu cầu, giá cả hay cạnh tranh.
Thay vào đó, lợi nhuận và lòng tin dần bị giảm bởi những không hiệu quả trong hoạt động mà không được chú ý trong quá trình cung cấp dịch vụ.
Khi sự tăng trưởng của doanh nghiệp tăng tốc, việc quản lý dự án, con người và dữ liệu tài chính thông qua bảng tính và các hệ thống không liên kết trở nên ngày càng khó khăn.
Đây là lúc một hệ thống ERP có thể giúp kết nối quản lý dự án, lập kế hoạch tài nguyên, lập hóa đơn, bảng tính thời gian và báo cáo tài chính thành một nền tảng quản lý doanh nghiệp thống nhất.
Tại sao Tăng trưởng Doanh thu không luôn tăng hiệu suất kinh doanh
Các doanh nghiệp dịch vụ kiếm tiền qua chuyên môn, thời gian và sự thành công của khách hàng. Lợi nhuận của họ phụ thuộc vào khả năng thực hiện, theo dõi và lập hóa đơn cho các dự án.
Có báo cáo rằng chỉ 73.4% các dự án được giao đúng hạn, giảm từ hơn 80% cách đây ba năm. Tỉ lệ sử dụng có thể lập hóa đơn ở mức 68.9%, thấp hơn ngưỡng 75% cho lợi nhuận khỏe mạnh.
Điều này cho thấy việc bận rộn không bằng lợi nhuận. Nhiều dự án hơn và đội ngũ lớn hơn làm tăng độ phức tạp, khiến việc có hệ thống ERP và phần mềm quản lý doanh nghiệp phù hợp trở nên thiết yếu, đặc biệt với các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
4 Lỗ hổng Lợi nhuận Chính đang làm tổn hại đến Lợi nhuận của Bạn
1. Theo dõi thời gian không chính xác
Đối với nhiều tổ chức trong ngành dịch vụ, thời gian chính là doanh thu.
Sổ ghi thời gian trễ hoặc ghi chép kém dẫn đến những giờ làm việc không được ghi lại và không lập hóa đơn. Ngoài doanh thu mất ngay lập tức, những hồ sơ không đầy đủ làm giảm độ chính xác của việc tính giá cho các dự án sau này và dự đoán kinh doanh.
2. Phạm vi dự án không được quản lý
Các cuộc họp bổ sung, sửa đổi và yêu cầu hỗ trợ thường trở thành một phần của việc cung cấp dự án.
Nếu không có các kiểm soát quản lý dự án và quy trình lập hóa đơn rõ ràng, các doanh nghiệp gặp rủi ro trong việc cung cấp giá trị nhiều hơn những gì họ được trả. Theo thời gian, sự thay đổi phạm vi dự án có thể làm giảm đáng kể biên lợi nhuận của dự án.
3. Hóa đơn bị trì hoãn
Chuỗi xác nhận thủ công qua các hệ thống không liên kết kéo dài vòng đời lập hóa đơn từ vài ngày đến vài tuần. Đối với một công ty vừa và nhỏ, sự chậm trễ này trực tiếp làm tăng DSO, khóa vốn lưu động thiết yếu và bóp méo dự đoán dòng tiền.
4. Sử dụng tài nguyên không hiệu quả
Sử dụng tài nguyên là một yếu tố động lực quan trọng khác cho lợi nhuận. Nếu không có cái nhìn sâu sắc về khối lượng công việc và sức chứa, một số nhân viên bị quá tải trong khi những người khác vẫn chưa được sử dụng hiệu quả. Việc duy trì tỷ lệ sử dụng lành mạnh trở nên khó khăn khi lên kế hoạch dựa vào bảng tính và dữ liệu không liên kết.
Tại sao các Hệ thống không liên kết Thất bại ở quy mô lớn
Hầu hết các doanh nghiệp dịch vụ đã có các dữ liệu họ cần.
Thách thức ở đây là quản lý dự án, kế toán, bảng tính thời gian, CRM và báo cáo thường tồn tại trong các phần mềm riêng biệt. Trong khi mỗi phần mềm đều thực hiện chức năng của nó, chúng hiếm khi cung cấp một cái nhìn đầy đủ về hoạt động kinh doanh.
