8 lý do khiến việc triển khai ERP thất bại
Và cách để vượt qua điều đó

Thất bại trong việc triển khai ERP có thể khiến một công ty tốn kém rất nhiều - không chỉ mất tiền mà còn là thời gian và cơ hội để phát triển.

Ngay cả một số tập đoàn nổi tiếng cũng không thể xử lý tốt điều này. vNike, Hewlett Packard & Lidl đã thất bại. Lidl đã mất 7 năm và 500 triệu EUR khi triển khai SAP.  Vậy doanh nghiệp nên làm gì để không lặp lại sai lầm của của những người đi trước? 

Dưới đây là 8 lý do phổ biến nhất khiến việc triển khai ERP thất bại, ngay cả ở những người khổng lồ.

1. Công ty không mục đích rõ ràng cho hệ thống ERP

Có một sự sai lệch trong tầm nhìn và chiến lược của công ty. Nhiều công ty quyết định số hóa các quy trình của mình. Nhưng lại không có một mục tiêu rõ ràng để thực hiện. Trước khi ban lãnh đạo công ty quyết định triển khai ERP, không chỉ riêng Odoo mà là bất kỳ một hệ thống nào khác thì nên có câu trả lời rõ ràng cho những câu hỏi sau:

Tầm nhìn của công ty là gì?

Triển khai một hệ thống ERP trong công ty ở bất kỳ quy mô nào cũng là một điều khó khăn. Các công ty cần có một tầm nhìn rõ ràng hơn, quy trình của công ty có cấu trúc hơn. Xác định cho doanh nghiệp một tầm nhìn rõ ràng, cụ thể để giúp các nhà lãnh đạo dễ dàng đưa ra quyết định đâu là một hệ thống ERP tốt nhất cho doanh nghiệp của mình.

Kế hoạch của công ty trong những năm tới là gì?

Doanh nghiệp được thành lập để phát triển, mở rộng và tạo ra nhiều lợi nhuận hơn. Không có doanh nghiệp nào trên thế giới có thể tồn tại trên thị trường mà không có kế hoạch cho những năm sắp tới.

Trước khi chọn hệ thống ERP, các công ty nên mường tượng về một bức tranh lớn về doanh nghiệp của mình trong những năm sắp tới như thế nào.

Một kế hoạch cụ thể cho những năm sắp tới sẽ giúp cho doanh nghiệp có thể chọn được một hệ thống ERP phù hợp và bắt đầu triển khai. Mỗi công ty cần tiếp cận theo những cách khác nhau, các mô-đun khác nhau và các hệ thống khác nhau. ERP sẽ giúp cho doanh nghiệp đạt được mục tiêu, tầm nhìn của công ty. Đồng thời hệ thống cũng phù hợp với cấu trúc hiện tại của công ty.

triển khai ERP

Một tầm nhìn rõ ràng có thể khiến công ty vươn xa hơn

2. Xem việc triển khai ERP như là một chi phí cố định

Việc triển khai hệ thống ERP nên được coi là một khoản đầu tư, không phải là một dạng chi phí. Nếu doanh nghiệp triển khai hệ thống một cách chính xác và có khả năng xử lý tốt những thay đổi trong hệ thống vận hành. Điều đó sẽ giúp cho doanh nghiệp có thể tăng lợi nhuận. Chủ công ty cũng có thể lấy lại khoản đầu tư ban đầu trong vòng vài tháng.

Xử lý tốt việc triển khai Odoo ERP ở quy mô trung bình cho khách hàng của Port Cities đã tự trả tiền trong vòng chưa đầy 4 tháng. Việc triển khai mất 6 tháng và ngân sách dành cho nó là 15.000 USD.

Ngoài việc giảm thiểu các sai lầm do con người gây ra, một thay đổi đáng kể mà hệ thống ERP mang đến cho khách hàng đó là giảm thời gian quản lý công việc. Ban lãnh đạo sẽ có nhiều thời gian hơn để phát triển kinh doanh và có được những khách hàng mới. Từ đó giúp tăng doanh thu hàng tháng cho hoạt động kinh doanh của họ.

Nếu doanh nghiệp muốn đầu tư vào một hệ thống ERP chuẩn chỉnh và phù hợp nhất, hãy xem xét thật nhiều lựa chọn. Giá thấp không phải lúc nào cũng có nghĩa là chất lượng dịch vụ cao và nguyên tắc tương tự cũng được áp dụng cho các dịch vụ giá cao hơn hơn. Tốt nhất công ty nên chọn một đối tác triển khai giàu kinh nghiệm sẽ giải đáp bất kỳ những vướng mắc nào của công ty.

3. Lựa chọn chuyên gia tư vấn ERP không phù hợp 

Chọn đúng chuyên gia tư vấn ERP sẽ chiếm đến 50% thành công của doanh nghiệp.

Đối tác triển khai ERP tốt sẽ phân tích & hiểu rõ hơn về doanh nghiệp, nghiệp vụ của công ty để từ đó thiết kế một hệ thống đáp ứng được trọn vẹn nhu cầu của doanh nghiệp.

