Hãy khám phá cách Turbo-Mech Asia ở Singapore đã chuyển đổi hoạt động dịch vụ kỹ thuật và công nghiệp của mình với Odoo ERP. Bằng cách tích hợp bán hàng, dự án, tồn kho, mua sắm, dịch vụ hiện trường và tài chính vào một nền tảng, công ty đã cải thiện hiệu quả hoạt động, nâng cao khả năng hiển thị dự án và hỗ trợ sự mở rộng của mình trên toàn khu vực Đông Nam Á.
Tên Công Ty: Công Ty TNHH Turbo-Mech Asia
Ngành: Dịch vụ Kỹ thuật, Thương mại & Dịch vụ Thiết bị Công nghiệp
Địa điểm: Singapore
Quy mô Công ty: Khoảng 50 nhân viên
Hệ thống đã triển khais: CRM, Bán hàng, Mua sắm, Quản lý Tồn kho, Kế toán, Quản lý Dự án, Dịch vụ Hiện trường, Bảng tính thời gian, Tiền lương, Cổng thông tin Nhân viên, Ứng dụng Theo dõi Thời gian Di động (Tùy chỉnh)
Các hoạt động không kết nối với những thách thức ngày càng tăng
Quản lý sự kết hợp giữa thương mại và dịch vụ không đơn giản như mọi người nghĩ. Nhưng Turbo-Mech Asia, một nhà cung cấp uy tín cho ngành dầu khí và hóa dầu, hoạt động như cả đại diện bán hàng ủy quyền cho thiết bị quay và đồng thời là nhà cung cấp dịch vụ sau bán hàng trong bảo trì, sửa chữa, và đại tu thiết bị.
Họ xử lý việc bán thiết bị, dịch vụ kỹ thuật, sửa chữa tại xưởng, dịch vụ hiện trường, mua sắm, quản lý tồn kho và tài chính. Mỗi chức năng phụ thuộc vào việc thông tin chính xác chảy liền mạch giữa các phòng ban.
Tuy nhiên, khi công ty phát triển, nhiều thông tin này vẫn còn rải rác trên các bảng tính, phần mềm kế toán độc lập và quy trình riêng biệt theo từng phòng ban.
Các nhóm đã phải đối mặt với nhiều thách thức trong việc theo dõi tiến độ và khả năng sinh lợi của các công việc sửa chữa và đại tu do sự khác biệt giữa các dự án.
Khả năng hiển thị hạn chế về mức tiêu thụ vật liệu, giờ lao động, mua sắm và lập hóa đơn
Nhập dữ liệu trùng lặp giữa các phòng ban.
Sự thiếu hụt hợp tác giữa các nhóm bán hàng, kỹ thuật, mua sắm, kho và tài chính.
Họ đã quyết định thay thế các hệ thống không kết nối và quy trình thủ công bằng một nền tảng duy nhất có thể hỗ trợ toàn bộ hoạt động kinh doanh của họ, từ CRM và bán hàng đến mua sắm, tồn kho, hoạt động xưởng, quản lý dự án và tài chính.
Xây dựng một nền tảng ERP tích hợp
Mục tiêu của Turbo-Mech Asia là triển khai một hệ thống ERP cải thiện hiệu quả hoạt động, cung cấp cho ban quản lý báo cáo tốt hơn và thiết lập các quy trình tiêu chuẩn hóa có thể mở rộng khi doanh nghiệp tiếp tục phát triển.
Là đối tác triển khai với họ tại Singapore, Portcities đã cung cấp một giải pháp bao gồm tất cả các hoạt động cốt lõi, bao gồm:
CRM
Bán hàng
Mua hàng
Quản lý Tồn kho
Quản lý Dự án
Dịch vụ Hiện trường
Bảng tính thời gian
Kế toán
Tiền lương
Cổng thông tin Nhân viên
Ngoài ra, chúng tôi đã phát triển một ứng dụng di động cho phép nhân viên ghi lại bảng tính thời gian cho các dự án cụ thể trực tiếp từ thiết bị di động của họ để hỗ trợ tốt hơn cho các hoạt động xưởng trong việc cải thiện theo dõi lao động và tính toán dự án.
Thay vì giới thiệu các giải pháp riêng biệt cho từng phòng ban, việc triển khai đã thiết lập một hệ thống kết nối nơi thông tin chảy tự động giữa các nhóm.
Tại sao Turbo-Mech Asia chọn Portcities
Chọn đối tác triển khai phù hợp cũng quan trọng như việc chọn nền tảng ERP.
Turbo-Mech Asia đã chọn Portcities Singapore vì kinh nghiệm trong việc triển khai các dự án ERP cho các doanh nghiệp dịch vụ kỹ thuật và công nghiệp.
"Các tư vấn viên của họ đã dành thời gian để hiểu các quy trình làm việc của chúng tôi thay vì đề xuất một triển khai chung chung. Chúng tôi cũng đánh giá cao kinh nghiệm của họ với việc quản lý tồn kho phức tạp, tính toán dự án và triển khai ERP khu vực."
Kinh nghiệm của chúng tôi với các triển khai ERP khu vực cũng đã tạo cho Turbo-Mech Asia sự tự tin rằng giải pháp sẽ tiếp tục hỗ trợ sự mở rộng kinh doanh trong tương lai.
Đẩy mạnh việc áp dụng ERP thành công
Việc triển khai ERP trên các hoạt động kỹ thuật, xưởng, tồn kho, mua sắm, tài chính và dịch vụ đòi hỏi nhiều hơn là chỉ triển khai phần mềm.