Các quản lý dự án thấy tiến độ công việc nhưng thiếu bối cảnh tài chính. Các đội tài chính theo dõi hóa đơn nhưng thiếu cái nhìn thời gian thực về việc thực hiện dự án đang diễn ra. Do đó, ban lãnh đạo chỉ thấy hiệu suất doanh thu trễ mà không phải lợi nhuận thời gian thực.
Không có dữ liệu liên kết, rất khó để trả lời các câu hỏi quan trọng:
Dự án nào có lợi nhuận cao nhất?
Nơi nào đang xảy ra rò rỉ doanh thu?
Tài nguyên có đang được sử dụng hiệu quả không?
Những ước tính dự án có chính xác không?
Làm thế nào để cải thiện hoạt động kinh doanh?
Vấn đề không phải là thiếu thông tin, mà là thiếu tầm nhìn.
Ví dụ, chúng tôi đã làm việc với một công ty bảo hiểm, Tenzing Pacific Services, gặp những thách thức tương tự do sự mở rộng nhanh chóng. Họ quyết định chuyển từ 4 hệ thống độc lập (WordPress, HubSpot, Mailchimp & Google Sheets) sang chỉ một, Odoo ERP. Sự chuyển đổi này cho phép công ty quản lý khách hàng tiềm năng, báo giá, dự án và tài nguyên một cách hiệu quả trong suốt đại dịch.
Hoạt động Thống nhất thông qua Giải pháp ERP
Phần mềm ERP hiện đại giúp các doanh nghiệp dịch vụ hợp lý hóa hoạt động, tự động hóa các tác vụ thường nhật và cải thiện ra quyết định thông qua cái nhìn thời gian thực về các dự án, tài nguyên và hiệu suất tài chính.
Đối với các công ty dịch vụ, điều này tạo ra nhiều lợi ích:
1. Theo dõi lợi nhuận dự án theo thời gian thực
Nhiều doanh nghiệp dịch vụ chỉ phát hiện ra các vấn đề về biên lợi nhuận sau khi một dự án hoàn thành hoặc báo cáo cuối tháng được hoàn tất. Một hệ thống ERP cung cấp cái nhìn tài chính liên tục trong suốt vòng đời dự án.
Giải pháp Odoo: Odoo sử dụng Kế toán Phân tích để theo dõi tài chính dự án theo thời gian thực. Mỗi dự án có thể có tài khoản phân tích riêng, tự động phân bổ chi phí và doanh thu.
Tác động: Các quản lý dự án có thể liên tục giám sát lợi nhuận và biên của dự án, thay vì phải đợi đến khi tháng kết thúc.
2. Theo dõi thời gian và lập hóa đơn tích hợp
Việc thu thập bảng tính thời gian thủ công và chuẩn bị hóa đơn thường tạo ra những trì hoãn ảnh hưởng đến dòng tiền và tăng nguy cơ bỏ lỡ giờ có thể lập hóa đơn.
Giải pháp Odoo: Nó kết nối Bảng tính thời gian của các tư vấn viên trực tiếp với Đơn hàng Bán.
Tác động: Các hóa đơn nháp được tự động tạo dựa trên các dịch vụ Thời gian & Vật liệu (T&M) thực tế đã giao. Điều này tăng tốc quy trình lập hóa đơn, cải thiện độ chính xác và giảm thiểu nguy cơ lập hóa đơn bị trì hoãn.
3. Kế hoạch tài nguyên và quản lý quy trình làm việc tốt hơn
Phân bổ tài nguyên hiệu quả phụ thuộc vào việc có cái nhìn rõ ràng về sức chứa đội ngũ và nhu cầu dự án.
Giải pháp Odoo: Nó thay thế các bảng tính lập kế hoạch tài nguyên thủ công bằng một công cụ lịch biểu trung tâm và trực quan.
Tác động: Các quản lý có thể ngay lập tức thấy khả năng của đội, cân bằng khối lượng công việc và phân bổ tài nguyên hiệu quả hơn, dẫn đến việc sử dụng tốt hơn và cung cấp dự án trơn tru hơn.
