Gestión de Inventarios

Los problemas más comunes y cómo solucionarlos.

En el entorno empresarial, la gestión de inventarios juega un papel  muy  importante debido a que es una de las actividades logísticas en donde, a través de un buen manejo, se puede lograr una efectiva reducción de costos, algo que buscan todas las empresas.

Las funciones del  inventario  deben ser aplicadas a cualquier tipo o clasificación del mismo, de modo que se puedan tomar acciones y decisiones para asegurar  el  funcionamiento de la empresa sin importar las actividades que en esta se desempeñen y así evidenciar  el  comportamiento  de  los  costos.

Sin embargo, a veces el control de los métodos de gestión de inventarios no es una tarea fácil de hacer si no se tienen las herramientas necesarias, dando como resultado diferentes errores contables, de abastecimiento, clientes insatisfechos, problemas rentables, entre muchos otros.

A continuación, te decimos cuáles son los errores más comunes en el manejo de los inventarios y de qué forma solucionarlos.


6 PRINCIPALES CAUSAS DE FALLOS EN LA GESTIÓN DE INVENTARIOS 

 

Es importante mencionar que cada empresa cuenta con procesos diferentes, por lo que las causas enumeradas a continuación pueden o no ser aplicadas de forma específica.


1. No conocer la demanda

Desconocer una aproximación de la demanda futura disminuye significativamente el flujo de tu cadena de abastecimiento, generando una serie de consecuencias indeseadas, como sobrestock, lo que genera gastos de almacenamiento y reduce la eficacia de tus procesos o el desabastecimiento, que puede generar pérdidas considerables de ventas.


2. Falta de Control

Hacer el control de tu inventario en hojas de papel u hojas de cálculo en Excel aumenta la probabilidad de cometer errores, pues al no estar directamente conectado con tus ventas, y debido a la gran cantidad de trabajo manual que supone, llevar a cabo un manejo exacto y continuo de los procesos es una tarea muy complicada.


3. Sin seguridad y respaldo de datos

No contar con un respaldo de datos para situaciones imprevistas puede provocar una pérdida significativa de información, lo que repercute en una desaparición de datos históricos que pueden ser esenciales para la toma de decisiones estratégicas, para directores, inversionistas, accionistas, entre otras partes involucradas en el negocio.

 

4. Mala gestión de almacenamiento

Tener un mal control del almacén como no conocer la ubicación de los productos, desaprovechar el espacio, desactualizaciones de entradas y salidas, falta de trazabilidad o un mal manejo en la manipulación del producto, puede generar pérdidas importantes.


5. Registro incorrecto de movimientos

Registrar los movimientos de inventarios de forma incorrecta conduce a que haya un fallo en las demás áreas involucradas en el proceso de abastecimiento. Estos fallos podrían ser en el envío, lotes, cantidades enviadas por los proveedores que no coinciden con las  facturas, margen de ventas, estimación de inventarios, etc,.


6. Falta de un sistema de gestión

No tener un sistema de gestión empresarial o contar con un sistema que no se adapte a las necesidades de tu empresa causa muchos problemas. Algunas de las funciones básicas que un ERP debería poder brindar son evitar la pérdida de datos, robo de productos, automatizar procesos, seguimiento de inventario en tiempo real, cotizaciones y devoluciones, entre muchas otras.

 

¿DE QUÉ FORMA SOLUCIONAR ESTOS PROBLEMAS?


Llevar un buen control de la información del inventario es esencial, y ésta debe ser lo más concreta, actualizada y clara posible, lo que permitirá a la empresa mejorar la comunicación entre cada una de las partes involucradas en la cadena de suministro y favorecer el cumplimiento de las metas y objetivos.

Los objetivos fundamentales para la gestión de inventarios y el alcance de los mismos van a depender de lo que cada compañía requiera, generalmente, lo que se busca es tener un órden dentro del almacén, lo que conlleva un conocimiento exacto de los bienes con los que se pretende satisfacer la demanda, reducción de costos de provisión y proyecciones de venta más exactas, evitar mermas por sobre stock o mal almacenamiento, contar con reportes eficientes, un correcto aprovisionamiento, entre otros.

Uno de los factores fundamentales para mejorar el gestionamiento de los inventarios reside en la creación de políticas, métodos y técnicas, claro, tomando en cuenta las condiciones en las que se desarrolla la empresa para que sus objetivos (ya mencionado) sean alcanzables.

Gestión de Inventarios

La buena noticia es que se puede resolver todo ello con una sola herramienta, un sistema de gestión empresarial (ERP). La implementación de un ERP que permita optimizar la gestión de inventarios es el primer paso para llevar un negocio al éxito y mitigar los principales riesgos.

Sistemas como Odoo, son la clave para tener la mayor eficiencia en sus procesos logísticos. Odoo, al ser un sistema intuitivo, amigable con el usuario y flexible, brinda múltiples beneficios que impactan no sólo esta área sino toda la operación de la empresa.  

Con la implementación de Odoo se puede:

  • Actualizar y visualizar la información en tiempo real.

  • Automatizar todos los procesos del negocio.

  • Conocer la demanda por periodo y así tener un pronóstico de abastecimiento.

  • Tener información confiable y actualizada.

  • Comunicar información de inventario entre cada departamento de la empresa.

  • Tener visibilidad sobre los productos disponibles tanto desde el punto de ventas como desde la tienda en línea.

  • Tener un seguimiento de cada movimiento.

  • Llevar un control sobre tiempos de entrega.

  • Almacenar datos históricos en la nube y evitar pérdidas de información.

Vivimos en una era digital y las empresas deben ser capaces de adaptarse, dejando de lado los procesos y programas tradicionales, limitando las tareas manuales para aumentar la productividad y la eficiencia de los negocios.

En Port Cities, tenemos especialistas en Odoo y en los procesos de negocio. No duden en contactarnos para agendar una sesión para entender los problemas por los cuales está pasando tu negocio y proponer una solución adecuada.

18 July, 2022
Author
Gestión de Inventarios
Tamara Vargas
Sales & Marketing Specialist
Tamara is Business Development Executive at Port Cities Americas who strives to learn about all aspects of building sustainable relationships with B2B clients. Her approach combines sustainability principles with the creative and innovative marketing and business strategies.
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