Một trong những thách thức lớn nhất trong quá trình triển khai dự án là tiêu chuẩn hóa các quy trình kinh doanh đã phát triển độc lập qua nhiều năm ở các phòng ban khác nhau.
Một thách thức khác là quản lý thay đổi. Có thể hiểu rằng rất khó cho nhân viên đã quen với cách làm việc hiện tại để chấp nhận các quy trình mới và để học một hệ thống mới. Do đó, điều này đòi hỏi thời gian, đào tạo và sự hỗ trợ liên tục trong khi dữ liệu lịch sử được chuyển vào hệ thống mới với sự gián đoạn tối thiểu.
Trong suốt chín tháng triển khai, chúng tôi đã làm việc chặt chẽ với ban quản lý, trưởng phòng và người dùng chính thông qua các buổi hội thảo chi tiết, đánh giá dự án định kỳ và triển khai theo từng giai đoạn để xác định cách cấu hình Odoo hiệu quả nhất trong khi kết hợp các thực tiễn tốt nhất của ngành.
Đào tạo người dùng toàn diện và hỗ trợ nhạy bén trong quá trình thử nghiệm và ra mắt đã giúp đảm bảo rằng nhân viên trở nên quen thuộc với hệ thống mới trong khi duy trì hoạt động kinh doanh hàng ngày.
"Chúng tôi rất hài lòng với chất lượng triển khai của Portcities và giá trị mà đội ngũ của họ đã mang lại. Sự chuyên nghiệp, chuyên môn kỹ thuật và hiểu biết sâu sắc về quy trình kinh doanh của chúng tôi đã khiến họ trở thành một đối tác ERP đáng tin cậy lâu dài."
Cải thiện khả năng hiển thị hoạt động giữa các phòng ban
Sau khi triển khai, sự cải thiện lớn nhất chính là có tất cả các phòng ban làm việc từ một nguồn thông tin duy nhất cho Turbo-Mech Asia.
Các nhóm bán hàng có thể theo dõi báo giá và đơn hàng của khách hàng một cách liền mạch.
Bộ phận mua sắm có khả năng thấy rõ các yêu cầu mua hàng.
Nhân viên kho có thể theo dõi chính xác tính khả dụng của hàng tồn kho.
Trong khi tài chính nhận được dữ liệu giao dịch tự động mà không cần nhập dữ liệu thủ công lặp đi lặp lại.
Đối với các nhóm dự án và kỹ sư, các công việc sửa chữa và nhu cầu vật liệu dễ dàng được theo dõi trong suốt mỗi dự án.
Đặc biệt, ban quản lý được hưởng lợi từ các bảng điều khiển thời gian thực cung cấp khả năng hiển thị về tiến độ dự án, mức tồn kho và hiệu suất tài chính mà không phải dựa vào các báo cáo được chuẩn bị bằng tay.
"Việc triển khai Odoo ERP đã chuyển đổi các hoạt động của chúng tôi tại Turbo-Mech Asia. Giao diện trực quan và các mô-đun tùy chỉnh của nền tảng đã tối ưu hóa quy trình bán hàng, dịch vụ và quản lý tồn kho của chúng tôi, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu lỗi.
Cách tiếp cận tích hợp đã cải thiện khả năng hiển thị giữa các phòng ban, nâng cao khả năng ra quyết định. Tính mở rộng của Odoo hỗ trợ doanh nghiệp đang phát triển của chúng tôi, và tính hiệu quả về chi phí là một lợi thế lớn. "
Hỗ trợ sự phát triển kinh doanh khu vực
"Sự tự tin của chúng tôi vào Portcities được phản ánh trong quyết định mở rộng triển khai Odoo vượt ra ngoài Singapore"- Tay Wee Bon, Giám đốc Tài chính tại Turbo-Mech Asia
Sau khi triển khai thành công tại Singapore, khách hàng của chúng tôi đã mở rộng quan hệ đối tác để triển khai Odoo cho nhiều thực thể liên quan tại Malaysia, bao gồm các công ty niêm yết công khai, với các triển khai bổ sung hiện đang diễn ra ở Indonesia.
Sự mở rộng liên tục này phản ánh sự tự tin của công ty vào cả nền tảng Odoo và khả năng của Portcities trong việc thực hiện các triển khai ERP nhất quán ở nhiều quốc gia.
"Portcities là một đối tác đáng tin cậy cho bất kỳ doanh nghiệp nào muốn tối ưu hóa hiệu suất!"- Bayu Purnama cho biết.
Chúng tôi tiếp tục làm việc với Turbo-Mech Asia thông qua hỗ trợ SLA liên tục, cải tiến hệ thống và các dự án triển khai khu vực cho sự phát triển kinh doanh trong tương lai của họ trên toàn khu vực Đông Nam Á.
Đi toàn cầu với một ERP Tập trung
Đối với các công ty dịch vụ kỹ thuật và công nghiệp, các hệ thống không kết nối có thể làm cho việc quản lý dự án, tồn kho, mua sắm và hiệu suất tài chính trở nên khó khăn hơn.
Một nền tảng ERP tập trung giúp quản lý dữ liệu hoạt động, cải thiện hợp tác giữa các phòng ban, và cung cấp khả năng hiển thị thời gian thực để đưa ra quyết định kinh doanh tốt hơn.
Tham khảo ý kiến chuyên gia của chúng tôi để thảo luận cách mà Portcities, một đối tác toàn cầu được 400+ doanh nghiệp tin tưởng, có thể giúp doanh nghiệp của bạn đạt được thành công.