4. Dự đoán và trí tuệ doanh nghiệp đáng tin cậy hơn
Dự đoán chính xác thất bại khi các công cụ CRM, quản lý dự án và kế toán của bạn sống trong các kho dữ liệu không liên kết.
Giải pháp Odoo: Nó thống nhất toàn bộ quy trình của bạn thành một nền tảng tích hợp duy nhất.
Tác động: Các cơ hội bán hàng trong CRM giúp ước tính doanh thu và dòng tiền tương lai, trong khi các bảng điều khiển của Odoo so sánh chi phí dự kiến với chi phí thực tế từ bảng tính thời gian, chi phí và hóa đơn. Điều này cung cấp cái nhìn ngay lập tức vào hiệu suất tài chính, giảm quy trình hòa giải Excel thủ công và cho phép ra quyết định nhanh hơn, dựa trên dữ liệu.
Chọn Phần mềm ERP Phù hợp cho Dịch vụ Chuyên nghiệp
Không phải tất cả các hệ thống ERP đều được thiết kế cho cùng một nhu cầu kinh doanh.
Các doanh nghiệp dịch vụ cần có những khả năng khác nhau, bao gồm cung cấp dự án, lập kế hoạch tài nguyên, CRM, theo dõi thời gian, lập hóa đơn và báo cáo tài chính.
Khi chọn hệ thống ERP lý tưởng, , các tổ chức nên đánh giá mức độ hỗ trợ của nền tảng đối với quy trình làm việc, mô hình cung cấp dịch vụ và các mục tiêu tăng trưởng kinh doanh dài hạn.
Các tính năng chính của phần mềm ERP cho các doanh nghiệp dịch vụ bao gồm:
Quản lý dự án
Lập kế hoạch tài nguyên
Bảng tính thời gian
CRM
Quản lý tài chính
Tự động hóa quy trình làm việc
Trí tuệ doanh nghiệp
Tại sao Odoo là một sự lựa chọn mạnh mẽ cho các doanh nghiệp dịch vụ
Odoo kết hợp quản lý dự án, CRM, bảng tính thời gian, lập kế hoạch tài nguyên, kế toán và lập hóa đơn thành một nền tảng duy nhất, cung cấp cho các đội ngũ một cái nhìn thống nhất về hoạt động của họ.
Thiết kế mô-đun của nó cho phép các doanh nghiệp bắt đầu với các ứng dụng mà họ cần và mở rộng khi họ phát triển, đồng thời thích ứng với các quy trình kinh doanh đặc thù. Sự kết hợp này của tính linh hoạt, khả năng mở rộng và chi phí hợp lý khiến Odoo trở thành một giải pháp ERP thực tiễn cho các doanh nghiệp dịch vụ đang phát triển.
Giải pháp ERP Chuyên biệt Giúp Chuyển đổi Doanh nghiệp của Bạn
Khi các doanh nghiệp dịch vụ tiếp tục phát triển, tầm nhìn trở thành hơn một lợi thế báo cáo; nó trở thành nền tảng của lợi nhuận bền vững.
Với giải pháp ERP phù hợp và một đối tác triển khai giàu kinh nghiệm, bạn có thể vượt ra ngoài các hệ thống không liên kết và đưa ra quyết định với sự tự tin. Các đội ngũ hoạt động có được sự kiểm soát tốt hơn đối với việc cung cấp dự án và phân bổ tài nguyên.
Các đội tài chính hưởng lợi từ việc lập hóa đơn nhanh hơn, dự đoán chính xác hơn và cái nhìn về lợi nhuận theo thời gian thực. Các quản lý dự án có thể theo dõi ngân sách và biên của dự án trong suốt thời gian thực hiện, trong khi các quản lý nhân sự và tài nguyên có cái nhìn rõ ràng hơn về sức chứa và mức sử dụng của đội.
Thay vì dành thời gian quý báu để hòa giải các bảng tính và theo đuổi thông tin qua nhiều hệ thống, ban lãnh đạo có thể tập trung vào việc cải thiện hiệu suất dự án, bảo vệ biên lợi nhuận và hỗ trợ tăng trưởng kinh doanh dài hạn.
Khám phá cách giải pháp ERP của chúng tôi chuyên biệt cho ngành dịch vụ hôm nay.