Các chuyên gia tư vấn sẽ hướng dẫn cho doanh nghiệp có thể thực hiện, đề xuất các phương án tốt nhất trong phạm vi lĩnh vực của doanh nghiệp. Đồng thời giám sát tất cả các yếu tố quan trọng đầu vào giúp việc triển khai ERP của doanh nghiệp thành công.

Mặc dù phí tư vấn từ một chuyên gia tư vấn có kinh nghiệm có thể cao hơn, nhưng những bí quyết từ họ có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều chi phí nhất có thể trong tương lai.

Có rất nhiều tiêu chí để công ty có thể lựa chọn một đối tác phù hợp. Và Port Cities đã chuẩn bị riêng một bài viết cho chủ đề này.

4. Giao phó hết toàn bộ công việc cho chuyên viên tư vấn

Ngay cả khi doanh nghiệp đã thuê được một chuyên viên tư vấn ERP tốt nhất thì cũng sẽ không đảm bảo cho việc triển khai thành công.

Hãy xem việc triển khai ERP như là một trò chơi đồng đội gồm 2 người chơi. Một người là chuyên viên tư vấn ERP & một người là chính bản thân công ty đó. Hai bên sẽ phối hợp với nhau bằng một quy trình chuẩn mực, cần được tương tác thường xuyên để kịp thời đưa ra những phản hồi, xử lý giao tiếp nội bộ và thường xuyên cập nhật những thay đổi trong quy trình quản lý.

Có rất nhiều trường hợp thất bại trong triển khai ERP, ngay cả với các chuyên gia tư vấn giỏi nhất và có kinh nghiệm nhất. Bởi vì họ không có đủ thông tin liên lạc từ phía khách hàng.

Các chuyên gia tư vấn ERP dày dặn kinh nghiệm luôn trình bày những phương pháp riêng của họ, kế hoạch giảm thiểu rủi ro trong quá trình giao tiếp và rất khuyến khích khách hàng làm theo hướng dẫn. Port Cities đã chuẩn bị một ví dụ cụ thể để cho bạn thấy, cách phân chia trách nhiệm giữa khách hàng và nhà tư vấn có thể trông như thế nào.

5. Chuyên viên tư vấn không hiểu đầy đủ về quy trình doanh nghiệp

Hiểu rõ về doanh nghiệp, các quy trình, tầm nhìn và kế hoạch trong tương lai là một khía cạnh quan trọng quyết định sự thành công của việc triển khai ERP.

Hệ thống ERP giúp hợp lý hóa quy trình kinh doanh của doanh nghiệp, đơn giản hóa chúng và chuyển đổi sang dạng kỹ thuật số.

Mỗi doanh nghiệp đều có nhu cầu và chi tiết cụ thể của riêng mình. Tất cả những điều này đều cần được xem xét một cách kỹ lưỡng và cẩn thận.

Doanh nghiệp càng lớn, càng phức tạp thì càng cần phải hiểu sâu hơn về vai trò của một ERP đối với toàn bộ hệ thống của công ty như thế nào. Một chuyên gia tư vấn giỏi sẽ hỏi những người quản lý sâu sắc điều đó. Bản thân doanh nghiệp cũng nên cung cấp một cách đầy đủ, chi tiết và sâu sát những có thể những nhu cầu thực sự của mình để giúp các chuyên gia tư vấn dễ dàng thiết kế một bộ khung đầy đủ nhất cho hệ thống của công ty.

6. Định giá sai lầm cho việc triển khai ERP

Chọn sai phương pháp định giá & điều khoản thanh toán là một trong những thất bại thường xuyên trong quá trình triển khai ERP.

Hai phương pháp định giá được sử dụng chủ yếu là NGÂN SÁCH CỐ ĐỊNH (các chuyên gia tư vấn có thể ước tính ngân sách, thêm bộ đệm và cung cấp cho bạn giải pháp) và NGÂN SÁCH LINH HOẠT (các chuyên gia tư vấn lập hóa đơn cho doang ng thời gian thực cho các nhiệm vụ).

Cả hai cách tiếp cận này đều có thể tốt cho từng trường hợp cụ thể. Những  vấn đề chỉ thường xuất hiện khi khách hàng với nhà tư vấn chọn cách tiếp cận sai cho dự án.

Nếu doanh nghiệp muốn biết cách xác định, tính toán phương án định giá nào là mô hình triển khai ERP của bạn tại Việt Nam, hãy theo dõi bài viết tiếp theo của chúng tôi về các mô hình định giá phổ biến. Port Cities sẽ chỉ cho quý công ty những thông tin cần thiết nhất để đưa ra một phương pháp định giá phù hợp với ngân sách của công ty.

7. Tùy chỉnh quá mức cho hệ thống ERP của doanh nghiệp

Hệ thống càng chỉnh sửa nhiều thì tất nhiên nó sẽ càng trở nên phức tạp hơn.

Quá nhiều tùy chỉnh có thể mang lại các vấn đề trong & sau khi triển khai Odoo. Việc tùy chỉnh ERP của doanh nghiệp quá nhiều thường là dấu hiệu của việc không muốn thay đổi và sửa đổi các quy trình kinh doanh hiện tại.

Khi các công ty phụ thuộc nhiều hơn vào thói quen làm việc của minhyf thay vì những chức năng vốn dĩ chỉ có ở phần mềm thì sẽ có xu hướng tùy chỉnh quá nhiều.

Không chỉ ngân sách sẽ cao hơn, mà công ty cũng bỏ lỡ một trong những lợi thế lớn nhất của hệ thống ERP, đó là hợp lý hóa các quy trình kinh doanh.

Điều tốt nhất mà các doanh nghiệp có thể làm đó là làm cho các quy trình trở nên đơn giản hơn, dễ dàng và nhanh chóng hơn với ERP. Nó là một công cụ có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và tài nguyên một cách thông minh nhất có thể.

ERP không chỉ là chuyển đổi từ các công việc liên quan đến giấy tờ sang PC, mà còn là hỗ trợ tối ưu hóa quy trình kinh doanh của doanh nghệp. Các tùy chỉnh thường là các giải pháp rủi ro hơn và tốn kém hơn, mặc dù đôi khi chúng là cần thiết. Đừng cố gắng quá tùy chỉnh, thay vào đó hãy thử tìm giải pháp thông minh cho doanh nghiệp của bạn để hưởng lợi từ nó.

Để đọc và hiểu về chủ đề này nhiều hơn, chúng tôi khuyên bạn nên kiểm tra bài viết Chìa khóa triển khai ERP: Quản lý kỳ vọng của khách hàng từ Fabien Pinckaers, CEO của Odoo.

8. Khả năng thay đổi & quản lý người dùng không đầy đủ

Sở hữu chiếc xe tốt nhất và nhanh nhất không giúp bạn đến những nơi du lịch trừ khi bạn có thể chiếc xe ấy.

Hệ thống ERP cũng dựa theo nguyên tắc cơ bản ấy. Doanh nghiệp sở hữu một hệ thống ERP hoàn thiện nhưng lại không thể sử dụng thì cũng không có ý nghĩa.

Thành công của việc triển khai hệ thống ERP phụ thuộc rất nhiều vào khả năng của nhân viên hoặc người dùng biết cách sử dụng hiệu quả trong từng công việc hàng ngày của họ.

Công ty càng lớn, thì càng cần phải thay đổi những chiến lược một cách chính xác hơn để đảm bảo rằng hệ thống ERP sẽ mang lại cho doanh nghiệp những lợi ích đáng mong đợi.

Chiến lược giao tiếp

Công ty cần giải thích cho nhân viên (những người dùng ERP tương lai) về vai trò ứng dụng một ERP tốt cho công việc kinh doanh của mình.

  • Hệ thống ERP sẽ cải thiện công việc của họ như thế nào?

  • Tại sao ERP lại cần thiết cho công ty?

  • Công ty sẽ được hưởng lợi khi sử dụng một hệ thống như vậy?

Hiểu được tường tận về lý do tại sao sẽ góp phần giúp nâng cao động lực cho nhân viên sử dụng thường xuyên, khoa học và đúng cách hơn.

Làm cho nhân viên trong công ty có cảm giác mình là trong những mắc xích quan trọng để triển khai ERP thành công. Hãy để họ đặt câu hỏi, thảo luận về bộ quy trình mới và cập nhật với họ.

Đội ngũ nhân viên công ty có thể cung cấp những đầu vào thú vị về các quy trình hàng ngày. Bởi vì họ sẽ là người sử dụng thường xuyên hơn bao giờ hết. Nhiều công ty không bao gồm các nhân viên (người dùng) trong quá trình thực hiện, điều này thường dẫn đến sự hiểu lầm về hệ thống và động lực thấp để sử dụng nó.

Đào tạo người dùng

Để đào tạo người dùng về cách làm việc với hệ thống hiệu quả, cần phải xác định những gì nên đào tạo, ai, ở bộ phần nào có thể sử dụng được.

Thông thường, một chuyên gia tư vấn ERP sẽ cung cấp đầy đủ các danh sách cho các phần đào tạo sử dụng Odoo cho các nhân viên công ty. Đồng thời đảm bảo mọi người đều biết cách sử dụng hệ thống để gặt hái những lợi ích của nó.

Trước khi bắt đầu triển khai ERP, hãy đảm bảo giảm thiểu rủi ro bằng cách xác định mục đích rõ ràng tại sao doanh nghiệp cần ERP. Hệ thống ERP sẽ giúp doanh nghiệp của bạn phát triển như thế nào và cần một nguồn nhân lực nội bộ để triển khai ra sao. Hãy chắc chắn để liên lạc với một nhà tư vấn ERP có kinh nghiệm, người có thể giúp bạn giảm thiểu rủi ro thất bại khi triển khai ERP.

Ivana Bartonkova
28 tháng 8, 2018
CHIA SẺ BÀI VIẾT NÀY
Đăng nhập to leave a comment
Honoring Women in IT
To celebrate International Day of the Girl (Oct 11) and amplify women's voices in technology, Port Cities is launching a series called Women in IT, where we honor our female staff.